Una guida completa alle oltre 15 app di Google Workspace

Google Workspace (precedentemente G Suite) è una suite integrata di applicazioni basate sul Web progettate per semplificare i flussi di lavoro e migliorare la produttività di singoli, team e aziende.

Probabilmente conosci alcune delle popolari app di Google Workspace come Gmail e Google Documenti. Ma potresti non essere a conoscenza del fatto che attualmente ci sono 18 app in questo spazio di lavoro, ognuna con uno scopo unico e che offre una vasta gamma di funzionalità per aumentare la tua efficienza e la collaborazione con gli altri.

In questo articolo, approfondiremo ciascuna di queste app, cosa fanno e discuteremo alcune delle loro migliori funzionalità.

Gmail è uno strumento di posta elettronica che ti consente di creare indirizzi email univoci (che terminano con at_gmail.com o un dominio personalizzato) per l'invio e la ricezione di email. Puoi anche utilizzare funzionalità come posta prioritaria, filtri, preferiti ed etichette per gestire le tue e-mail e ridurre il disordine. La creazione di un account Gmail è gratuita e, se non ne hai ancora uno, puoi imparare a farlo

configurare un nuovo account Gmail per te o per altri.

Le migliori funzionalità di Gmail:

• Annulla l'invio di un messaggio fino a 30 secondi dopo aver fatto clic su "invia".
• Si integra perfettamente con altre app di Workspace come Drive, Calendar e Meet.
• Algoritmi avanzati di filtraggio dello spam per identificare e filtrare automaticamente le e-mail dannose.
• Personalizza il tuo Gmail connettendoti con app esterne dal Marketplace di Google Workspace.

Google Meet (precedentemente Hangouts) è la versione di Google di Zoom, uno strumento di videoconferenza per ospitare riunioni virtuali e webinar con amici, colleghi o clienti. Puoi avviare una riunione all'istante, crearne una per dopo o programmarla in Google Calendar. Se hai bisogno di aiuto su come farlo, dai un'occhiata a questo guida completa per ospitare riunioni in Google Meet.

Le migliori funzionalità di Google Meet:

• Funzionalità di coinvolgimento come alzare la mano, inviare emoji e chattare.
• Condividi documenti, presentazioni e altri documenti utilizzando la funzione di condivisione dello schermo.
• Fornisce sottotitoli in tempo reale in oltre 10 lingue, tra cui inglese, francese e italiano, con l'aggiunta di altre.
• Una libreria completa di effetti visivi per applicare filtri e sfocare o modificare lo sfondo.

Google Chat è uno strumento di messaggistica che funge da hub centralizzato per comunicazioni e collaborazione senza problemi all'interno dell'ecosistema Google Workspace. Consente ai team di connettersi, comunicare e condividere file in tempo reale, promuovendo discussioni di progetto efficienti e migliorando la produttività.

Le migliori caratteristiche di Google Chat:

• Si integra con Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni per creare e condividere file.
• Una funzionalità nativa di Tasks per la creazione e l'assegnazione di compiti ai membri del team.
• Partecipa a chat video avviando una riunione istantanea con la funzione Aggiungi riunione video.
• Ricevi notifiche e-mail quando qualcuno ti menziona (utilizzando @menzioni) o ti invia messaggi diretti.

Google Calendar è uno strumento che ti consente di pianificare eventi, coordinare riunioni e tenere traccia di scadenze importanti. Puoi creare più calendari per diversi aspetti della tua vita personale o professionale e passare da un calendario all'altro per visualizzare eventi specifici o avere una panoramica di tutte le tue attività.

Le migliori caratteristiche di Google Calendar:

• Condividi i calendari con altri, in modo che possano visualizzare o programmare appuntamenti.
• Imposta promemoria personalizzati per ricevere avvisi (tramite cellulare o e-mail) prima di eventi o attività.
• Si sincronizza perfettamente con l'app Calendario sul tuo dispositivo mobile, così puoi rimanere connesso e aggiornato.
• Accedi a calendari predefiniti con festività nazionali per ogni paese e aggiungili facilmente al tuo calendario.

