Produttività 101: come utilizzare il metodo Getting Things Done (GTD)

Senti che stai elaborando più attività e progetti nella tua testa ma non li stai effettivamente completando? Quando pensi molto a compiti, progetti e obiettivi, diventa difficile per la tua mente concentrarsi sulla produttività.

Attraverso la gestione sistematica delle attività, Getting Things Done (GTD) aiuta a ridurre lo stress mentale. Scopri di più sul metodo GTD, sui processi e su come organizzarsi per svolgere le attività in modo efficiente.

Che cos'è il metodo Getting Things Done (GTD)?

I cinque passaggi, ovvero Acquisisci, Chiarisci, Organizza, Rivedi e Coinvolgi, costruiscono il sistema GTD che rende i professionisti oi liberi professionisti più produttivi al lavoro oa casa.

Dovrai investire alcune ore produttive nell'impostazione del metodo GTD e dei suoi strumenti. Tuttavia, un così piccolo investimento di energia e tempo ripagherà per il resto della tua vita se lo pratichi continuamente.

Man mano che implementi il ​​sistema GTD per ogni attività professionale o personale, inizierai a vedere i seguenti vantaggi:

1. Risparmierai più tempo e sarai in grado di raggiungere il giusto equilibrio tra vita personale e professionale.
2. Diventerai più efficiente e produttivo attraverso la gestione delle attività. In tal modo, sarai finalmente libero dallo stress mentale.
3. Puoi evitare di danneggiare il progetto concentrandoti su attività più significative.
4. Diventi più creativo poiché la tua mente non deve elaborare dati non necessari.

Quando dovresti adottare il metodo GTD?

Puoi praticamente applicare il sistema GTD per completare qualsiasi compito professionale o personale. I liberi professionisti e i professionisti che si occupano di molte attività dovrebbero praticare la GTD per rimanere produttivi. Gli scenari reali che meglio si adattano al sistema GTD sono:

1. Hai paura di dimenticare i compiti piccoli ma cruciali di qualsiasi progetto.
2. Non sei sicuro di tenere traccia di tutte le cose.
3. Svolgi più ruoli nella tua vita professionale e personale.
4. Ti ritrovi spesso ad avviare vari progetti ma non riesci a completarli in tempo.
5. Non hai mai provato l'approccio Getting Things Done per la gestione delle attività.

Come funziona il metodo GTD

Fase uno: cattura

David Allen, lo sviluppatore del metodo GTD, enfatizza l'acquisizione di attività e idee per iscritto o la memorizzazione digitale per mantenere la mente libera dallo stress.

Quindi, è necessario memorizzare immediatamente eventi, idee, appuntamenti, cose da fare, attività, sottoattività, riferimenti a progetti, ecc., nella tua casella di posta. Questa casella di posta potrebbe essere un sistema di archiviazione cartaceo o app come Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote, ecc.

Una Posta in arrivo è una rappresentazione visiva degli elementi di cui devi occuparti regolarmente al lavoro o a casa. È il primo passo verso il flusso di lavoro di gestione del tempo personale basato su GTD. Questo passaggio richiede molta energia e tempo poiché è necessario passare attraverso ampi processi di pensiero per catturare tutte le cose da fare e le idee in un unico posto.

Puoi acquisire in modo efficiente tutte le attività nella tua casella di posta GTD utilizzando App di gestione del tempo basate su GTD come Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp, ecc.

Fase due: chiarire

Dopo aver popolato idee e attività nella posta in arrivo di GTD, è necessario convertire questi elementi disordinati in passaggi attuabili. Segui la lista di controllo qui sotto per tutti gli elementi della tua casella di posta:

1. Completa subito l'attività se impiega meno di due minuti.
2. Se il progetto lo consente, cerca opportunità di delega delle attività.
3. Inserisci elementi di riferimento come documenti, file, informazioni di contatto e così via nella sezione dei commenti di un'attività specifica.
4. Se devi completare un'attività in futuro, assegna una data di scadenza.
5. Elimina tutti gli elementi irrilevanti in un contesto personale o professionale.

