I 6 migliori strumenti per superare le comuni perdite di tempo sul posto di lavoro

Alcuni colpi di scena occasionali durante la tua giornata lavorativa sono inevitabili. Ma se queste distrazioni diventano abitudini coerenti, possono danneggiare la qualità del tuo lavoro e la produttività.

Mentre alcuni killer della produttività sono evidenti, altri si travestono da compiti necessari. Se non stai attento, questi perditempo possono facilmente intrufolarsi nella tua giornata e perdere ore. Riconoscere queste attività e utilizzare strumenti appropriati per contrastarle può aiutarti a riprendere il controllo del tuo tempo.

1. Arpione per ridurre il sovraccarico di posta elettronica

Leggere e rispondere alle e-mail è una di quelle attività lavorative che potrebbero sembrare innocue, ma può consumare rapidamente il tuo tempo se non gestita correttamente. Sovraccarico di posta elettronica può essere causato da diversi fattori, come una casella di posta traboccante, una mancanza di organizzazione o il mancato utilizzo di strumenti di comunicazione interna appropriati. Se lasciato deselezionato, il sovraccarico di posta elettronica può anche diventare una significativa fonte di stress e ansia.

Inserisci Spike, uno strumento di posta elettronica collaborativo intuitivo ma robusto che può aiutarti a ottenere un gestisci la tua casella di posta traboccante e aumenta la tua produttività. Per cominciare, Spike ti consente di unificare tutti i tuoi account di posta elettronica in un unico posto, così puoi gestire facilmente tutti i tuoi messaggi dalla stessa dashboard. Fornisce inoltre una serie di funzionalità per aiutarti a organizzare e dare priorità alle tue e-mail, ad esempio Posta prioritaria, che separa i messaggi importanti dalle e-mail non prioritarie, consentendoti di concentrarti sulla tua comunicazione più importante.

Inoltre, hai il controllo completo sulle notifiche e-mail. Puoi anche sfruttare le funzioni snooze e promemoria di Spike per dedicare del tempo alla lettura e alla risposta alle e-mail (raggruppa la tua attività e-mail), piuttosto che lasciarli sprecare le tue ore produttive giornata lavorativa.

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Una carrellata dei più comuni perditempo sul posto di lavoro non sarebbe completa senza menzionare i social media. È difficile resistere al fascino di controllare Facebook, Twitter o TikTok, ma queste attività possono rapidamente intaccare la tua giornata lavorativa senza che tu ti renda conto di quanto tempo hai perso.

Se stai lottando per rimanere concentrato sul lavoro, Unpluq è uno strumento che può aiutarti a superare le app che distraggono rendendo più difficile il loro utilizzo. Tutto quello che devi fare è aggiungere l'app che desideri bloccare e selezionare la tua barriera di distrazione, ad esempio scansionando un codice QR, scuotendo il telefono per 5 secondi o toccando 7 pulsanti. Puoi anche personalizzare i livelli di difficoltà di queste barriere.

Unpluq bloccherà tutte le notifiche dall'app e ti impedirà di aprirla fino allo scadere del tempo impostato o fino a quando non esegui consapevolmente la barriera di distrazione. L'obiettivo è aiutarti a rompere l'abitudine di scorrere senza pensare i feed dei social media e concentrarti invece sul tuo lavoro.

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3. IFTTT per automatizzare le attività ripetitive

Come la tua attività di posta elettronica, le attività ripetitive possono diventare i lupi travestiti da pecore della tua giornata lavorativa, intrufolandosi e divorando il tuo tempo senza che tu te ne accorga. Ripetere le stesse attività può essere una fonte significativa di spreco di tempo e noia sul posto di lavoro, soprattutto se puoi automatizzare questi processi per utilizzare il tuo tempo e le tue capacità in attività di alto valore.

IFTTT è una piattaforma che ti consente di connettere diverse app e dispositivi per creare "ricette" che automatizzano le attività. Non è necessario essere un programmatore per utilizzare IFTTT; tutto ciò di cui hai bisogno è un nozioni di base sulla creazione di una ricetta.

