Annuncio pubblicitario
Dante aveva torto; ci sono dieci cerchi dell'inferno, il più profondo dei quali è riservato a coloro che commettono il più atroce dei peccati e-mail. L'email è qui per restare, ma ci sono alcuni peccatori che stanno peggiorando le cose per il resto di noi. Oggi esaminerò alcuni dei modi più gravi in cui le persone possono abusare delle e-mail e far succhiare la vita per il resto di noi.
Non preoccuparti, anche se sei un peccatore, non sei condannato a un'eternità di sofferenza. Abbraccia una penitenza lunga una settimana per correggere l'errore dei tuoi modi e pentirti per il peccato e-mail e tutto sarà perdonato.
Continua a leggere per scoprire se lo sei un santo e-mail 7 Linee guida di Netiquette per la scrittura di e-mail e post sul forumNetiquette è l'abbreviazione di etichetta di rete o internet. Comprende la serie speciale di convenzioni sociali presenti nelle interazioni online. Mentre la netiquette è molto simile al buon comportamento o all'etichetta negli incontri offline, ci sono ... Leggi di più o peccatore.
Invio di e-mail a troppe persone
L'e-mail è incredibilmente economica da inviare. Una persona può passare cinque minuti a scrivere un'e-mail e inviarla a migliaia, o anche a centinaia di migliaia di destinatari. È anche, in termini generali, estremamente costoso da ricevere. Se ci vogliono due minuti per leggere, o anche solo 30 secondi per scartare, il numero di minuti-persone che una singola email può sprecare è enorme. Ciò equivale a una massiccia perdita di tempo produttivo. Anche se prendi provvedimenti per ridurre al minimo l'impatto, ad esempio creazione di un sistema di comunicazione multilivello Usa questo sistema di comunicazione a 3 livelli per resistere alle distrazioniLa necessità di rimanere costantemente connessi è fonte di distrazione. Per gestire le tue relazioni e il tempo, gestisci anche il modo in cui comunichi con il mondo. Crea un piano a 3 livelli intelligente. Leggi di più , devi ancora affrontarlo ad un certo punto.
Troppe organizzazioni hanno politiche in cui chiunque, tutti e il cane di tutti è CC su tutte le email. Non tutti devono ricevere ogni singola email. Se sei una delle persone che stanno elaborando tali norme o che stai semplicemente prendendo l'abitudine da tutti quando non è necessario, sei un peccatore di email.
Non preoccuparti, la penitenza è semplice. Per una settimana, invia e-mail solo alle persone che hanno assolutamente bisogno di riceverle. In caso di dubbi, non inviare l'email. Probabilmente rimarrai sorpreso da quanto poco ha effetto su come tutto funziona.
Come bonus, più email invii, più è probabile che tu riceva, quindi se stai affrontando il tuo sovraccarico di e-mail, anche questo può aiutare.
Uso eccessivo Rispondi a tutti
L'e-mail è ottimale quando viene utilizzata esattamente come una lettera: una persona invia a un'altra persona un singolo messaggio e attende che risponda. La posta elettronica funziona anche quando una persona invia un singolo messaggio a un sacco di persone (purché lo siano tutti bisogno di riceverlo). Anche con grandi funzionalità come i messaggi thread 7 motivi per cui dovresti smettere di usare i client di posta elettronica desktopUn client di posta elettronica basato sul Web è preferibile a un'opzione desktop? Abbiamo esaminato i diversi pro e contro e trovato una risposta per te. Leggi di più , l'email non è progettata per gestire correttamente più messaggi.
Il problema diventa davvero evidente con le e-mail di gruppo. Li classifico leggermente più in alto della bomba nucleare come il peggior sviluppo tecnologico del 20 ° secolo. Un thread di posta elettronica con 15 o 20 persone che rispondono può sfuggire rapidamente di mano se le persone non stanno attente Non inciampare su te stesso: 5 comportamenti e-mail di gruppo da evitareCreare una buona email non è facile, ed è un'arte che poche persone sono in grado di perfezionare. Le email di gruppo non sono più facili. Questi suggerimenti dovrebbero aiutarti a migliorare i tuoi messaggi. Leggi di più . E ricorda, ogni messaggio che viene inviato è un'altra notifica per qualcuno da qualche parte.
Mentre il primo messaggio potrebbe essere stato rilevante per tutti nell'organizzazione, è probabile che le risposte non lo siano. Se il tuo capo invia una domanda a tutto il personale, fai i tuoi colleghi veramente hai bisogno di vedere la tua risposta? L'uso eccessivo del pulsante Rispondi a tutti è uno dei più grandi peccati e-mail che puoi commettere.
Ancora una volta, la penitenza è abbastanza semplice. Per una settimana, devi solo utilizzare il pulsante di risposta. Se più di una persona deve vedere la risposta, manualmente CC. Il pulsante Rispondi a tutti è una tentazione malvagia a cui bisogna resistere.
