Suggerimenti e modelli per la creazione di un programma di lavoro in Excel

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La creazione di un programma di lavoro è non facile. Indipendentemente dal fatto che il tuo team di dipendenti sia grande come poche decine o piccolo come una manciata, trovare un modo per adattarsi alle ore di tutti, raggiungere i minimi e mantenere felice il team è difficile. Fortunatamente, Excel può aiutare a renderlo un lotto Più facile.

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5 Suggerimenti importanti quando si effettua un programma

Prima di immergerti nell'effettivo processo di programmazione, tieni a mente le seguenti considerazioni. Semplificheranno l'intero processo e ridurranno la quantità di stress che si accumula su di te. La pianificazione non sarà mai facile, ma non deve essere un incubo.

Conosci le preferenze del tuo dipendente. Il tipo di preferenze che puoi prendere in considerazione durante la pianificazione differirà da un campo all'altro (ad es. Vendita al dettaglio vs. magazzino), ma è importante provare almeno ad accogliere i tuoi lavoratori.

Alcuni dipendenti hanno un'inclinazione verso le mattine? O forse la sera? Quante ore desidera ogni dipendente alla settimana? Ci sono restrizioni temporali, come la riluttanza a lavorare la domenica? Alcuni dipendenti hanno sinergia e compatibilità?

Non puoi accomodare tutti, ma è un buon obiettivo da perseguire perché può migliorare la produttività e l'atmosfera, ma soprattutto crea fiducia e la fiducia va di pari passo con il rispetto.

Traccia le richieste di assenza dei dipendenti. Come se non fosse abbastanza difficile destreggiarsi tra tutte le preferenze del tuo dipendente, ci sono problemi sensibili al tempo che appariranno di tanto in tanto. Ad esempio, qualcuno ha bisogno di qualche giorno per andare in vacanza o piangere un membro della famiglia perduto.

Fortunatamente, questo può essere semplice usando a strumento versatile come Google Calendar 10 fantastiche funzionalità di Google Calendar che dovresti provare Leggi di più o a plugin del calendario per Thunderbird 5 estensioni per aggiungere calendari e Task Manager a Thunderbird 3 Leggi di più . Un'app lista di cose da fare di qualità come Todoist (motivi per passare a Todoist Pro Quanto più produttivo è ToDoist Premium? Ecco 6 buoni motivi per eseguire l'aggiornamentoHo continuato a usare ToDoist gratuitamente per un po '. Ma continuavo a imbattermi in cose che volevo fare e non potevo. Promemoria via email. Aggiunta di note all'attività. Cose che aggiungerebbero davvero molto ... Leggi di più ), WorkFlowy (nostro Recensione di WorkFlowy Elenco in stile Zen e gestione dei progetti con WorkFlowy Leggi di più ), o Wunderlist (nostro Recensione di Wunderlist Wunderlist: gestore elenchi di cose da fare facile da usare, versatile e multipiattaforma Leggi di più ) può anche funzionare bene.

Fai il programma in anticipo. Ovviamente non puoi farcela pure molto in anticipo nel caso in cui le situazioni cambino, ma evita decisamente di aspettare fino al giorno prima. Una buona regola empirica è di circa una settimana di anticipo.

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Effettuando i tuoi programmi in anticipo, ti dai un po 'di respiro nel caso in cui debbano essere apportati cambiamenti improvvisi.

Assegna prima i turni più importanti. Per "più importante", intendiamo "non negoziabile". Se qualcuno ha assolutamente bisogno di lavorare un turno particolare, riempilo prima e mettilo nella pietra. Una volta riempiti tutti i turni necessari, è più facile combinare i turni rimanenti con i dipendenti disponibili.

E tieni sempre a mente almeno un'eventualità. Idealmente, creeresti più pianificazioni (ad es. Piano A, piano B, ecc.) Ma ciò potrebbe richiedere molto tempo, quindi al per lo meno dovresti identificare i dipendenti che hanno maggiori probabilità di cadere e avere un piano di backup nel caso in cui lo facciano fare.

Rendi il programma facilmente accessibile. Consentire ai tuoi lavoratori di vedere in anticipo il programma è utile per due motivi: possono segnalare eventuali errori e apprezzeranno il vantaggio in modo da poter pianificare le proprie settimane in base al programma.

Poiché utilizzeremo i modelli di Excel per creare i nostri programmi di lavoro, l'opzione preferita è caricali direttamente su Google Drive Accesso a Google Drive e condivisione dei file semplificatiGoogle Drive è un servizio di archiviazione cloud e ufficio online che offre 15 GB di spazio di archiviazione gratuito e opzioni di collaborazione ingegnose. Ti mostriamo come accedervi e condividere documenti con altri. Leggi di più . Si convertirà in Alternativa al foglio di calcolo di Google Excel vs. Fogli Google: quale è meglio per te?Hai davvero bisogno di Excel? Entrambe le soluzioni desktop e online hanno i loro vantaggi. Se hai difficoltà a scegliere tra Excel e Fogli Google per la gestione dei fogli di calcolo, lascia che ti aiutiamo a decidere. Leggi di più e ti permettono di condividerlo in modo che altri possano vederlo. Ascolta questi suggerimenti per Fogli Google collaborativi 5 Impostazioni di Fogli Google Essenziali per il lavoro di squadraFogli Google ha più funzioni per supportare l'immissione e l'elaborazione di dati collettivi di quanto si pensi. Ti presenteremo le funzioni e le funzionalità di Fogli Google essenziali per i progetti di gruppo. Leggi di più se ne sei nuovo.