Ad esempio, puoi usarlo per pubblicare automaticamente promemoria giornalieri sul tuo canale Slack o aggiungi le attività Asana completate a un foglio di lavoro di Google, invece di doverlo fare manualmente. Puoi utilizzare una delle tante ricette già create o crearne una tua in base alle tue specifiche esigenze.

Questo strumento automatizza in modo efficace attività banali e ripetitive che altrimenti sottrarrebbero tempo ed energia.

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4. Yac per ridurre il tempo trascorso nelle riunioni

Le riunioni possono essere una parte essenziale del posto di lavoro, ma possono anche diventare rapidamente una perdita di tempo se non le gestisci bene. I lavoratori remoti sono particolarmente colpiti dalle riunioni non necessarie, poiché sono diventate un modo comune per i team di rimanere aggiornati.

Uno dei problemi principali delle riunioni, in particolare nei luoghi di lavoro remoti con team sparsi in tutto il mondo, è che essi richiedono che tutti i partecipanti siano online e disponibili contemporaneamente, il che può essere difficile da raggiungere a causa del fuso orario differenze. Inoltre, la comunicazione sincrona non è sempre il modo più produttivo di lavorare, poiché può portare a distrazioni e interruzioni.

Puoi usare strumenti di comunicazione asincrona come Yac per ridurre il tempo dedicato alle riunioni. Yac è un'app di chat che ti consente di registrare e condividere messaggi vocali con il tuo team.

Vuoi fornire un feedback su un progetto o spiegare un processo? Invece di avviare un'altra riunione Zoom, puoi registrare un rapido messaggio Yac e sfruttare le sue capacità di condivisione dello schermo per illustrare il tuo punto.

L'invio di un messaggio vocale è più veloce della digitazione e la sua natura asincrona significa che le persone possono ascoltarlo a loro piacimento, aiutandoti a evitare riunioni inutili e risparmiando tempo.

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5. RecueTime per evitare il multitasking e rilevare altri perditempo

Il multitasking è spesso pubblicizzato come un booster di produttività, ma il ricerca racconta una storia diversa. Il multitasking può effettivamente portare a una diminuzione della produttività per sovraccarico cognitivo. Inoltre, il multitasking può essere una significativa fonte di distrazioni, portandoti a perdere la concentrazione e a dedicare più tempo a compiti che non ti servono.

RecueTime è un'app di monitoraggio del tempo che può aiutarti a tenere traccia di come trascorri il tuo tempo e bloccare le tue più grandi distrazioni per aiutarti master single-tasking. Viene eseguito in background sui tuoi dispositivi per tenere traccia delle app e dei siti Web che utilizzi di più, nonché del tempo che trascorri su ciascuno di essi.

Queste informazioni possono aiutarti a identificare quali attività richiedono più tempo e quali attività ti stanno facendo perdere la concentrazione. È quindi possibile utilizzare queste informazioni per rilevare ed eliminare altre perdite di tempo. RescueTime ha anche un Concentrarsi sul lavoro funzione che ti consente di concentrarti sul tuo lavoro per un determinato periodo.

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6. Cuffie ANC per ridurre il rumore di fondo

Trovare uno spazio tranquillo per concentrarsi sul proprio lavoro negli uffici open space di oggi può essere difficile. I lavoratori a distanza potrebbero anche avere problemi con il rumore di animali domestici, bambini o altre persone intorno. Il rumore di fondo può essere una distrazione significativa che ti impedisce di entrare nella zona.

Le cuffie ANC (cancellazione attiva del rumore) possono essere un ottimo modo per ridurre il rumore di fondo e migliorare la concentrazione. Annullando il suono dall'ambiente circostante, le cuffie ANC creano uno spazio di lavoro privo di rumori, consentendoti di rimanere concentrato sull'attività da svolgere.

Riprendi il controllo del tuo tempo per migliorare la tua produttività

Mettersi in una posizione di forza che ti permetta di fare di più in meno tempo è la chiave del successo in qualsiasi campo. Per riprendere il controllo del tuo tempo e migliorare la tua produttività, devi essere proattivo nel riconoscere i comuni perditempo sul posto di lavoro e trovare strumenti e strategie per eliminarli. Gli strumenti che abbiamo menzionato in questo articolo possono aiutarti a fare proprio questo.

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