Email quando non è necessario
A volte l'e-mail è il modo migliore per raggiungere qualcuno. A volte no. Sfortunatamente, l'e-mail è spesso vista come predefinita. L'invio di email quando non è necessario è un altro modo per farti spedire direttamente all'inferno.
A volte ci sono modi migliori per fare le cose. Se Tony si siede dall'altra parte della stanza, a meno che tu non abbia bisogno di creare una scia di carta, perché non avvicinarti e parlargli? Allo stesso modo, se qualcosa richiederà molto avanti e indietro, una riunione faccia a faccia o telefonica sarà probabilmente molto più efficiente. Una telefonata di 30 minuti può sostituire le discussioni via e-mail della settimana. Assicurati di te non lasciare che le tue riunioni si trasformino in un vuoto temporale Stufo di riunioni inefficienti? Invia queste 8 regole al tuo capoSe una riunione è ben organizzata, non c'è motivo per cui non possa migliorare la produttività, il senso dello scopo e il morale. Ecco alcune regole da seguire per riunioni efficaci. Leggi di più .
La tua penitenza è fare tutto il possibile per non inviare e-mail per una settimana. Se Tony non è alla sua scrivania quando cammini, lascia un messaggio scritto a mano. Se Bob vuole organizzare qualcosa, chiamalo e mettilo al telefono. Scopri in che modo la modifica delle impostazioni predefinite da "invia un'e-mail" a "invia un'e-mail solo se non ci sono altre opzioni" influenza il modo in cui lavori. La posta in arrivo di tutti ti ringrazierà.
Invio di e-mail troppo lunghe
Proprio come inviare una breve e-mail a troppe persone è un peccato, anche l'invio di e-mail molto lunghe a una sola persona può esserlo. Se quello che stai cercando di dire richiede un messaggio di posta elettronica di 2000 parole, è probabile che tu stia utilizzando lo strumento di comunicazione sbagliato. Più lunga è la tua e-mail, maggiore è il tempo impiegato dall'altra persona a leggere e maggiore sarà lo sforzo necessario per rispondere. Le email lunghe possono davvero fare schifo!
"Non ho avuto il tempo di scrivere una breve email, quindi ne ho scritto una lunga." - Mark "Marky" Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 aprile 2015
C'è un crescente movimento di persone che si impegnano a farlo mantenere tutte le e-mail in cinque frasi. Ritengono che se il messaggio non può essere trasmesso brevemente, lo stai facendo in modo sbagliato. Se sei colpevole di scrivere e-mail che si estendono nel territorio di Tolstoj, allora la tua penitenza è quella di unirti alla folla di cinque frasi per una settimana. Nessuna email che invii, non importa quanto necessario, può durare più di cinque frasi - preferibilmente brevi -. È una buona abitudine entrare e fare renderti più produttivo 7 suggerimenti per l'efficienza e-mail per ottenere più e-mail, più velocementeLa vita ruota attorno alla comunicazione e letteralmente nulla si ottiene senza di essa. La posta elettronica è uno strumento di comunicazione pensato per semplificarti la vita. Invece di dover scrivere una lettera o cercare di catturare qualcuno ... Leggi di più .
In risposta a ogni messaggio
Questo è il peccato di cui ero più colpevole e mi ci è voluto un po 'per superarlo. Quando ricevi un'email, il naturale impulso è rispondere immediatamente. Il problema è che questo può portarti a scambi non necessari e reazionari e la gente si aspetterà che sarai disponibile a rispondere immediatamente alle e-mail a tutte le ore. Rispondere a tutte le e-mail istantaneamente è solo un piccolo peccato e-mail, mentre il contrario, aspettandosi che tutti rispondano all'istante è un peccato più grande.
Rispondendo rapidamente a tutto ciò che dai da mangiare alla bestia che è il capo che richiede risposte via email alle 4 di sabato. Non devi assecondare questi capi. Come penitenza per questo peccato, devi trascorrere una settimana in attesa almeno un'ora prima di rispondere alle e-mail e rispondere solo durante l'orario di lavoro. Se qualcosa richiede una risposta urgente, è necessario utilizzare un altro metodo di comunicazione.
Vai ora in pace
Lo adori o lo odi, l'e-mail è qui per restare. Tuttavia, ci sono modi per rendere l'esperienza migliore per tutti gli altri. Se sei un terribile peccatore di email, pentiti e metti in atto alcune di queste semplici soluzioni. La gente ti ringrazierà per questo. Se, d'altra parte, sei un santo e-mail, inoltra questo articolo a tutti i peccatori che conosci e diffondi la buona parola.
Ci sono innumerevoli altri peccati di posta elettronica là fuori. Quali pensi che mi sia sfuggito? E quale penitenza suggeriresti?
Crediti immagine: xkcd.org.
