Come monitorare e gestire meglio i tuoi progetti con Podio

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Quando la gente pensa strumenti per la gestione dei progetti Intellinote: metti i tuoi compiti, file, messaggi e riunioni online in un unico postoIntellinote semplifica la gestione, la collaborazione e la comunicazione migliore con il tuo team, i colleghi e clienti con una miscela completa di condivisione di file, organizzazione e video e testo in tempo reale Chiacchierare. Leggi di più , in genere, vengono in mente software come Microsoft Project. Ora, ovviamente, questo è uno strumento formidabile da utilizzare per la gestione di attività, tempistiche, risultati finali e risorse per un progetto. Ma per cosa usi tenere traccia di più progetti?

Che tu sia uno staff di uno o dieci, uno strumento che può tenere traccia degli stati e delle riunioni, inviare promemoria e persino ospitare tutti i documenti per un progetto è altrettanto utile. Qui è dove Podio arriva per assisterti nella gestione di più progetti, un team di altri o semplicemente un modo per seguirli entrambi. Ecco alcuni trucchi e suggerimenti per sfruttare al meglio l'utilizzo di Podio per tracciare i tuoi progetti e il tuo team.

Implementa le app Podio

Podio è uno strumento che utilizza "app" per gestire diversi aspetti dell'area di lavoro Podio: un'unica dashboard per la gestione delle attività della tua organizzazione Leggi di più . Le app sono disponibili per funzione e settore e includono cose come riunioni, idee, clienti, ordini di acquisto, fatture, contatti e molti altri. Il modo migliore per usare Podio è ottenere le app di cui hai bisogno. Inizia controllando il Podio App Market e rivedere i pacchetti disponibili per funzione o settore. Questi ti faranno iniziare bene e potrai comunque ottenere singole app in seguito.

Ad esempio, se stai usando Podio per funzioni di gestione degli eventi, esiste un pacchetto contenente app per partecipanti, luoghi, fornitori, relatori, eventi e un elenco di invitati. Un altro esempio usa il settore delle vendite e include un pacchetto per la gestione dei lead, che include app per vendite, lead, riunioni di vendita, comunicazioni e prodotti.

Usa le app di Podio per tracciare tutti gli aspetti del tuo progetto, grandi o piccoli. Questi possono essere tutti disposti nella schermata principale dell'area di lavoro e contengono i campi che probabilmente ti serviranno. Ma puoi anche modificare qualsiasi app per personalizzarla esattamente come la desideri. Queste app sono la spina dorsale di Podio e ti daranno una grande flessibilità nel tracciare i tuoi progetti e le loro parti mobili.

Approfitta dei servizi e delle estensioni connesse

Una caratteristica utile di Podio è la sua connessione ad altri servizi. Se sei interessato a collegare il tuo Calendario di Microsoft Exchange per esportare eventi, il tuo Andare alla riunione conto per l'avvio di riunioni direttamente da Podio o dal tuo Evernote account per allegare i tuoi appunti, quindi Podio ti copre. Per tenere traccia delle tue attività e tenere il passo con i tuoi progetti, collegare altri servizi che usi è sicuramente la strada da percorrere. Per utilizzare Podio con successo, questi servizi connessi ti consentono di inserire gli elementi di cui hai bisogno che potrebbero esistere altrove, ma necessari per il tuo progetto.

Insieme a questi servizi puoi connettere facilmente Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync e Dropbox. La connessione è facile; basta fare clic su Impostazioni dell 'account dalla navigazione principale e quindi Servizi. Ogni servizio ha il proprio pulsante di connessione e dopo aver effettuato l'accesso li vedrai spostarsi in alto nell'elenco dove sono pronti per l'uso.

Oltre ai servizi di connessione, puoi trarne vantaggio Estensioni Podio che si integrano con molti sviluppatori di terze parti. Le integrazioni con MailChimp, Google Maps e Xero ti consentono di migliorare ulteriormente la tua esperienza con Podio. Ad esempio, esiste un'estensione QuickBooks che ti consente di importare i clienti e le informazioni sull'account in Podio dove puoi quindi impostare la fatturazione automatica tra i sistemi.

Come Podio confronta a Trello

Se non hai provato altri strumenti come Podio per il monitoraggio e la gestione dei progetti, può essere facilmente paragonato a Trello Trello: un sistema di gestione dei progetti unico, semplice e potente da una buona casaIl nome Joel Spolsky significa qualcosa per te? In tal caso, vorrai leggere questo post, perché mette in mostra l'ultimo e il più grande progetto di Spolsky. E se no, dovresti sapere che questo è ... Leggi di più , che è un altro ottimo strumento. Se hai provato entrambi, allora probabilmente hai una preferenza o forse li usi entrambi, ma per cose diverse. Entrambi offrono le basi per il monitoraggio di progetti, attività e persone insieme a utili notifiche, promemoria e opzioni di formattazione personalizzate per gli strumenti. Quindi, dove differiscono?

