Una videoconferenza online sembra facile. Accendi il laptop e fai clic sull'app per riunioni virtuali per avviare la webcam. Ma questa lontananza e la facilità della tecnologia per connettere tutti noi possono renderti ignaro delle piccole cose da fare e non ti ritrovi a incontrare i tuoi colleghi sullo schermo.
Potresti avere difficoltà con la tecnologia o l'atmosfera della tua casa. Quindi, la preparazione per l'incontro è altrettanto importante. Quindi, una volta che sei nella riunione, i tuoi modi saranno la chiave per elevare la tua presenza.
In sostanza, le videoconferenze online fanno ora parte della nostra vita. Odiarli o come loro, devi affrontarli. Perché non utilizzare il seguente cheat sheet per sfruttare al meglio queste riunioni video?
DOWNLOAD GRATUITO: Questo cheat sheet è disponibile come PDF scaricabile dal nostro partner di distribuzione, TradePub. Dovrai compilare un breve modulo per accedervi solo per la prima volta. Scarica Elementi essenziali per le videoconferenze online.
Elementi essenziali per le videoconferenze online
| Preparazione | |
|---|---|
| Rispetta il codice di abbigliamento | Tratta una riunione online come una riunione di persona e segui gli standard sul posto di lavoro. |
| Prenditi cura del tuo grooming prima di sederti per la riunione. | |
| Proietta un volto professionale in quanto aggiunge un senso di normalità a una conversazione remota. | |
| Evita di distrarre i colori che sono troppo chiari o troppo scuri. Può eliminare alcune webcam che regolano automaticamente l'esposizione e la luminosità. | |
| Affronta la fotocamera con una buona postura. | |
| Installa la tua attrezzatura | Scegli una sedia comoda su cui sederti. |
| Utilizza un monitor che ti consente di visualizzare facilmente diapositive e fogli di calcolo. (Lo schermo di uno smartphone è utile per una riunione informale ma non per la visualizzazione dei dati.) | |
| Investi in un buon auricolare a cancellazione di rumore. | |
| Acquisisci familiarità con il software di chat che devi utilizzare. Prestare particolare attenzione alle impostazioni che potrebbero essere necessarie durante la riunione. | |
| Evita la retroilluminazione in quanto può oscurare il tuo viso. La luce naturale o le luci ambientali sono ideali. | |
| Niente è importante quanto una buona larghezza di banda. Qualsiasi cosa inferiore a 20 MBPS può pixelare il tuo video. | |
| Se la riunione è critica, tenere pronta una connessione alternativa. Ad esempio, puoi configurare un hotspot WiFi indipendente. | |
| Chiudi le applicazioni in background non necessarie e interrompi i programmi di streaming simultaneo nel tuo browser. | |
| Posiziona la tua webcam a livello degli occhi in modo da poter stabilire un contatto visivo con gli altri nella tua squadra. | |
| Sii il tuo supporto tecnico o testa le tue apparecchiature con un collega pochi minuti prima del vero incontro. | |
| Accendi la tua webcam e visualizza l'anteprima della cornice e l'effetto della luce all'interno. Più luce è meglio. | |
| Disabilita le notifiche per il corso della riunione. | |
| Se prevedi di condividere lo schermo, assicurati di tenere lontano i dati personali. | |
| Abbellisci il tuo ambiente | Disattiva l'audio del cellulare per evitare interruzioni. |
| Pulisci la tua stanza e la scrivania. | |
| Scansiona il tuo background e assicurati che non ci sia nulla di inappropriato. | |
| Scegli uno sfondo virtuale in app come Microsoft Teams e Zoom per nascondere gli sfondi disordinati. | |
| Tieni a portata di mano acqua e tè / caffè. | |
| Scegli uno spazio isolato, preferibilmente con una porta, in modo da poter tenere una riunione senza distrazioni. | |
| Informare preventivamente la famiglia sul programma della riunione. | |
| Assicurati che i tuoi figli rimangano occupati per tutta la durata della riunione. | |
| Tieni i tuoi animali domestici lontano dall'area della riunione. | |
| Gestisci il tuo tempo | Pianifica le riunioni online con largo anticipo. |
| Siate sempre puntuali. Aiuta ad essere online pochi minuti prima dell'inizio della riunione. | |
