Probabilmente apri Outlook e utilizzi quotidianamente alcune delle sue ingegnose funzionalità come contrassegni, categorizzazione e archiviazione. Sebbene queste funzionalità semplifichino già la gestione delle e-mail, sono disponibili altri strumenti di Outlook che possono portare la tua organizzazione e-mail a un livello superiore.
In questo post, ti diremo sette suggerimenti e trucchi avanzati di Outlook che potresti voler controllare la prossima volta che apri la tua casella di posta.
1. Rispondi a e-mail ripetitive con parti rapide
Ti ritrovi a digitare lo stesso contenuto di posta elettronica ancora e ancora? Probabilmente i tuoi colleghi di lavoro fanno spesso la stessa domanda, oppure fai sempre lo stesso annuncio ogni mese. In tal caso, Quick Parts sarà il tuo migliore amico.
Una raccolta di contenuti riutilizzabili, Quick Parts, è una delle migliori modi per potenziare il tuo flusso di lavoro in Outlook. È possibile accedere a questa funzione dal Inserire ogni volta che rispondi a (o crei una nuova) email.
Per aggiungere un nuovo snippet a Quick Parts, è sufficiente aprire una nuova e-mail, digitare il messaggio o la frase ed evidenziare il testo. Quindi, vai a Inserisci > Parti rapide > Salva selezione in Galleria parti rapide. Puoi iniziare a utilizzare questo frammento quando vuoi.
2. Riutilizza i messaggi frequenti con il modello di posta elettronica
Analogamente a Quick Parts, i modelli di posta elettronica in Outlook ti aiutano a risparmiare tempo riutilizzando i messaggi composti in precedenza. Non è più necessario digitare nuovamente la stessa e-mail, poiché è sufficiente richiamare il modello di e-mail predefinito. Il suo vantaggio rispetto a Quick Parts è che puoi inserire anche l'oggetto e i destinatari, non solo il corpo.
Per creare un modello di email, crea semplicemente una nuova email e digita il tuo messaggio. Puoi scegliere di lasciare vuoti i destinatari e le righe dell'oggetto. Quindi, vai a File > Salva con nome. Salva l'e-mail come file Modello di prospettiva nella cartella predefinita.
Per utilizzare il modello, fare clic su Nuovi oggetti dal tuo Casa scheda. Selezionare Altri elementi > Scegli modulo, e modificare il Guarda dentro campo a User modelli nel file system. Qui puoi scegliere un modello di email che hai creato in precedenza.
3. Semplifica le azioni frequenti con passaggi rapidi
I passaggi rapidi sono mandati dal cielo per le persone che eseguono costantemente la stessa serie di azioni alle e-mail che ricevono. Ad esempio, quando ricevi un'e-mail urgente da un collega dopo l'orario di lavoro, lo contrassegni, modifichi lo stato in alta priorità e quindi invii una risposta dicendo: "Ti ricontatterò domani".
Questo può essere troppo noioso se non ti piace passare più di 30 secondi a rispondere a e-mail come queste. Quindi, invece di eseguire manualmente i passaggi precedenti, puoi semplicemente automatizzare la tua azione con Quick Steps.
Puoi facilmente trovare questa funzione su Casa scheda dell'app Outlook. Qui sono già disponibili passaggi rapidi predefiniti, ad esempio "Fatto" che contrassegna l'e-mail come completa, la sposta in una cartella e la contrassegna come letta. "Al Direttore" che inoltra l'e-mail al tuo manager; E "Rispondi ed elimina" che invia una risposta ed elimina il messaggio originale. Tuttavia, puoi anche personalizzare la tua serie di azioni.
4. Crea regole per una migliore gestione della posta elettronica
Le regole sono in qualche modo simili a Quick Steps, in quanto ti consentono anche di gestire le email in entrata (e in uscita) in un modo specifico. Ad esempio, le regole possono spostare le e-mail da John Doe alla cartella Archivio e contrassegnarle come lette. Puoi anche usare Regole per automaticamente CC o BCC in Outlook.
Tuttavia, a differenza dei passaggi rapidi, in cui è necessario scegliere un determinato passaggio rapido prima che possa essere applicato a un messaggio, le regole sono automatiche. Non appena ricevi un'e-mail che soddisfa le condizioni impostate nella regola, le azioni che hai selezionato verranno applicate automaticamente. Questo rende l'organizzazione della tua casella di posta molto meno stressante. Puoi creare la tua regola accedendo a Home > Regola > Crea regola.
5. Invia risposte automatiche fuori sede mentre sei via
A meno che tu non sia un super maniaco del lavoro e abbia paura di perdere qualcosa, probabilmente non ti piace controllare le tue e-mail mentre sei in vacanza. Tuttavia, non ti piace nemmeno lasciare in sospeso i tuoi colleghi di lavoro e i tuoi clienti. Ecco perché è importante impostare Risposte automatiche finché non torni in modalità lavoro.
Le risposte automatiche sono esattamente ciò che suggerisce il nome. Quando è attivo per una durata specifica, le persone che ti inviano un'e-mail durante tale periodo riceveranno automaticamente una risposta con il messaggio che hai composto nell'impostazione Risposte automatiche. Per crearne uno, vai a File > Informazioni > Risposte automatiche.
6. Ordina facilmente attraverso la tua casella di posta con Clean Up
L'ultima cosa che vuoi vedere dopo essere tornato dalle vacanze è una casella di posta piena di centinaia di email ridondanti. Anche se non puoi impedire che ciò accada, c'è un modo per farlo rendere Outlook meno fonte di distrazione: la funzione Pulisci.
Ciò elimina i messaggi ridondanti dai thread di posta elettronica, quindi puoi leggere meno messaggi ma comprendere comunque l'intera conversazione. Ad esempio, tu e Claire avete ricevuto un'e-mail da Louie. Claire ha risposto e ha incluso il messaggio originale di Louie nella sua risposta. Clean Up eliminerà quindi l'e-mail di Louie perché il suo contenuto può già essere trovato nella risposta di Claire.
Se sei preoccupato che questa funzione possa eliminare email importanti, puoi sempre andare alla cartella Posta eliminata, dove vengono spostati i messaggi duplicati. Per utilizzare Clean Up, vai al Casa scheda e fare clic Ripulire nel Eliminare sezione.
7. Usa la formattazione condizionale per evidenziare i messaggi importanti
Se sei una persona che riceve centinaia di email al giorno, è facile perdere di vista quelle più importanti, come quelle del tuo capo o del tuo cliente. È qui che entra in gioco la formattazione condizionale.
Questa funzione di Outlook ti consente di personalizzare determinate e-mail per farle uscire dalla tua casella di posta. Ad esempio, puoi creare un formato condizionale per cambiare il carattere delle e-mail del tuo capo in Comic Sans. Puoi anche fare in modo che tutti i messaggi con "Riunione" nella riga dell'oggetto diventino di una vibrante sfumatura di rosa. Puoi trovare le impostazioni di formattazione condizionale in Visualizza > Visualizza impostazioni.
Diventa un professionista di Microsoft Outlook con questi suggerimenti e trucchi
Questi sette suggerimenti e trucchi avanzati scalfiscono a malapena la superficie delle funzionalità di Outlook. Più usi l'app, più scoprirai sicuramente nuove e utili funzionalità che possono aiutarti a potenziare la tua gestione della posta elettronica.