Come archiviare gli elementi in Notion

Potresti aver notato che Notion, a differenza di altri software di gestione dei progetti, non dispone di un'opzione di archiviazione. Tuttavia, ciò non significa che non puoi farlo.

In effetti, ci sono molti modi per archiviare attività e progetti precedenti senza dover passare a un altro software. In questo articolo, ti illustreremo tre opzioni, ma prima discuteremo del motivo per cui l'archiviazione è importante.

Perché potresti voler archiviare gli elementi in Notion

Ad alcuni piace adottare l'approccio minimalista alla gestione dei progetti e delle attività ed eliminare gli elementi man mano che li completano. Ad altri piace appendere le note per ogni progetto che hanno mai toccato.

Entrambi gli approcci vanno bene. Tuttavia, molti sarebbero probabilmente d'accordo sul fatto che è più facile lavorare all'interno di un software privo di ingombri.

D'altra parte, cercare vecchie note di progetto solo per rendersi conto di averle eliminate non è mai divertente. È qui che l'archiviazione torna utile.

Quando archivi un articolo, ti liberi di cose che non sono più attuali, ma hai comunque accesso ad esse nel caso in cui ne avessi bisogno in seguito.

Se ti stai chiedendo perché qualcuno potrebbe voler conservare le vecchie informazioni, le note e i dati del progetto precedente possono essere estremamente utili per pianificare i tuoi prossimi progetti. Puoi anche usarlo per risolvere i problemi se si verifica un problema o condividere dettagli con altri che potrebbero avere domande sul processo o sul risultato in seguito.

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Inoltre, tenere traccia del tuo lavoro può aiutarti in altre aree come la definizione degli obiettivi, la scrittura di casi di studio o la presentazione del tuo lavoro in una revisione delle prestazioni.

1. Archivia i tuoi articoli in Notion eliminando

Un modo in cui puoi archiviare i tuoi articoli Nozione è cancellarli. Anche se può sembrare permanente, tutto ciò che elimini nell'app va nel cestino prima che tu decida di sbarazzartene per sempre.

Per trovare gli elementi nel cestino, aprilo facendo clic sull'icona nell'angolo in basso a sinistra. Apparirà un pannello in cui puoi utilizzare la barra di ricerca in alto o scorrere l'elenco per trovare ciò che stai cercando.

Tieni presente che questo metodo potrebbe funzionare meglio per qualcuno che non fa molta archiviazione.

Uno dei principali svantaggi di questo metodo è che gli elementi e le pagine saranno difficili da trovare se ne hai più con lo stesso nome. È anche dove tutto va a finire, non solo le cose importanti, quindi avrai molto da vagliare se non ricordi esattamente il nome.

Inoltre, non puoi riorganizzare o organizzare il cestino a parte il passaggio da uno all'altro tutte le pagine e nella pagina corrente. Tuttavia, questo è il modo più rapido per archiviare gli elementi se stai cercando una soluzione immediata.

Se sei preoccupato di eliminare accidentalmente tutto nel cestino, Notion ti consente di eliminare solo un elemento alla volta. Inoltre, ti chiede se sei sicuro prima di completare l'azione.

2. Crea una pagina di archivio generale in Notion

Se preferisci non inviare i tuoi articoli nel cestino, puoi creare una pagina di archivio generale per fungere da catch-all. Questo conterrà tutto ciò che desideri conservare per dopo, indipendentemente dall'argomento.

Per crearne uno, fare clic Nuova pagina nell'angolo in basso a sinistra e nomina il tuo archivio di conseguenza. Quindi, trova l'elemento o la pagina che desideri inviare lì e seleziona i tre punti per visualizzare il menu delle opzioni.

Selezionare Sposta a nel menu delle opzioni e scegli la tua pagina di archivio dall'elenco. L'elemento scomparirà e ora lo troverai nel tuo archivio.

Poiché Notion non posiziona questi elementi per te, dovrai trascinarli e rilasciarli dove vuoi che vadano. Per trovare più rapidamente gli elementi archiviati, prova a posizionare alcune intestazioni all'interno della pagina e a organizzarle di conseguenza.

Se aiuta, puoi codificare a colori i tuoi titoli e le pagine elencate per trovarli ancora più velocemente. Tutto quello che devi fare è selezionarne uno o multipli tenendo premuto il tasto Maiusc, fare clic con il pulsante destro del mouse, selezionare il colore e scegliere la tonalità desiderata dall'elenco.

Le vaste opzioni di personalizzazione di Notion, tra le altre ragioni, renderlo uno dei migliori. Tieni presente che non c'è giusto o sbagliato quando si tratta di organizzare la tua pagina, purché funzioni per te.

3. Archivia all'interno di una pagina in Notion

Se c'è una pagina che utilizzi ampiamente, potresti voler creare un archivio sulla pagina che ti aiuterà a tenere traccia dei vecchi elementi. In questo modo, puoi semplicemente trascinare e rilasciare gli elementi che desideri salvare per dopo e tutti saranno correlati allo stesso argomento.

Per fare ciò, posiziona il cursore accanto al nome della pagina nella barra laterale e seleziona l'icona più per aggiungere rapidamente una nuova pagina in fondo a quella corrente.

Altrimenti, puoi premere la barra in avanti sulla tastiera per visualizzare i comandi e aggiungere una nuova pagina. L'uso dei comandi ti porterà direttamente nella nuova pagina, quindi puoi farlo aggiungi un modello o inizia a personalizzarlo.

Ora tutto ciò che devi fare è trascinare e rilasciare gli elementi nel tuo archivio facendo clic su di essi con il cursore e trascinandoli sopra la pagina dell'archivio. Saprai che entrerà in gioco quando il blocco di pagina evidenzia un colore diverso.

Simile al Sposta a opzione, le cose su cui ti sposti non saranno in ordine una volta che le avrai rilasciate. Tuttavia, è facile organizzare gli elementi sotto le intestazioni, dove puoi raggruppare progetti simili.

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Altri suggerimenti per organizzare i tuoi vecchi dati potrebbero essere in ordine alfabetico o per data. Potresti anche provare a ordinarlo in una tabella anziché in un elenco. Tutto dipende dal tipo di dati con cui stai lavorando e da ciò che funziona meglio per te.

Rimani organizzato in nozione con l'archiviazione

Ora che hai alcune opzioni per l'archiviazione in Notion, è ora di iniziare a ripulire le tue pagine o a scavare nel cestino per i dati importanti che potresti voler archiviare altrove. Nascondendo progetti e attività che al momento non sono rilevanti, sarai in grado di trovare gli elementi che stai cercando più rapidamente limitando le distrazioni.

Notion è un ottimo posto per organizzare tutte le tue attività e progetti personali e di lavoro, grazie alla sua facile personalizzazione e alle sue vaste funzionalità. Sebbene non disponga di un sistema di archiviazione integrato, la sua versatilità semplifica la creazione di una soluzione alternativa.

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