Matrice di Eisenhower vs. Elenco delle cose da fare: quale è meglio per la gestione del tempo?

Tra gestire le e-mail di lavoro, destreggiarsi tra le faccende domestiche e trovare il tempo per gli impegni familiari, può essere difficile tenere il passo con le esigenze della nostra vita personale e professionale. Una strategia di gestione del tempo può aiutarti a recuperare più ore della giornata.

Continua a leggere per scoprire in che modo la matrice di Eisenhower differisce dal metodo dell'elenco delle cose da fare, i punti di forza e di debolezza di ciascun approccio e quale metodo si adatta meglio alle tue esigenze e ai tuoi obiettivi.

Le basi della matrice di Eisenhower e delle liste di cose da fare

Un approccio popolare alla gestione del tempo è la tradizionale lista delle cose da fare. Ciò comporta la stesura di un elenco di attività in ordine di priorità e l'elaborazione di esse una per una. Sebbene questo approccio possa essere utile, non sempre considera il fattore di urgenza.

D'altra parte, la matrice di Eisenhower aiuta a dare priorità alle attività in base alla loro urgenza e importanza. Questo metodo può aiutarti ad aumentare la produttività e l'efficienza concentrandoti sulle attività più importanti e aiutandoti a identificare le attività meno critiche che puoi delegare o ritardare.

Ecco quattro fattori da considerare quando si sceglie tra i due.

1. Priorità

La definizione delle priorità durante la creazione di un elenco di cose da fare in genere comporta la scrittura di tutte le attività in ordine di importanza e l'elaborazione di esse in tale ordine. Questo metodo può essere efficace per compiti semplici o progetti con un breve lasso di tempo. Tuttavia, per progetti più complessi oa lungo termine, potrebbe non essere l'approccio più efficace.

La matrice di Eisenhower adotta un approccio diverso alla definizione delle priorità. Implica la categorizzazione delle attività in quattro diversi quadranti in base alla loro urgenza e importanza:

1. Compiti che sono entrambi urgente e importante, come un progetto con una scadenza ravvicinata.
2. Compiti che sono importante ma non urgente, come la pianificazione a lungo termine o lo sviluppo delle competenze.
3. Compiti che sono urgente ma non importante, come incarichi o riunioni che possono essere delegati o rinviati.
4. Compiti che sono né urgente né importante, come le attività a bassa priorità.

Classificando le attività in questo modo, la matrice di Eisenhower può aiutarti ad aumentare prima la concentrazione e l'attenzione sulle attività più importanti ed evitare di essere rallentato da attività meno critiche.

2. Urgenza vs. Importanza

Prima di classificare le tue attività, devi comprenderle e separarle in base alla loro urgenza e importanza. Analizza ogni attività che devi svolgere in base a chi deve svolgerla e quando deve essere eseguita. La domanda "chi" ti aiuterebbe a capire quanto sia importante. Se richiede la tua attenzione personale, consideralo di grande importanza.

La domanda su "quando" ti aiuterebbe a determinare quanto sia urgente l'attività, così puoi decidere quanto tempo hai prima della scadenza. Imparare a distinguere e separare compiti urgenti e importanti è un altro modo per aumentare la produttività facendo di più in meno tempo.

Mentre un elenco di cose da fare serve principalmente come promemoria per le attività, la matrice di Eisenhower fornisce un quadro per assegnare priorità alle attività in base alla loro urgenza e importanza. Ricorda che non include intrinsecamente parametri per decidere il "chi" e il "quando" dei compiti all'interno della matrice stessa. Tuttavia, può essere efficacemente utilizzato per prendere tali decisioni.

Ad esempio, valutando l'urgenza di un'attività, puoi determinare se richiede un'attenzione immediata o può essere programmata per un momento successivo. Allo stesso modo, considerando l'importanza di un compito, puoi decidere se deve essere gestito personalmente o delegato a qualcun altro.