E non preoccuparti della sicurezza. A meno che tu non stia gestendo segreti governativi, Fogli Google è abbastanza sicuro Quanto sono sicuri i tuoi documenti in Google Drive? Leggi di più per gli utenti di tutti i giorni come te e me.

Download gratuiti di modelli Excel

Con questi suggerimenti fuori mano, ecco una manciata di fantastici modelli di Excel progettati appositamente per aiutare i datori di lavoro a pianificare i programmi dei lavoratori per la settimana. Sarà ancora un duro lavoro, ma molto più facile se usi uno di questi modelli.

I modelli sono disponibili come file XLSX per Excel 2007 e versioni successive.

Programma completo di turni di lavoro

Questo programma di turni di lavoro di Spreadsheet123 è uno dei modelli più completi là fuori. È abbastanza buono per competere con alcuni dei software di pianificazione disponibili per il download sul Web, ma in qualche modo questo modello è disponibile completamente gratuito.

Quando lo apri, troverai diversi fogli per: Registro dei dipendenti, Orario dei turni di lavoro, Time Card, Budget salariale, Presenze, Occupazione, Impostazioni e Guida. Il foglio di aiuto è un mini tutorial che ti mostrerà come iniziare con il programma.

Onestamente, consigliamo vivamente questo. Abbiamo un paio di altri suggerimenti sotto questo, ma nessuno è buono e dovresti solo controllare li fuori se questo è eccessivamente complicato per quello che vuoi fare (che è sicuramente valido denuncia).

Scarica:Programma turni di lavoro

Programma settimanale dei turni

Questo programma settimanale di turni di Sistemi di gestione aziendale potrebbe non essere completo come quello sopra, ma è ottimo per i team più piccoli. È più semplice, il che significa che è più facile da imparare e più facile da usare. Altamente raccomandato per coloro che desiderano un programmatore a metà strada.

Viene fornito con tre fogli: Pianificazione, Turni e Dipendenti. Tutto quello che devi fare è elencare i tuoi dipendenti e le loro tariffe orarie nel foglio Dipendenti. Quindi definire l'ora di inizio e l'ora di fine per ogni turno disponibile nel foglio Turni. Successivamente, il foglio Schedule automatizzato diventa autoesplicativo.

L'unico aspetto negativo è che può arrivare fino a 20 dipendenti e 9 turni definiti, rendendolo perfetto per le piccole e medie operazioni, ma non plausibile per le grandi aziende.

Scarica:Programma di lavoro dei dipendenti

Programma di turni giornaliero

Forse non hai bisogno di tutte le campane automatiche e i fischietti forniti con i due modelli sopra menzionati. Forse preferisci fare le cose il più manualmente possibile e tutto ciò di cui hai bisogno è un programma veramente basilare con cui armeggiare. In tal caso, utilizzare quello fornito da Vertex42.

Questo modello non funziona qualunque lavorare a tutti. Il suo unico scopo è darti un programma prestabilito che puoi compilare a mano. Al termine, puoi stamparlo (o caricarlo online) affinché tutti possano vederlo ed è abbastanza facile ricominciare da capo ogni settimana.

Scarica:Shift Schedule Template

Excel ti semplifica la vita ancora una volta

Sentiti libero di modificare questi modelli in base alle tue esigenze, se non sono assolutamente perfetti per te (purché non li ridistribuisca). Se desideri personalizzare, ma non sai da dove cominciare, ti consigliamo apprendimento delle formule di Excel Hai bisogno di aiuto con le formule di Excel? 7 risorse da consultareExcel è il gold standard del foglio di calcolo. Se ti viene richiesto di utilizzare Excel e devi comunque familiarizzare con esso, queste risorse ti introdurranno rapidamente alle basi e altro ancora. Leggi di più primo.

E prima di andare a stampare i tuoi programmi completati, dai un'occhiata a questi suggerimenti per la stampa di fogli Excel 7 Suggerimenti per la stampa di Excel: come stampare passo-passo il foglio di calcoloHai problemi con la stampa da Microsoft Excel? Questa guida ti mostrerà come stampare perfettamente un foglio di calcolo Excel. Leggi di più per assicurarsi che tutto esca correttamente.

Quale modello è il tuo preferito? Ci siamo persi quelli buoni? Hai suggerimenti o trucchi per programmare i tuoi dipendenti? Condividi con noi nei commenti qui sotto!

Crediti immagine: Foglio settimanale di Andrey_Popov via Shutterstock, Attività di pianificazione di faithie via Shutterstock, Illustrazione della workstation di faithie via Shutterstock, Programma vuoto di xtock tramite Shutterstock