Come rimettere rapidamente in carreggiata un progetto ritardato

Ogni progetto inizia con buone intenzioni e i migliori sforzi, ma molti di loro vanno fuori strada con un basso coinvolgimento e mancano traguardi. Ma non c'è bisogno di rimanere delusi, poiché alcune azioni correttive possono riportare il tuo progetto in ritardo sulla buona strada in pochissimo tempo.

Ecco alcune tecniche efficaci di recupero del progetto che dovresti provare a far muovere le cose nella giusta direzione.

1. Chiama per una riunione di squadra

La tua squadra potrebbe essersi incontrata in numerosi riunioni di team virtuali per questo progetto. Tuttavia, una volta che sai che stai per perdere una scadenza, è obbligatorio che tutti si siedano insieme per un'altra volta. Questa riunione del team dovrebbe sviluppare una nuova strategia su cosa fare dopo.

Considera i risultati del progetto, il budget e il tempo (rimanente o aggiuntivo) necessario per completare il progetto. Controlla l'impatto del tuo ritardo su ciascuno di questi aspetti. Scopri cosa può offrire il team mantenendo il budget e la scadenza originali invariati.

Oltre a questi, guarda quanto tempo ci vorrà per completare il progetto. Quindi, parla con il tuo cliente della scelta di una delle opzioni di cui sopra.

2. Scopri il motivo del ritardo

Oltre a scegliere opzioni praticabili per i tuoi clienti, usa l'incontro per determinare il problema del progetto. Solo conoscendo il motivo del ritardo del progetto, puoi prendere provvedimenti per risolvere il problema.

Ci possono essere vari motivi per un ritardo del progetto, tra cui carenza di budget, mancanza di risorse, cambiamento delle priorità organizzative, spostamento dell'ambito, inefficienza del team, ecc. Scopri chi è responsabile del ritardo e come ha influito sul progetto. Inoltre, deduci come risolvere il problema nel più breve tempo possibile.

3. Imposta una scadenza nuova ma realistica

Se hai mancato la scadenza originale, è ora di andare avanti e impostarne una nuova. Esamina la pianificazione originale per identificare quante attività del progetto sono ancora in sospeso. Stabilisci traguardi impegnativi ma fattibili per ciascuna delle attività rimanenti e trova una nuova data di scadenza per il progetto.

Il tuo obiettivo è consegnare il progetto entro la nuova scadenza. Quindi, considera la capacità, le risorse e la disponibilità del tuo team prima di impostare la nuova data di scadenza.

4. Riconsiderare l'ambito del progetto

Se l'ambito di un progetto irrealistico ha causato il ritardo del tuo progetto, valuta la possibilità di rivedere lo schema in modo che sia realizzabile in un breve lasso di tempo. Discutere l'ambito con il cliente o le parti interessate e verificare quali aree dei progetti è possibile rimuovere.

Non lasciare mai che l'ambito di applicazione si verifichi quando in realtà stai chiedendo una riduzione dell'ambito. Un cambiamento nell'ambito renderà il progetto difficile da completare. Potrebbe anche essere necessario spostare del tutto l'attenzione della tua squadra in una nuova direzione.

5. Dividi in piccoli compiti e dai priorità

Una volta ricevuto un cenno dal cliente sull'ambito del progetto rivisto, inizia a lavorarci. Prima di tutto, dividi il lavoro rimanente in piccoli blocchi di compiti. Quindi, individuare se sono presenti dipendenze tra le attività. Se sì, considerali prima di dare la priorità alle attività.

Chiedi al team di lavorare prima sulle attività prioritarie. A volte, un cliente potrebbe chiederti di consegnare prima una sezione o parte di un progetto durante un ritardo del progetto. In questi casi, metti quel segmento in priorità.

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6. Riaffermare o riassegnare le responsabilità

Devi lavorare con l'intero team per determinare i loro ruoli per l'ambito o le attività rimanenti del progetto. Rivedere le attività completate per identificare eventuali conflitti o inefficienze nel lavoro svolto finora su questo progetto. Potrebbe essere necessario riaffermare o riassegnare le attività in base alle prestazioni precedenti.

Durante la riassegnazione delle attività, risolvere eventuali dubbi sul piano originale. Assicurati che la persona appena assegnata abbia le competenze necessarie per completare questo compito e non abbia altre priorità.

7. Focus sulla comunicazione in tempo reale

Non c'è spazio per ulteriori ritardi in un progetto che è già andato fuori strada. A volte, le decisioni cruciali rimangono in sospeso a causa della risposta ritardata. Pertanto, il tuo team non dovrebbe perdere tempo in comunicazioni asincrone in cui non sanno quando riceveranno alcuna risposta.

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Nei progetti in ritardo, metti l'accento sulla comunicazione sincronizzata come la chat istantanea. I colleghi possono anche partecipare a chiamate audio o video per chiarire eventuali dubbi o porre una domanda importante. Qualunque cosa tu faccia, non dipendere mai da modalità di comunicazione ritardate come la posta elettronica in tali situazioni.

8. Tieni traccia e gestisci attentamente le attività

Non vorrai essere ritardato due volte su un singolo progetto. Per evitare ciò, è essenziale gestire le attività e monitorare i loro progressi su base giornaliera. Rendi il monitoraggio delle prestazioni parte della tua routine quotidiana con Dynamic app per la gestione dei progetti dove i membri possono controllare l'attività e lo stato di avanzamento del progetto.

Tenere traccia dei risultati non è sufficiente, poiché è necessario confrontarli con i risultati previsti. Quando noti che qualcuno è in ritardo, contattalo immediatamente per scoprire il problema e risolverlo il prima possibile.

9. Avere un piano di gestione del rischio in atto

Uno schema rivisto per un progetto in ritardo include spesso un carico di lavoro aggiuntivo, nuove risorse e un programma rigoroso. Sebbene ci siano alte probabilità che tu completi con successo il progetto, comporta anche qualche rischio. Quindi, devi preparare un piano di gestione del rischio.

Per questo, identificare i fattori di rischio. Dovresti anche analizzarli per sviluppare un piano per mitigare i loro effetti negativi. Fare sforzi per ridurre la possibilità che si verifichino tali fattori di rischio. Rendere l'intero team consapevole del piano di gestione del rischio e aggiornarlo costantemente man mano che il progetto avanza.

10. Fai uno sforzo aggiuntivo

Inutile dire che devi fare uno sforzo extra per consegnare rapidamente un progetto in ritardo. Potrebbe anche significare fare gli straordinari per molti membri del team. A seconda dell'ambito del progetto, il tempo varierà. Tuttavia, questo può demotivare la squadra se gli straordinari diventano estesi.

Per questo motivo, i manager dovrebbero offrire un'idea chiara ai loro compagni di squadra su quanto dureranno gli straordinari. Se qualcuno non può dedicare più tempo a un progetto in ritardo, devi esternalizzare il suo compito.

Suggerimenti efficaci per i progetti in ritardo

Non è raro che un progetto perda la sua attenzione. Una volta che accade, è necessario identificare e riconoscere i punti dolenti del progetto.

Per riportare il progetto in carreggiata, segui i suggerimenti sopra menzionati. Puoi anche utilizzare le app di gestione dei progetti per il completamento tempestivo e di successo del progetto.

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