Sebbene la matrice di Eisenhower non includa esplicitamente questi aspetti, offre una metodologia pratica per incorporarli nella gestione delle attività. Pertanto, il caso d'uso della matrice di Eisenhower può essere esteso oltre la semplice definizione delle priorità e l'aiuto in un secondo momento processo decisionale relativo alla delega e alla programmazione delle attività, aree in cui possono rientrare le tradizionali liste di cose da fare corto.

3. Flessibilità

Quando usi un elenco di cose da fare, hai costantemente la pressione di svolgere tutte le attività imminenti in un ordine specifico. Organizzazione di un elenco di cose da fare utilizzando elementi di azione significa anche aggiornarlo costantemente e riorganizzare i compiti in base al mutare dell'urgenza o dell'importanza.

Inoltre, quando hai una scadenza ravvicinata, non hai il tempo di analizzare i tuoi compiti in quel modo e potresti finire per lavorarci tutti in una volta, ignorando i vantaggi di un elenco di cose da fare.

Quando assegni la priorità alle attività per la produttività con Eisenhower Matrix, ti offre la flessibilità di scegliere in base alla loro importanza e urgenza. Quando hai la libertà di scegliere le cose che devono essere fatte con urgenza, ottieni la flessibilità di svolgere altri compiti non urgenti alle tue condizioni.

Classificando le tue attività in diversi quadrangoli di urgenza e importanza, puoi pianificare tutte le tue attività in anticipo. Ti aiuta anche ad allocare il tempo per tutte le tue attività, assicurando che nulla di importante sfugga alle fessure.

4. Impegno di tempo

Con un elenco di cose da fare, controlli le attività dall'elenco mentre le completi. Sebbene tu possa avere ancora altri compiti più importanti nella tua mente (che possono contribuire a una mancanza di concentrazione), l'attività su cui stai attualmente lavorando richiederà la tua piena attenzione.

Il sistema Eisenhower Matrix può aiutarti a concentrare il tuo tempo e la tua attenzione sui compiti che rientrano nel primo quadrilatero. Questo aiuta a definire le attività critiche e di valore aggiunto all'interno del tuo flusso di lavoro e a completarle in tempo, aiutandoti a farlo evitare errori di gestione del tempo anche.

Scegliere il giusto metodo di gestione del tempo

Prendiamo l'esempio del completamento di un progetto con una scadenza ravvicinata. In un elenco di cose da fare, le tue attività saranno organizzate in un semplice ordine cronologico. Tuttavia, con la matrice Eisenhower, i compiti più urgenti e importanti ricadrebbero nel primo quadrante, indicando la loro elevata urgenza e importanza.

Quindi, hai il secondo quadrante, dove potresti avere una pianificazione a lungo termine o lo sviluppo delle abilità. Questi compiti possono essere svolti gradualmente poiché richiedono più tempo. Anche se queste attività potrebbero non avere una scadenza immediata, sono fondamentali ed essenziali per avere successo a lungo termine.

I compiti che rientrano nel terzo quadrante possono essere delegati ai tuoi subordinati per garantire che vengano completati entro la scadenza. Ad esempio, potresti volere che alcuni documenti vengano consegnati al tuo cliente prima della fine della giornata. Puoi delegare l'incarico a un corriere, assicurandoti che l'incarico venga svolto in tempo senza il tuo coinvolgimento attivo.

I compiti che rientrano nel quarto quadrante possono essere sia delegati che ritardati poiché non è né una priorità né un compito importante. Ad esempio, l'acquisto di nuova cancelleria per ufficio. Mentre la tradizionale lista delle cose da fare ti ricorda solo tutte le tue attività, il sistema Eisenhower Matrix ti aiuta a concentrarti prima sulle attività importanti e urgenti.

Completa i tuoi compiti urgenti con la matrice di Eisenhower

Un elenco di cose da fare può aiutarti a risparmiare tempo su attività a breve termine che non si ripetono, come una lista di controllo o una lista della spesa. Tuttavia, il sistema Eisenhower Matrix ti aiuterà con attività che si ripetono o continuano per un periodo graduale.

Puoi scegliere e decidere cosa, quando e come eseguire le attività e assicurarti che le attività vengano eseguite in tempo senza indugio.