I project manager valutano i loro progetti per vedere se i progetti soddisfano gli obiettivi e gli obiettivi dell'azienda e del team. La valutazione dei progetti dopo il completamento può aiutarti a comprendere meglio l'impatto e identificare le aree che necessitano di miglioramenti.
La valutazione del progetto è fondamentale per qualsiasi progetto poiché può fornire spunti e lezioni per progetti futuri. Una volta completato il processo di valutazione del progetto, è essenziale condividere i risultati con le parti interessate e i membri del team. Sebbene ci siano molti metodi per valutare un progetto, ecco i passaggi di base che devi seguire, indipendentemente dal modo in cui scegli.
1. Sviluppare un piano di valutazione
Mentre crei il tuo progetto, dovresti considerare gli obiettivi e gli obiettivi che vuoi raggiungere e condividerli con il tuo team, fornendo loro un chiaro percorso da seguire. Gli obiettivi e gli obiettivi che determini possono aiutarti a scegliere il metodo di valutazione del progetto che desideri utilizzare.
Ad esempio, se l'obiettivo del progetto è aumentare la produttività del team, potresti voler rivedere i dati relativi al completamento delle attività come strumento per valutare i tassi di produttività. Potresti essere interessato a imparare come impostare le pietre miliari del progetto per una maggiore produttività.
2. Seleziona la fonte di valutazione e preparati per l'implementazione
Il primo passo è scegliere come si desidera raccogliere i dati per la valutazione. Puoi decidere di utilizzare interviste, focus group, sondaggi, casi di studio o osservazioni. Scegli uno strumento di valutazione adatto alle persone da cui stai cercando di ottenere informazioni, il che significa identificare le persone che desideri includere.
Sia che tu abbia intenzione di intervistare o sondare le persone, devi preparare le domande in anticipo. Se utilizzi un focus group, devi inviare inviti, selezionare una data ed elencare le domande.
Dopo aver scelto la fonte di valutazione e essere pronti per l'implementazione, dovresti condividere un programma dettagliato e delegare i compiti, in modo che il tuo team sia preparato per il passaggio successivo. Se non sei sicuro di stabilire chi fa cosa, potresti essere interessato a imparare il i migliori consigli per definire i ruoli e le responsabilità del team.
3. Implementare la valutazione del progetto
Mentre il progetto è in corso, il monitoraggio di tutti gli elementi è fondamentale per garantire che rientri nel budget e sia in esecuzione nei tempi previsti. È utile creare rapporti sullo stato da condividere con il team, in modo che tutti siano chiari sullo stato del progetto.
Il processo di implementazione differisce in base agli strumenti e ai metodi di valutazione scelti. Sarebbe utile se ti concentrassi su:
- Valutazione pre-progetto: Qui è dove sviluppi gli obiettivi del progetto e gli obiettivi che utilizzerai per determinare la fattibilità del progetto.
- Valutazione in corso: monitora dettagli come il budget, la qualità del lavoro e la pianificazione.
- Valutazione post progetto: Misurare il successo del progetto in base ai risultati e all'impatto.
4. Esamina i dati
Una volta raccolti i dati per la valutazione, è il momento di analizzarli per individuare punti deboli, punti di forza e tendenze. È anche un'occasione per verificare se il progetto è andato vicino al raggiungimento degli obiettivi e degli obiettivi fissati all'inizio. Puoi utilizzare gli obiettivi e gli obiettivi del team per tradurre i dati ricevuti per il passaggio successivo.
5. Crea un rapporto per la tua squadra
Dopo aver completato l'analisi dei dati, è necessario riassumere i risultati della valutazione. Dovresti scegliere un formato che soddisfi le esigenze del lettore, che sono le parti interessate e i membri del team.
Dopo aver completato ogni progetto, fornire un rapporto sulla valutazione del progetto è un'abitudine preziosa. Può attirare l'attenzione su aree che necessitano di miglioramenti, presentare impatti intenzionali e non intenzionali e determinare se il team ha raggiunto o meno i suoi obiettivi e obiettivi. Prima di scrivere la tua relazione, potresti essere interessato a conoscere il i migliori tipi di report sulla gestione dei progetti che dovresti conoscere.
6. Discuti i passaggi successivi
La fase finale del processo di valutazione del progetto consiste nel discutere le fasi successive sulla base dei risultati. È essenziale avviare una discussione sui risultati della valutazione.
