Come trasformare le e-mail in attività e commenti con ClickUp

Sei stanco di tenere il passo con la tua lista di cose da fare passando costantemente dalla tua casella di posta Gmail all'area di lavoro di ClickUp? Bene, ClickUp ha una soluzione per eliminare questa seccatura.

Puoi trasformare le tue e-mail in attività e commenti in ClickUp senza dover uscire da Gmail. Ti guideremo attraverso questo processo per trasformare il modo in cui lavori per aumentare la tua produttività complessiva.

Se desideri inoltrare un'e-mail alla sezione dei commenti di un'attività in Fare clic su, dovrai ottenere l'indirizzo email univoco dell'attività. Sì, hai sentito bene! Ogni attività che crei in ClickUp ha un indirizzo univoco. Per ottenere questo indirizzo, passa il mouse sopra l'attività a cui desideri inoltrare le email e fai clic su icona con i puntini di sospensione.

Selezionare dall'elenco a discesa Invia e-mail all'attività.

Dalla finestra a comparsa, fare clic su copia per copiare l'e-mail dell'attività negli appunti.

Ora apri Gmail e premi Ctrl+V nella barra degli indirizzi per incollare l'e-mail dell'attività. Noterai che il testo cambia immediatamente nel nome dell'attività ClickUp. Questo è molto utile se desideri inviare un'altra e-mail allo stesso indirizzo: digita semplicemente il nome dell'attività e selezionalo dalle opzioni a discesa.

Aggiungi una riga dell'oggetto e un corpo all'e-mail e premi il Inviare pulsante.

Dopo aver inviato l'e-mail, viene visualizzata nella sezione dei commenti dell'attività (come mostrato nell'immagine seguente). Nota come ClickUp identifica il mittente e visualizza l'oggetto e il corpo dell'e-mail. Include anche un file HTML del contenuto dell'e-mail, che puoi scaricare sul tuo computer.

Proprio come qualsiasi commento aggiunto a ClickUp, è possibile apportare una serie di modifiche all'e-mail inoltrata. Quando passi il mouse sopra il commento, puoi modificarlo, visualizzarlo in modalità a schermo intero o assegnarlo a un membro del team. I membri del tuo team possono anche interagire con il commento reagendo ad esso con un'emoji o lasciando una risposta diretta.

Facendo clic sull'icona con i puntini di sospensione del commento, si ottengono opzioni aggiuntive che consentono di:

• Copia l'URL del commento.
• Aggiungi il commento all'area della descrizione della tua attività.
• Imposta un promemoria per agire sul commento.
• Elimina il commento.

Crea nuove attività in ClickUp tramite e-mail

Analogamente alle attività in ClickUp, ogni elenco ha anche un indirizzo univoco. Ciò significa che puoi inoltrare le email come attività a quell'elenco. Per ottenere l'indirizzo di qualsiasi elenco, passa con il mouse sopra il nome dell'elenco nella barra di navigazione principale e fai clic su icona con i puntini di sospensione per aprire le impostazioni dell'elenco.

Dalle opzioni a discesa, selezionare E-mail alla lista.

Nella finestra a comparsa, fare clic su copia per copiare l'e-mail dell'elenco negli appunti.

Incolla l'e-mail nella barra degli indirizzi di Gmail, aggiungi una riga dell'oggetto e un corpo e premi Inviare. Questa volta, il tuo oggetto sarà il nome della tua attività in ClickUp e il corpo verrà aggiunto all'area della descrizione dell'attività. Tutti i file che aggiungi all'e-mail andranno nella sezione Allegati dell'attività (oltre al file HTML che ClickUp allega automaticamente).

Puoi impostare proprietà aggiuntive per la nuova attività aggiungendole alla riga dell'oggetto:

• Assegnatario: Assegna il nuovo compito a te stesso o a un membro del team (es. John Doe) utilizzando O.
• Scadenza: Imposta le date di scadenza specificando date esatte come o utilizzando un linguaggio naturale come, , O.
• Tag: Aggiungi tag alla tua attività utilizzando. Se il nome del tag specificato non esiste, verrà creato automaticamente.

Dopo aver inviato l'e-mail, viene visualizzata nell'elenco ClickUp specificato come mostrato nell'immagine sottostante.

Se lavori spesso con determinati elenchi nel tuo spazio di lavoro, prenditi un po' di tempo per salvare i loro indirizzi in Gmail, così sarà più facile accedervi rapidamente.

Come inoltrare automaticamente le email a ClickUp

Se ti ritrovi a inoltrare costantemente e-mail da un determinato mittente a ClickUp come attività o commento, l'impostazione dell'automazione ti farà risparmiare tempo prezioso. Non lasciarti intimidire dal termine "automazione": tutto ciò che devi fare è impostare un filtro di inoltro in Gmail.

Aggiungi un indirizzo email di inoltro a Gmail

Prima di poter iniziare a inoltrare le e-mail, è necessario aggiungere un indirizzo e-mail di inoltro (dell'attività o dell'elenco) a cui verranno inviate le e-mail. Per fare ciò, fare clic sul icona dell'ingranaggio nell'angolo in alto a destra di Gmail e seleziona Visualizza tutte le impostazioni.

Nella scheda Inoltro e POP/IMAP, fai clic su Aggiungi un indirizzo di inoltro pulsante.

Incolla l'attività ClickUp o l'indirizzo dell'elenco nel campo di testo. Assicurati di cancellare il testo extra e le parentesi angolari aggiunte all'inizio e alla fine dell'indirizzo, quindi fai clic Prossimo. Nei successivi due popup visualizzati, fare clic su Procedere Poi OK.

Quando apri l'area di lavoro ClickUp, il link di conferma appare come una nuova attività nell'elenco in cui inoltrerai le email.

Quando apri l'attività, fai clic sul link di conferma, che si troverà nell'area della descrizione. Nella finestra pop-up che appare, fai clic su Confermare per aggiungere finalmente l'indirizzo email a Gmail.

Imposta i filtri per inoltrare le email a ClickUp

Dopo aver aggiunto l'indirizzo email di inoltro, ora puoi farlo impostare un filtro per inviare e-mail a quell'indirizzo. Nell'immagine sottostante, il filtro controlla solo che il mittente di un'e-mail abbia un indirizzo specifico.

Quando un'e-mail soddisfa i criteri impostati, verrà archiviata e inoltrata all'indirizzo ClickUp selezionato.

Hai completato con successo la configurazione dell'automazione per inoltrare email specifiche a ClickUp. Se vuoi portarlo al livello successivo, puoi farlo impostare i filtri per l'inoltro delle email a Slack, e un altro filtro per l'inoltro di email a Outlook. Questa è una funzione molto utile per ripulire la tua casella di posta e mantenerla organizzata rimanendo in cima alla tua lista di cose da fare.

Metti in ordine le tue e-mail e rimani organizzato con ClickUp

Trasformare le tue e-mail in attività e commenti in ClickUp è un punto di svolta quando si tratta di gestire il tuo flusso di lavoro. In pochi clic, puoi trasformare il caos nella tua e-mail in una "cose ​​da fare" semplificata e organizzata, facile da monitorare e gestire. E questo è solo l'inizio: ci sono modi più creativi per imparare a utilizzare ClickUp di cui potresti non essere a conoscenza.