Google Drive è una piattaforma di cloud storage che consente a singoli, team e aziende di archiviare, accedere e condividere file da qualsiasi dispositivo, purché si disponga di una connessione a Internet. Tutti i file che crei in Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google vengono archiviati automaticamente qui. Puoi anche caricare file dal tuo computer e gestire tutti i tuoi documenti raggruppandoli in cartelle e sottocartelle.

Le migliori caratteristiche di Google Drive:

• Offre 15 GB di spazio di archiviazione per gli utenti gratuiti, condiviso tra Google Drive, Gmail e Google Foto.
• Visualizza e modifica i tuoi file ovunque ti trovi con l'app mobile di Drive, disponibile su dispositivi Android e iOS.
• Offre l'accesso offline ai tuoi file, così puoi lavorarci senza una connessione a Internet: le modifiche vengono sincronizzate automaticamente quando ti riconnetti a Internet.

Google Docs è la versione di Google di Microsoft Word, uno strumento di elaborazione testi basato su cloud che consente agli utenti di creare, modificare e collaborare ai documenti in tempo reale. Dispone di oltre 50 modelli che coprono più categorie, tra cui curriculum, lettere commerciali, proposte e piani di lezione, semplificando l'avvio del documento in pochissimo tempo.

Le migliori funzionalità di Google Documenti:

• Un'interfaccia semplice e intuitiva che consente agli utenti di tutti i livelli di orientarsi facilmente.
• Un'ampia gamma di opzioni di formattazione, dalla personalizzazione degli stili di testo alla generazione di un sommario, per creare documenti dall'aspetto professionale.
• La funzione di cronologia delle revisioni semplifica il monitoraggio delle modifiche, la revisione delle modifiche e il ripristino dei contenuti precedenti, se necessario.

Fogli Google è la versione di Google di Microsoft Excel, un'app per fogli di calcolo basata su cloud per modificare e analizzare i dati in modo organizzato e collaborativo. Puoi inserire i dati manualmente o importare set di dati di grandi dimensioni da più formati di file, inclusi CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML e ODS.

Le migliori funzionalità di Fogli Google:

• Formule e funzioni estese per eseguire manipolazioni di dati, calcoli complessi e analisi statistiche.
• Dispone di funzionalità di visualizzazione dei dati come grafici, mappe di calore, grafici sparkline e tabelle pivot.
• Collega tabelle e grafici di Excel in Documenti e Presentazioni Google e aggiornali con il clic di un pulsante man mano che i dati di origine cambiano.

Presentazioni Google è la versione di Google di Microsoft PowerPoint, uno strumento di presentazione basato su cloud che ti consente di creare, modificare e fornire presentazioni accattivanti. Puoi aggiungere note del relatore, che possono essere utili per organizzare i tuoi pensieri o suggerimenti durante una presentazione. La vista relatore fornisce un display separato che mostra le note del relatore, la diapositiva corrente e le diapositive successive, aiutandoti a fornire una presentazione fluida.

Le migliori funzionalità di Presentazioni Google:

• Coinvolgi il tuo pubblico conducendo sondaggi dal vivo e sessioni di domande e risposte.
• Esporta le diapositive in più formati, come PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP e SVG.
• Ha oltre 20 modelli (e altri da altri siti Web) che coprono più categorie come Pitch, Proposal, Case study, Piani di lezione e Flashcard.

Google Forms è un generatore di moduli versatile che ti consente di creare e distribuire sondaggi, quiz, questionari, applicazioni e moduli di feedback online. Oltre al testo, puoi aggiungere immagini e video ai tuoi moduli, modificare le combinazioni di colori e persino inserire il tuo logo. Puoi condividere il modulo tramite un collegamento, incorporarlo in un sito Web o persino inviarlo direttamente a indirizzi e-mail specifici.

Le migliori caratteristiche di Google Forms:

• Definisci le domande obbligatorie, applica formati specifici (come indirizzi e-mail o URL) e limita le scelte di risposta a un determinato intervallo o modello.
• Crea ramificazioni o salta la logica nei tuoi moduli, guidando gli intervistati a diverse sezioni in base alle loro risposte.
• Tutte le risposte vengono aggiornate in tempo reale nella scheda Risposte dei moduli.
• Le risposte possono essere esportate in Google Sheers (per ulteriori analisi) con il clic di un pulsante.