Relazionato: Una guida per principianti all'utilizzo di Asana per il monitoraggio di qualsiasi progetto

Terzo passo: organizzare

Per organizzare le tue attività, devi elencarle nell'elenco temporaneo delle cose da fare per un'ulteriore elaborazione in base ai seguenti elementi:

1. Calendario: Devi inserire gli appuntamenti nel tuo calendario. Puoi iniziare a utilizzare le app di calendario, poiché sono più efficienti dei calendari cartacei.
2. Azioni successive: Le attività che non sono adatte ad alcun progetto dovrebbero essere nell'elenco Azioni successive. Puoi avere diversi elenchi specifici del contesto come faccende, personale, lavoro, telefonate, ecc.
3. Progetti: È necessario organizzare i progetti in un elenco separato in base ai contesti. Assegna scadenze specifiche per ogni attività di un progetto e rivedi l'elenco dei progetti ogni giorno.
4. Aspettando: Se deleghi alcune attività del progetto ad altri, dovresti mantenere un elenco di promemoria per tali attività.

Elenchi di cose da fare e app per prendere appunti come TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote, ecc., ti aiutano a organizzare e visualizzare le tue liste di cose da fare.

Fase quattro: coinvolgimento

Ricavi sistematicamente cosa fare dopo nella fase Coinvolgimento utilizzando i seguenti quattro criteri:

1. Contesto: Avrai diversi compiti legati al lavoro, alla vita e agli hobby. Questi sono noti come contesti. È necessario creare elenchi di attività separati per ciascuno di questi contesti.
2. Tempo disponibile: Se hai circa 15 minuti mentre guidi verso la tua destinazione, probabilmente puoi fermarti in un negozio di alimentari per acquistare gli articoli che hai elencato nella lista della spesa.
3. Energia disponibile: Pianifica attività complesse per il momento in cui sei più energico. Lascia i compiti semplici per ore a basso livello di energia.
4. Priorità: Puoi anche identificare cosa fare dopo in base alla priorità delle attività in un elenco di cose da fare.

Gli strumenti di gestione delle attività che seguono il metodo GTD ti permetteranno di aggiungere visualizzazioni di attività personalizzate con filtri. Questi filtri potrebbero essere una priorità, data di scadenza, assegnatario, parole chiave, data di creazione, ecc. Tali app automatizzano anche il metodo GTD attraverso visualizzazioni come oggi, imminente, visualizzazione successiva, contesti tramite un'etichetta, ecc.

Relazionato: Le migliori caratteristiche di nTask per una gestione dei progetti senza soluzione di continuità

Passaggio cinque: revisione

La revisione di elementi GTD come le voci del calendario e gli elenchi di cose da fare mantiene aggiornato il tuo sistema GTD. Nel metodo GTD, puoi esercitarti con le revisioni settimanali per ottenere il miglior risultato. La fase di revisione consente di perfezionare i flussi di lavoro di gestione del tempo e identificare i passaggi successivi.

Strumenti di gestione delle attività che potresti utilizzare per Fare le cose automatizza la fase di revisione. App come Infinity, Trello, Asana, Todoist, ecc., sono dotate di modelli di recensione GTD incorporati. Questi modelli forniscono tutti i punti di controllo necessari per una corretta revisione settimanale del flusso di lavoro GTD per qualsiasi progetto o attività.

Le app ti consentono anche di personalizzare questi modelli di recensioni in base alle esigenze del tuo progetto. Ad esempio, puoi creare una revisione bimestrale anziché una revisione settimanale. Puoi creare commenti sulle attività o attività secondarie per determinare le tue riflessioni settimanali e concentrarti per la settimana successiva.

Diventa più produttivo con il sistema Getting Things Done

Il metodo GTD suddivide l'intero processo di gestione delle attività in cinque semplici passaggi: Cattura, Chiarisci, Organizza, Rivedi e Coinvolgi. Il sistema GTD e gli strumenti per fare le cose ti aiutano a utilizzare la capacità del cervello più nel completamento delle attività che nei pensieri improduttivi.

Per una produttività ottimale, sappi come scegliere la migliore app per la gestione delle attività adottando regolarmente il metodo GTD.

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