Come creare una risorsa per la condivisione delle idee al lavoro

La ricerca ha ripetutamente dimostrato che due dei motivi principali per cui i dipendenti lasciano il lavoro includono la mancanza di riconoscimento da parte del loro capo e la comunicazione insufficiente. Per risolvere questo problema, la collaborazione è fondamentale.

Avere una risorsa efficace per la condivisione delle idee sul posto di lavoro può migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e aprire la strada all'innovazione. Qui esaminiamo come è possibile creare questo tipo di risorsa e come farlo funzionare in pratica.

Perché dovresti creare una risorsa per la condivisione delle idee

Che tu sia un manager o meno, avere uno spazio centralizzato e privo di giudizi per promuovere la condivisione delle idee significa che le persone hanno maggiori probabilità di contribuire. È anche utile che il personale sappia che può dare suggerimenti ed è incoraggiato.

In molti modi, una risorsa di condivisione delle idee ben utilizzata presenta numerosi vantaggi, come ad esempio:

• È facile da usare e senza tempo.
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• Aiuta i colleghi più tranquilli a dare suggerimenti al di fuori delle riunioni del team.
• Tutti possono aggiungerci qualcosa, indipendentemente dagli orari dei turni.
• Puoi renderlo anonimo.
• Fornisce una registrazione storica delle cose che sono già state presentate.

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Tuttavia, affinché questo funzioni, la risorsa deve essere gestita bene. Ciò include affrontare le idee delle persone, raccogliere le informazioni e metterle in pratica ove appropriato. I dipendenti se ne renderanno conto rapidamente se viene trattato come un esercizio da spuntare e i contributi di tutti vengono abbattuti o ignorati.

Se fatto bene, avrai una banca interattiva di idee e feedback a cui attingere per apportare miglioramenti. Allo stesso modo, i tuoi colleghi si sentiranno ascoltati e potrebbero aumentare la fiducia del team nel loro ruolo.

App di messaggistica istantanea per facilità d'uso

Uno dei modi più semplici per creare una risorsa di condivisione delle idee è utilizzare applicazioni o servizi di messaggistica istantanea. Probabilmente tutti utilizzano già una di queste applicazioni al lavoro, quindi ha il vantaggio aggiuntivo di essere pronta per l'uso.

Alcuni buoni esempi di applicazioni che potresti usare includono allentato e Microsoft Teams. Puoi creare un canale dedicato che viene utilizzato esclusivamente per la condivisione di idee e invitare il tuo team.

Poiché entrambe queste app ti consentono di caricare e aggiungere file al canale, puoi persino aggiungere un foglio di calcolo per raccogliere le informazioni e gestirle formalmente. Inoltre, poiché la messaggistica istantanea avviene in tempo reale, puoi renderla interattiva presentando argomenti e avviando discussioni.

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L'utilizzo di questo approccio è generalmente più adatto a team più piccoli che lavorano tutti contemporaneamente, ad esempio un lavoro standard dalle nove alle cinque. Ciò è dovuto esclusivamente al funzionamento della messaggistica istantanea e può essere l'ideale in questo scenario.

Gli svantaggi dell'utilizzo di questo metodo, tuttavia, sono:

• Può diventare rapidamente ingestibile se usato frequentemente.
• Dovrai cercare idee in un sacco di testo.
• I nomi utente di tutti sono generalmente visibili, quindi non sono anonimi.
• Non puoi moderarlo facilmente.
• Il personale può sentirsi sotto pressione per contribuire e potrebbe sentirsi escluso se non partecipa.

Crea una bacheca di idee digitali

Una lavagna digitale fornisce uno spazio online per tutti i tuoi colleghi da osservare e aggiungere a loro piacimento. Pensalo come una bacheca annunci che tutti possono visualizzare ogni volta che passano.

Un'ottima applicazione per questo è padlet, poiché fornisce diversi modelli tra cui scegliere per avviare la tua bacheca di condivisione delle idee. Padlet è incredibilmente facile da usare ed è compatibile con praticamente qualsiasi tipo di file. Questo è utile se le persone vogliono fornire immagini o documenti nelle loro presentazioni o se vogliono usare note vocali.

Con un account gratuito, crea semplicemente il tuo Padlet (scheda), assegnagli un titolo e aggiungi una descrizione ed è pronto per partire. Per condividerlo, fai clic su Condividere pulsante nell'angolo in alto a destra dello schermo. Copia il link negli appunti e invialo alla tua squadra. Puoi giocare nelle impostazioni per rendere anonimi i contributi e decidere chi può modificare la bacheca.

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Quando un dipendente desidera aggiungere la propria idea, deve solo fare clic su Più segno, che creerà un nuovo pin sulla lavagna in cui possono digitare e fare clic Pubblicare. Padlet consente anche ad altri di commentare ogni pin e aggiungere ai preferiti una stella, se desideri aggiungere questa funzione. Le informazioni verranno aggiunte in tempo reale e potrai organizzarle in base alle tue preferenze.

Tuttavia, può porre alcuni problemi, come ad esempio:

• Dovrai assicurarti che le persone aggiungano il sito ai preferiti o scarichino l'app per un uso continuo.
• Usarlo con squadre più piccole potrebbe significare che sembra scarso.
• Può sembrare impersonale e privo di elementi di discussione.

Utilizza i file di Google per la condivisione organizzata delle idee

Se vuoi che il tuo team condivida idee, ma vuoi anche assicurarti che rimanga il più organizzato possibile, non cercare oltre Google Documenti e Fogli. A seconda che tu preferisca un foglio di calcolo o un documento di Word, potrebbe sembrare un po' diverso, ma puoi strutturarlo esattamente come desideri.

I file di Google offrono funzionalità di condivisione che non hanno rivali e consentono agli utenti di apportare modifiche contemporaneamente a qualcun altro. Ciò significa che il foglio o il documento Google è sempre aperto per le attività commerciali e le persone possono scegliere se rimanere anonime o includere il proprio nome.

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Il più grande vantaggio dell'utilizzo di questo mezzo è che puoi controllare quali informazioni vengono aggiunte utilizzando intestazioni ed elenchi a discesa specifici. Ad esempio, su Fogli Google, le intestazioni delle tabelle potrebbero includere:

• Nome
• Area dei suggerimenti (potrebbe avere un menu a discesa con le aree di servizio).
• Qual è la tua idea o suggerimento?
• Motivo della tua idea o suggerimento.
• Risposta della direzione.

Puoi quindi utilizzare la tua risorsa di condivisione delle idee per raccogliere dati, produrre report e tenere tutti aggiornati sui progressi della loro idea.

Gli svantaggi dell'utilizzo dei file di Google come risorsa per le idee sono:

• Fogli di calcolo e documenti possono sembrare monotoni e come "un'altra responsabilità" per il personale.
• Ha funzionalità di discussione limitate.
• Si traduce in un approccio top-down all'innovazione.
• Il personale dovrà aggiungerlo ai segnalibri e ricordarsi di usarlo.

Condivisione delle idee semplificata

Con i suggerimenti di cui sopra su come creare una risorsa per la condivisione delle idee tra i colleghi, dovrai decidere quale approccio si adatta alle esigenze del tuo team. Puoi anche scegliere di utilizzare due dei metodi menzionati. L'importante è che sembri uno sforzo utile.

Può massimizzare l'interesse del personale nello sviluppo dell'azienda e avrai una vasta gamma di informazioni su come migliorare le cose. Il tuo team è la tua più grande risorsa, quindi assicurati di utilizzare le loro conoscenze ed esperienze fornendo loro uno spazio per condividerle.

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