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Quando viaggi per viaggi di lavoro, probabilmente sai quanto può essere noioso tenere traccia delle spese di viaggio, cibo, hotel e intrattenimento. Richiede spesso di ricordare di ottenere le ricevute, conteggiarle e fornire alla propria azienda o organizzazione una nota spese. Bene, ExpenseCloud, un nuovo servizio online e un'app mobile, potrebbe farti risparmiare un sacco di tempo.
ExpenseCloud funziona in modo molto simile al popolare servizio finanziario personale, Mint.com. È possibile utilizzare ExpenseCloud per importare transazioni dai conti delle carte di credito e debito online o aggiungere manualmente le spese e, alla fine, creare una nota spese per l'approvazione.
Sebbene le opzioni di pagamento premium per ExpenseCloud siano molto utili per le aziende con diversi account, l'account gratuito per gli individui può essere utile anche per gli insegnanti, liberi professionisti, impiegati statali e simili che potrebbero non avere un account aziendale ma devono tenere traccia delle spese e fornire una nota spese, anche per quanto riguarda le imposte scopi.
Come funziona
ExpenseCloud è un'app mobile multipiattaforma per iPhone, Blackberry e Android. Dopo aver registrato il tuo account, puoi iniziare a utilizzare direttamente ExpenseCloud. L'interfaccia utente della schermata principale è costituita da una semplice raccolta di pulsanti di immissione dati per la registrazione di parcheggi, spese alberghiere, chilometraggio, intrattenimento, viaggi aerei, pasti e altre spese.
Quando si tocca una categoria, è possibile aggiungere manualmente una spesa che include campi di dati per l'importo, la data e il commerciante e se una spesa è fatturabile o prepagata. Se viaggi all'estero, puoi anche indicare la valuta che hai utilizzato.
Poiché ExpenseCloud è sul tuo iPhone, scatta foto di ricevute utilizzando la fotocamera integrata. La fotocamera dell'iPhone cattura i documenti anche meglio di alcuni scanner e, con un po 'di pratica, ci vogliono meno di 30 secondi per catturare un colpo di ricevuta e salvarlo sul tuo iPhone. Puoi usare il pulsante verde Aggiungi da ExpenseCloud per attivare la fotocamera o aggiungere una foto esistente di una ricevuta nella tua libreria.
Con ExpenseCloud, puoi ovviamente inserire manualmente i dati come potresti fare quando salvi le ricevute e registri gli elementi usando carta e penna. ExpenseCloud funziona come un foglio di calcolo, quindi quando si inseriscono manualmente i dati, fornisce un rapporto dettagliato, calcolando tutti i dati per te, il che lo rende più preciso. Tutti gli input che inserisci nella versione mobile di ExpenseCloud sono sincronizzati con il tuo account online e viceversa.
Spese di importazione automatica
ExpenseCloud funziona in modo simile a Mint.com in quanto può collegarsi ai conti personali della tua carta di credito e debito e scaricarli le transazioni sul tuo account ExpenseCloud, che a sua volta allevia la necessità di inserire manualmente i dati, tranne ovviamente quando si paga usando contanti.
L'importazione automatica consente di risparmiare tempo utile soprattutto se si effettuano molti viaggi di lavoro in cui è necessario gestire e segnalare le proprie spese. Come Mint, l'accesso di ExpenseCloud ai tuoi account di credito non consente a te e a chiunque altro di apportare modifiche utilizzando ExpenseCloud. Scarica solo le tue transazioni a scopo di reporting.
Rapporti di spesa
L'enorme risparmio di tempo è quando è necessario raccogliere e ordinare le entrate, calcolare le spese e creare una nota spese. ExpenseCloud svolge queste attività per te. Dopo essere tornato dal tuo viaggio, puoi anche aggiungere le spese non ancora registrate e quindi semplicemente creare il tuo rapporto, che può essere esportato in PDF o inviato direttamente tramite e-mail alla contabilità.
Se effettui copie fotografiche delle tue ricevute, queste verranno ovviamente aggiunte al tuo rapporto.
Prezzi
Le aziende più grandi probabilmente configureranno account ExpenseCloud per i loro dipendenti, ma ci sono anche opzioni individuali gratuite ea basso costo. Il piano gratuito include l'importazione automatica delle spese, le funzionalità di reporting, l'utilizzo dell'app mobile gratuita si sincronizza con il tuo account ExpenseCloud online e si integra con altri software per account come Quickbooks.
Con la tecnologia mobile come ExpenseCloud, ci sono pochi motivi per aggrapparsi alle ricevute di carta obsolete e al metodo del foglio di registro per tenere traccia delle spese. Fateci sapere cosa ne pensate di ExpenseCloud. È un servizio che pensi di provare a utilizzare?
Bakari è uno scrittore e fotografo freelance. È un utente Mac di vecchia data, un fan della musica jazz e un uomo di famiglia.