Google Sites è uno strumento per la creazione di siti Web che ti consente di progettare e pubblicare facilmente siti Web. Ha un'interfaccia drag-and-drop intuitiva che semplifica l'aggiunta e la disposizione di diversi elementi sul tuo sito web. Questi elementi includono caselle di testo, immagini, video, file di Google Drive e contenuti incorporati tramite URL o codice.

Le migliori caratteristiche di Google Sites:

• I siti web creati in Google Sites sono reattivi.
• Ha oltre 15 modelli personalizzabili in categorie come portfolio studenti, matrimonio, salone e ristorante.
• Funzione di ricerca integrata che consente ai visitatori di cercare contenuti specifici all'interno del tuo sito web.
• Si integra con Google Analytics per il monitoraggio e l'analisi del traffico del sito Web e del comportamento degli utenti.

Google Keep è un'app per prendere appunti che ti consente di annotare rapidamente note, idee o promemoria. Puoi creare note di testo, aggiungere elenchi di controllo, aggiungere immagini e persino aggiungere disegni e schizzi mentre sei in movimento. La semplicità e la velocità di questa app la rendono comoda per acquisire informazioni ogni volta che l'ispirazione colpisce.

Le migliori funzionalità di Google Keep:

• Aggiungi etichette con codice colore alle tue note per classificare e organizzare visivamente le tue note.
• Imposta promemoria basati sull'ora e sulla posizione nelle tue note e ricevi notifiche che ti aiutano a rimanere aggiornato sulle tue attività.
• Usa la funzione Archivio per nascondere le note dalla vista principale e ridurre al minimo il disordine.
• Le tue note vengono sincronizzate automaticamente, permettendoti di accedervi e modificarle da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.

Google Apps Script è una piattaforma di scripting basata su JavaScript che consente di estendere la funzionalità delle applicazioni Google Workspace. Ciò ti consente di aggiungere nuove funzionalità come menu personalizzati, finestre di dialogo, funzioni personalizzate e persino eseguire l'automazione delle attività per migliorare la tua esperienza utente.

Puoi anche creare componenti aggiuntivi per le applicazioni Google Workspace e pubblicarli nel Workspace Marketplace affinché altri possano utilizzarli.

Le migliori funzionalità di Google Apps Script:

• Apps Script supporta la collaborazione, consentendo a più utenti di lavorare insieme sullo stesso script o progetto.
• Fornisce funzionalità di test e debug, tra cui registrazione, punti di interruzione e gestione degli errori.
• Una comunità di sviluppatori attiva che condivide frammenti di codice, tutorial e best practice.

Google Cloud Search è uno strumento di mega-ricerca avanzato che consente alle aziende di cercare e recuperare dati da tutto il mondo App di Google Workspace (Gmail, Drive, Documenti, Sites, Keep e così via) e applicazioni di terze parti, con un'unica ricerca domanda. Questo è molto più semplice e veloce rispetto all'esecuzione di una singola query di ricerca all'interno di ciascuna delle app di Workspace.

Le migliori funzionalità di Google Cloud Search:

• È super veloce e intelligente: puoi trovare rapidamente le informazioni esatte che stai cercando utilizzando i suggerimenti di completamento automatico e anche se ci sono alcuni errori nella tua query di ricerca.
• Fornisce un'anteprima dei risultati della ricerca, consentendoti di dare una rapida occhiata al contenuto e trovare quello che stai cercando senza aprirlo in un'applicazione separata.
• Opzioni di filtro avanzate (come intervallo di date, tipo di file, posizione, ecc.) per restringere rapidamente i risultati della ricerca.

Google Jamboard è uno strumento di lavagna digitale che consente a singoli e team di prendere appunti, disegnare diagrammi, scambiare idee e collaborare visivamente da qualsiasi luogo. È dotato di strumenti di disegno, note adesive, forme, una casella di testo e un puntatore laser, che semplificano l'espressione creativa delle tue idee.

