Ci sono due modi per dimenticare un compito. Il primo modo, non lo scrivi, ma alla fine ricordi esattamente nel momento sbagliato. L'altro, il compito ti lascia completamente fino a quando qualcuno non ti ritiene responsabile. Nessuna delle due situazioni è divertente.
Ecco perché abbinare la tua lista di cose da fare a un backlog è l'ideale. È anche utile tenerlo in un luogo accessibile, come Fogli Google. Quindi, come si crea un backlog e lo si utilizza insieme a un elenco di cose da fare in Fogli Google? Continuate a leggere per scoprirlo.
Che cos'è un arretrato e perché dovresti usarne uno?
Se tieni semplicemente tutto ciò che devi fare in un elenco in esecuzione, non ti sentirai mai come se stessi facendo qualcosa. Utilizzando un arretrato, puoi parcheggiare tutte le tue cose da fare che non sono una priorità attuale altrove e concentrarti completamente sulla tua lista quotidiana. Sebbene le attività arretrate siano ancora importanti, per ora sono solo in attesa finché non sei pronto ad affrontarle.
Ad esempio, hai già un elenco di cose su cui stai lavorando e un collega ti chiede di correggere le bozze della sua presentazione. Lo metteresti nel tuo backlog in modo da non dimenticare la richiesta del tuo collega, ed è lì per ricordartelo quando scrivi il tuo prossimo elenco.
Mantenere un arretrato è l'ideale perché impedisce alle attività di cadere tra le fessure. Ti aiuta anche a rimanere concentrato sulla tua lista attuale piuttosto che tuffarti in nuovi progetti o richieste man mano che si presentano. Mentre lo scrivi, riconosci che ci tornerai più tardi, quindi non c'è bisogno di preoccuparsene ora.
Creazione di un elenco di cose da fare con il monitoraggio degli arretrati in Fogli Google
Puoi crea un semplice elenco di cose da fare in Fogli Google seguendo questi passaggi:
- Aggiungi un titolo alla cella B: 1 del tuo foglio e dai un po' di colore alla riga superiore.
- Evidenzia da 1 a 10 celle nella prima colonna del foglio facendo clic sulla relativa intestazione, indipendentemente dalle attività su cui di solito lavori ogni giorno.
- Vai a Inserire nel menu in alto.
- Selezionare Casella di controllo.
Ora avrai una semplice lista di controllo.
Successivamente, fai clic sul segno più (+) nell'angolo in basso a sinistra per creare una nuova scheda e assegnarle un nome Arretrato— e quello con la tua lista attuale Fare se non l'hai ancora fatto. Nella scheda Backlog, aggiungi un titolo e un colore alla riga superiore.
Se non sei un fan di mantenere tutte le tue attività in un posto generale, puoi mantenere gli elementi specifici di un progetto o addirittura separarli aggiungendo titoli a più colonne. Alcuni esempi potrebbero essere un arretrato domestico, un arretrato di lavoro, un arretrato di ristrutturazioni, un arretrato creativo, ecc.
Un'altra opzione è tenere schede o documenti separati per il lavoro, la scuola o la casa. In realtà, è ciò che funziona meglio per te, ma vuoi assicurarti che i tuoi elenchi siano accessibili e che li usi quotidianamente. Per alcuni, mantenerne uno potrebbe essere l'approccio ideale.
Una volta impostata la riga superiore, è il momento di fare un inventario di tutto ciò che devi fare. Evita di pensarci troppo. Aggiungilo all'elenco se è significativo e non qualcosa che viene naturale, come un'abitudine quotidiana. Prenditi un momento dopo per rivedere gli elementi della tua lista.
Controlla eventuali attività che potresti essere in grado di lasciar andare. Ad esempio, vuoi imparare a dipingere, ma il processo ora sembra un lavoro ingrato. Elimina quella lezione dal tuo backlog o, se vuoi davvero farlo qualche volta, creane una terza Rivisitare scheda e spostali lì per ora. Lì, non può tormentarti mentre lavori su altre cose.
Come spostare le attività dal tuo arretrato in Fogli Google
Quando scrivi la tua lista quotidiana di cose da fare, inizia riportando tutte le attività non finite. Quindi controlla il tuo arretrato per gli elementi a cui vuoi dare la priorità quel giorno.
Per spostarli da un foglio all'altro, taglia la cella e incollala nella tua lista giornaliera. Tagliarlo invece di copiarlo lo eliminerà dal tuo backlog. Vedrai che la cella ora è vuota, quindi puoi fare clic con il pulsante destro del mouse per eliminarla o riempirla con qualcosa di nuovo.
Per aiutare a dare la priorità agli elementi nel tuo arretrato, puoi creare un sistema di classificazione per valutare la difficoltà, la lunghezza o l'importanza del tuo compito. Ad esempio, puoi utilizzare i numeri 1-3 in un'altra colonna accanto a un'attività per darti una stima di quanto sia gravoso un articolo nel tuo arretrato. In questo modo, eviti di assegnarti troppi compiti impegnativi contemporaneamente.
Per aggiungere un codice colore al tuo sistema di classificazione, potresti utilizzo Formattazione condizionale, trovato sotto il Formato menù. Con la colonna della classifica selezionata, scegli Il testo contiene Sotto Formatta le celle se..., aggiungi il numero al campo e seleziona un colore di sfondo corrispondente.
Suggerimenti per mantenere un arretrato in Fogli Google
- Evita di aggiungere abitudini quotidiane alla tua lista di cose da fare e al tuo arretrato. Li ingombrerà solo e aggiungerà ulteriori passaggi al processo.
- Aggiungi attività non appena ti vengono in mente o le conosci.
- Suddividi compiti o progetti più grandi in azioni più piccole per renderli meno impegnativi.
- Controlla spesso la presenza di elementi irrilevanti o obsoleti per evitare che il tuo arretrato si ingombri.
- Assicurati di bilanciare il tuo carico di lavoro mentre sposti gli elementi. Evita di riempire la giornata con compiti impegnativi e lunghi. Scegli anche quelli veloci per mantenere lo slancio.
- Se devi ridefinire le priorità del tuo elenco giornaliero, riporta le attività incomplete nel tuo backlog.
- Se un articolo rimane attivo o continua a tornare nel tuo arretrato, potrebbe essere un segno che non è una priorità, oppure devi metterlo in cima alla tua lista e toglierlo di mezzo.
- Per archiviare le attività che hai completato, creane una nuova Archivio scheda, aggiungi l'intervallo di date della settimana nella parte superiore della colonna e taglia e incolla qui le attività contrassegnate prima di creare il nuovo elenco. Altrimenti, eliminali.
- Condividi il carico di lavoro con qualcun altro creando un backlog del team. In questo modo, puoi affrontare le attività insieme evitando sovrapposizioni. Inoltre, non avrai bisogno di dire loro cosa deve fare e viceversa.
Impedisci alle attività di cadere tra le fessure con un arretrato in Fogli Google
Se hai spesso bisogno di promemoria per le attività o le dimentichi completamente, un arretrato ti aiuterà a tenerle sotto controllo. Ti aiuterà anche a dare la priorità alla tua lista di cose da fare quotidiane e a decidere quando scaricare le attività meno significative. Grazie a Fogli Google, iniziare è un gioco da ragazzi e puoi accedervi da più dispositivi.