Una discussione può ispirare idee innovative per migliorare il team, rafforzare la comunicazione e suggerire suggerimenti per migliorare i progetti futuri. Se vuoi che il tuo report si distingua dagli stakeholder e attiri l'attenzione del tuo team, potresti voler vedere come puoi incorporare il i migliori consigli per far risaltare i tuoi report di progetto.
I seguenti sono strumenti che puoi utilizzare per la valutazione del tuo progetto. Potresti scoprire che alcuni sono più adatti al tuo progetto rispetto ad altri.
1. Sondaggi
I sondaggi sono uno strumento di valutazione che ti consente di determinare come si sente un gruppo di persone prima dell'inizio di un progetto e poi esaminarlo in seguito. Questo processo di valutazione può misurare varie cose, tra cui autostima, preferenze, risultati e atteggiamenti.
Sarebbe meglio se esaminassi i membri del tuo pubblico di destinazione. Puoi vedere se i sentimenti delle persone cambiano positivamente dopo il completamento del progetto, e se quello era l'obiettivo del progetto, allora sai di averlo raggiunto. Puoi sondare in molti modi, anche per telefono, cartaceo o elettronicamente.
2. Osservazione
L'osservazione consente di valutare o monitorare una situazione o un processo mentre si documenta ciò che l'osservatore vede e sente. Vedere comportamenti e azioni in un contesto naturale può fornire informazioni e comprensione dell'oggetto che stai valutando. Quando si utilizza l'osservazione, è fondamentale utilizzare un approccio coerente e sistematico durante la raccolta dei dati.
3. Casi studio
I casi di studio possono fornire maggiore profondità rispetto ad altri strumenti di valutazione. Quando fai un caso di studio, ti concentri su un gruppo particolare all'interno di una comunità, villaggio, persona o un sottoinsieme di un gruppo più ampio. Puoi utilizzare casi di studio per illustrare le tendenze o mostrare differenze evidenti.
Un'analisi di un caso di studio richiede l'estrazione di temi e risultati critici per aiutare a prevedere le tendenze future, evidenziare problemi nascosti o fornire una comprensione di un problema essenziale con maggiore chiarezza.
4. Interviste
Le interviste possono essere uno strumento di valutazione qualitativa o quantitativa, a seconda di come vengono utilizzate. Il processo prevede una conversazione tra un intervistatore e la persona che risponde alle domande.
Puoi utilizzare le interviste per raccogliere informazioni e dati narrativi per comprendere meglio la visione del mondo, le prospettive e le opinioni uniche di un intervistato. Esistono diversi tipi di tecniche e approcci di intervista, tra cui:
- Interviste strutturate: si tratta di indagini quantitative, spesso ricerche basate su sondaggi con domande standardizzate in formato questionario. Le risposte sono generalmente nella struttura di un elenco a scelta multipla e non sono a tempo indeterminato.
- Semistrutturato: Come suggerisce il nome, questo è un quadro misto di temi generali e domande prestabilite adattabili al contesto della sessione di intervista. L'intervistatore è libero di omettere domande e giocare con l'ordine delle domande che pongono, e le domande sono una varietà di domande aperte e chiuse.
- Non strutturato: questo formato è informale o colloquiale, in cui tutte le domande sono a risposta aperta.
5. Focus Group
I focus group sono interviste di gruppo progettate per esplorare gli atteggiamenti delle persone su un argomento particolare. Sono un modo eccellente per scoprire i problemi più comuni per il gruppo o la comunità quando le informazioni sono limitate.
Per fare un focus group, devi assicurarti di avere un facilitatore capace e di averlo pianificato bene. I focus group possono fornire informazioni dettagliate su questioni che riguardano una comunità o uno specifico gruppo demografico.
Sei pronto per la valutazione del tuo prossimo progetto?
Le valutazioni sono una parte vitale di qualsiasi progetto e ti aiutano a confermare se hai raggiunto gli obiettivi e gli obiettivi del progetto e possono aiutarti a stabilire le migliori pratiche per progetti futuri. Se non rivedi cosa funziona e cosa non lo è dopo ogni progetto, ti lasci aperto a ripetere costosi errori.
Se stai cercando un modo per semplificare i tuoi progetti futuri, potresti prendere in considerazione l'utilizzo di un software di gestione dei progetti, se non lo fai già. Potresti voler leggere alcune informazioni su come iniziare se provare un nuovo software ti sembra intimidatorio.