Le migliori funzionalità di Google Jamboard:

• Interfaccia super semplice e intuitiva che è facile da navigare anche per gli utenti alle prime armi.
• Cambia lo sfondo della tela utilizzando uno dei modelli predefiniti o caricando un'immagine personalizzata.
• Scarica ogni fotogramma sul tuo computer come immagine o file PDF.

Google Admin è un portale amministrativo per la gestione di utenti e dispositivi registrati sul tuo account aziendale. Puoi aggiungere nuovi utenti, aggiornare le informazioni sugli utenti e organizzare gli utenti in unità organizzative per una gestione più semplice.

Le migliori funzionalità di Google Admin:

• Gestisci le impostazioni di archiviazione e condivisione dei dati all'interno di Google Drive a livello organizzativo.
• Controlla l'accesso alle app di Workspace abilitando o disabilitando app specifiche per gli utenti e gestendo le impostazioni delle app e le autorizzazioni di accesso.
• Configura le impostazioni organizzative come la personalizzazione dei loghi e dei colori aziendali, l'impostazione del Single Sign-On (SSO) e la gestione delle app di terze parti.

Google Endpoint è la funzionalità di gestione della sicurezza dell'app Console di amministrazione Google che protegge i dati e i dispositivi utilizzati nella tua azienda dalle minacce informatiche. Garantisce che solo le persone autorizzate possano accedere alle informazioni e consente di cancellare i dati da remoto quando necessario.

Le migliori funzionalità di Google Endpoint:

• Blocca o cancella da remoto i dati dei dispositivi aziendali smarriti o rubati.
• Proteggi i dispositivi nelle tue aziende indipendentemente dal loro sistema operativo.
• Applica criteri di sicurezza e controlli di accesso, come l'impostazione dei requisiti per le password e l'abilitazione dell'autenticazione a due fattori.

Google Vault è uno strumento di archiviazione e conservazione dei dati che garantisce la conformità ai requisiti legali e aiuta a facilitare i processi di eDiscovery in caso di necessità. Oltre alla conservazione, gli amministratori possono cercare o esportare dati dalle app di Google Workspace, anche quando tali dati sono stati eliminati da singoli utenti.

Le migliori caratteristiche di Google Vault:

• Imposta i criteri di conservazione per conservare automaticamente i dati per un periodo di tempo specificato.
• Applica conservazioni legali su specifici account utente o unità organizzative, assicurandoti che i dati associati a tali account non possano essere eliminati.
• Opzioni di ricerca avanzate, inclusa la ricerca in base a criteri specifici come mittente, destinatario, intervallo di date, parole chiave ed etichette.
• Esporta i dati da Google Vault in formati standard come PST (per le email) e MBOX (per le chat).

Google Work Insights è uno strumento di analisi che ti consente di monitorare il modo in cui gli utenti della tua azienda utilizzano le app Workspace. Ciò ti offre informazioni dettagliate sull'attività degli utenti, sull'utilizzo delle app e sui modelli di collaborazione, in modo da poter ottimizzare la produttività e le strategie di collaborazione nella tua azienda.

Le migliori funzionalità di Google Work Insights:

• Filtra gli approfondimenti per unità organizzative specifiche (ovvero reparti, gruppi o team) e periodi di tempo.
• Monitora se gli utenti utilizzano attivamente le app di Google Workspace al di fuori dell'orario di lavoro e nei fine settimana.
• Visualizzazioni interattive che presentano le metriche chiave con grafici colorati, semplificando l'identificazione rapida di tendenze e modelli degli utenti.

Lavora in modo più intelligente, veloce ed efficiente con le app di Google Workspace

Ora che conosci le funzionalità di tutti i 18 strumenti inclusi in Google Workspace suite, puoi sfruttare tutto il potenziale di ogni strumento per elevare sia il personale che il team produttività.

Man mano che la tecnologia si evolve, Google Workspace rimane all'avanguardia, rilasciando regolarmente nuove funzionalità e aggiornamenti, quindi è essenziale rimanere aggiornati e adattarsi agli ultimi progressi. E se ritieni ancora che Google Workspace non sia la tua tazza di tè, ci sono altre alternative che vale la pena esplorare.