Area di lavoro

Mentre sia Podio che Trello hanno spazi di lavoro ben organizzati, Trello dovrebbe rientrare nella categoria "installazione più semplice". Podio richiede un po 'più di tempo per essere configurato per l'uso. Dopo aver ottenuto le app di cui hai bisogno, puoi usarle per configurare riquadri o widget per il tuo spazio di lavoro principale e riorganizzarli per avere un bell'aspetto. Con Trello, vedi subito le tue schede e dopo averne scelto una, vedi le tue carte. Sì, c'è anche un po 'di tempo di installazione con Trello, ma quel tempo è trascorso impostazione di progetti e attività piuttosto che impostare gli strumenti necessari per loro come in Podio. Ma, se non ti dispiace prenderti un po 'di tempo per creare uno spazio di lavoro davvero personalizzato, Podio ti consente di farlo dove Trello non lo fa.

Servizi connessi

Quando si tratta di collegare calendari, software per riunioni I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo teamI piccoli team non hanno bisogno di costose app aziendali per la collaborazione. Ecco sei fantastici strumenti che puoi utilizzare per gestire i dati, la comunicazione e altro del tuo team. Gratuito. Leggi di più , file manager e note-taker, Podio ha semplicemente più opzioni. Puoi allegare file e foto alle schede in Trello da luoghi come Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive (sotto). Puoi anche connettere Trello a iCal per visualizzare le tue carte o anche il Calendario Sunrise se questa è la tua scelta di pianificazione. Ma nel complesso, Podio ha una maggiore flessibilità con le opzioni per i servizi connessi.

Accesso mobile

Both Podio (iOS, androide) e Trello (iOS, androide) hanno a disposizione app mobili gratuite che rendono davvero conveniente il tracciamento dei progetti. Per il tuo telefono o tablet, entrambi ti hanno coperto. Se sei una persona visiva che apprezza le schede e le carte utilizzate in Trello, sarai molto soddisfatto della loro app. Ha un'interfaccia elegante e il drag and drop è anche abbastanza reattivo. Allo stesso modo, Podio ha una buona app se ti piace vedere le tue tabelle di dati, le attività recenti per il tuo team e fare aggiornamenti agli articoli. In entrambi i casi, l'utilizzo delle opzioni mobili ti consente di rimanere in contatto con i tuoi progetti, le notifiche e il team quando sei in viaggio.

Suggerimenti per l'utilizzo di Podio

Ancora una volta, Podio è uno strumento per la gestione di progetti, attività e persino il tuo team che è abbastanza diverso da software come Microsoft Project. Ti fornisce un modo per tenere traccia, controllare gli stati, assegnare compiti e mantenere i tuoi progetti su quel piano attentamente studiato. Ecco alcuni suggerimenti per l'utilizzo di Podio se sei nuovo o non hai sfruttato appieno le sue funzionalità.

• Per la gestione del team, utilizzare il Fuori dall'ufficio app. Ciascun membro del team può selezionare facilmente Vacanze, Telecomando o Conferenza per descrivere il tipo. Quindi, dopo aver inserito le date, un manager può approvare o rifiutare rapidamente il tempo lontano dall'ufficio. Le notifiche possono anche essere inviate, il che fornisce ottimi promemoria se qualcuno nella tua squadra non ci sarà più.
• Prova il disponibile Moduli Web per il tuo sito. Podio creerà moduli per il tuo sito Web con un clic di un pulsante. Puoi quindi personalizzare il modulo e pubblicare il link condivisibile che ricevi o inserire il codice di incorporamento direttamente sul tuo sito web. Utilizzando il nostro esempio di gestione degli eventi di prima, potresti facilmente avere un modulo da compilare per i clienti interessati al fine di richiedere i tuoi servizi per il loro evento.
• Approfitta del semplice funzione di esportazione. Ogni app che usi contiene un'opzione per esportare i dati. Questo è molto utile per aggiornare il tuo team in una riunione di stato o il tuo capo quando desidera aggiornamenti su tutti i progetti per il tuo team. La funzione di esportazione può essere visualizzata quando si seleziona l'icona della chiave inglese all'interno dell'app.
• Personalizza le app per la massima efficacia. Ogni app viene fornita con le basi di cui avrai bisogno. Ma ognuno può essere modificato e personalizzato in modo da poter utilizzare i campi esatti, gli elenchi, gli stati e gli altri elementi necessari all'interno di ciascuno. Fai clic sull'icona della chiave inglese una volta che sei nell'app e seleziona Modifica modello.

Piani di Podio

Se sei nuovo su Podio, ci sono alcuni piani diversi puoi scegliere tra cui a opzione gratuita. Se hai un team di massimo cinque persone, puoi ottenere gratuitamente tutte le funzionalità di un piano di base, ad eccezione della Gestione utenti. Se hai più di cinque utenti; ci sono piani a partire da $ 9 al mese. Puoi avere un numero illimitato di utenti con vantaggi come sessioni di formazione, supporto prioritario e configurazione avanzata, a seconda del tuo piano a pagamento.

Usi Podio o lo stai ancora considerando?

Se sei un attuale utente Podio, quali consigli utili devi condividere con i lettori? Se stai ancora pensando di utilizzare Podio per il monitoraggio dei progetti, quali sono i fattori decisivi e cosa stai cercando in uno strumento? Sentiti libero di condividere i tuoi pensieri e le tue esperienze nei commenti qui sotto!

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