| Se non è possibile partecipare alla riunione o si è in ritardo, informare anticipatamente la persona che conduce la riunione. | |
| Accendere o attivare preventivamente le apparecchiature per conferenze per evitare problemi dell'ultimo minuto. | |
| Evitare di partecipare a una riunione online durante la guida. Non è né sicuro né un uso efficiente dell'orario della riunione. | |
| Considera una riunione audio come ultima risorsa. | |
| Organizza i tuoi pensieri | Se guiderai la riunione, imposta un ordine del giorno con gli orari di inizio e fine. |
| Tieni tutti i tuoi dati accanto a te o in una cartella accessibile sul tuo computer. | |
| Aggiungi ai segnalibri qualsiasi elemento rilevante per la riunione. | |
| Declutter il desktop per mantenere accessibili le informazioni giuste a colpo d'occhio. | |
| Annota le tue domande in modo da poterle presentare al momento giusto. | |
| Condividi contenuti e file prima della riunione per assicurarti che tutti i partecipanti siano pronti per la discussione. | |
| Partecipazione | |
| Bada a come ti comporti | Presentati quando tutti i membri del team non hanno familiarità tra loro. |
| Usa sempre il video perché le espressioni facciali trasmettono i tuoi pensieri in assenza di altri gesti. | |
| Usa segnali visivi (come una palma sollevata) per segnalare che vuoi parlare. | |
| Partecipa parlando chiaramente nel microfono. Stare in silenzio o disabilitare la tua webcam è come essere un riempitore di sedie in una vera riunione. | |
| Disattiva l'audio del microfono quando non parli in quanto può captare molto rumore di fondo. | |
| Se devi spostarti nel mezzo di una riunione per attività personali, disattiva il video per evitare distrazioni. | |
| Attendere che l'interlocutore finisca di parlare poiché i ritardi sul web spesso possono indurre i membri del team a parlare l'uno sull'altro. | |
| Resta presente | Evita il multitasking o vai alla deriva su Facebook o Twitter durante una riunione. |
| Non mangiare durante una riunione. Sorseggiare acqua o una bevanda come tè o caffè va bene. | |
| Per entrare in contatto visivo con un partecipante alla riunione, guarda nella telecamera e non sul viso della persona o sul suo background. | |
| Utilizzare la funzione di chat di testo, se disponibile come supporto per le query e per il collegamento a documenti pertinenti. | |
| Dì addio con un sorriso alla fine della riunione. Una chat informale su argomenti non lavorativi aiuta anche a concludere le riunioni con una nota allegra. | |
| Se hai guidato la riunione, assicurati di disconnetterti per ultimo. |
Le riunioni di video online sono qui per restare
Certo, non si tratta solo di tecnologia. Alcune semplici grazie sociali possono aumentare la tua presenza in qualsiasi riunione online. Dopotutto, le videoconferenze sono più "in faccia" poiché tutti sono visibili sullo schermo. Il video aiuta, ma la cornice piccola non è sufficiente per mostrare il linguaggio del corpo o le emozioni mentre ti confondi con la tua squadra.
Ecco perché tutte le sfumature di cui sopra sono fondamentali, indipendentemente da strumento per riunioni online che scegli di collaborare con il tuo team I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo teamEcco alcuni fantastici strumenti gratuiti per riunioni online che ti consentono di collaborare e chattare con i tuoi colleghi, indipendentemente da dove si trovino. Leggi di più . In breve, per ottenere l'etichetta della riunione di un video online nel modo giusto, non fare nulla che non faresti in una riunione vera e propria.
Credito immagine:Visuals sopra Unsplash
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Saikat Basu è il vicedirettore per Internet, Windows e produttività. Dopo aver rimosso la sporcizia di un MBA e una carriera di marketing lunga dieci anni, ora è appassionato di aiutare gli altri a migliorare le loro capacità di narrazione. Cerca la virgola di Oxford mancante e odia i cattivi screenshot. Ma le idee di fotografia, Photoshop e produttività leniscono la sua anima.
