L'analisi dei dati può aiutarti a migliorare i tuoi processi con metodi di reporting efficienti. Ma a volte, hai bisogno di qualcosa di più dei semplici numeri in un foglio di calcolo per esprimere il tuo punto di vista. Quindi, perché non utilizzare strumenti di visualizzazione dei dati come dashboard interattivi?
Possono aiutare a segnalare le campagne, aumentare le conversioni, l'analisi e altro ancora. In questo articolo, illustreremo come creare un dashboard interattivo con un esempio e forniremo anche suggerimenti per la progettazione di bellissimi dashboard in Excel.
1. Organizza i tuoi dati di origine e crea un layout
Una dashboard ben progettata è un potente strumento di reporting che può aiutarti a visualizzare e comunicare i tuoi dati. Il primo passaggio consiste nel garantire che i dati siano privi di errori e organizzati correttamente in righe e colonne con intestazioni appropriate.
Puoi utilizzare i dashboard in qualsiasi settore, ma sono particolarmente utili nella finanza, nelle vendite e nel marketing.
Quando si progetta una dashboard, è necessario ricordare che dovrebbe essere facile da navigare per gli utenti finali. Il passo successivo è decidere il tipo di layout in base alle informazioni che devono essere visualizzate.
Per il nostro esempio, creiamo una dashboard che mostri le seguenti informazioni su un foglio:
- Celle A3 - T5: stato del progetto
- Celle A7-T16: panoramica e dati finanziari del progetto.
- Celle A15- U25: Avanzamento del progetto e mappa termica.
Crea un nuovo foglio di lavoro Excel con l'etichetta "Dashboard". Qui è dove costruirai la tua dashboard aggiungendo elementi. Anche l'utilizzo di stili di testo e caratteri che si allineano con la tua voce, il tono e la personalità del tuo marchio è una buona idea.
2. Costruisci tabelle pivot per organizzare i tuoi dati
UN la tabella pivot semplifica l'organizzazione dei dati in Excel in gruppi. Puoi utilizzare lo strumento per contare, sommare, moltiplicare i valori ed eseguire più azioni in questi gruppi.
Per dimostrare come funzionano effettivamente questi dashboard interattivi, creeremo un dashboard interattivo "Progetti freelance" come esempio.
Dovrai organizzare i tuoi dati in un formato tabulare. Per fare ciò, usa la scorciatoia da tastiera Ctrl+T e selezionare i dati. A tale scopo, i nostri dati di origine avranno un aspetto simile a questo:
- Una volta terminato, apri un nuovo foglio di lavoro ed etichettalo come Tabella pivot.
- All'interno del foglio di lavoro, creeremo una tabella pivot andando al file Inserire opzione sulla barra multifunzione. Seleziona l'intervallo di dati per la tua tabella.
- Ora è il momento di scegliere i campi per la tua tabella pivot.
- Seguendo il nostro esempio sopra, seleziona i campi:Attività, nome del manager, date di inizio e fine del progetto, durata, giorni al completamento, Progresso, eccetera. per le etichette di riga.
- Per le etichette delle colonne, assegna valori preventivati ed effettivi
- Una volta che i dati vengono visualizzati nel foglio di lavoro, disponi gli stessi in un formato tabulare. Per fare ciò, vai alla sezione layout in Progettazione > Layout rapporto, e seleziona Mostra in forma tabellare dalle opzioni a discesa.
- Separare i dati facendo clic con il pulsante destro del mouse sui campi dati. Dovrai anche disattivare i totali parziali. Per farlo, vai al Scheda Progettazione > Totali parziali > Non mostrare totali parziali. Ora, la tua tabella pivot sarebbe simile a questa:
- Per scegliere un colore per la tabella pivot, vai al file Scheda Progettazione > Stili tabella pivot.
- Disattiva le intestazioni comprimibili andando a Tabella pivot Analizza > Mostra (angolo all'estrema destra). Spegni il +/- Pulsanti.
- Per organizzare ulteriormente i tuoi dati, vai a Design > Layout report > Ripeti tutte le etichette degli elementi.
3. Applicare formule appropriate
È fondamentale assicurarsi di utilizzare le formule corrette, altrimenti i dati saranno imprecisi e fuorvianti.
Per il nostro esempio, iniziamo contando il numero di progetti in diverse categorie: avviati, lavori in corso o completati. Per fare questo, dovremo usare il CONTA.SE E CONTA.SE funzioni.
- Crea un nuovo "Calcoli" foglio di lavoro per lavorare con formule e grafici durante la creazione del dashboard.
- Immettere lo stato dei progetti ("Lavori in corso", "Progetti attivi rimanenti", "Completati entro la data di scadenza" e "Completati") in righe consecutive, come mostrato di seguito.
- Quindi, seleziona il Progresso (%) colonna nella tabella pivot. Il numero totale di attività risulta essere 32.
- Utilizzando la funzione COUNTIF(S) (s), è possibile calcolare il numero di progetti classificati nelle sottovoci come segue.
- A seconda della natura dei progetti per i quali stai utilizzando i filtri, assicurati di includere le colonne di dati appropriate nel foglio di lavoro della tabella pivot: per i progetti attivi, ha senso utilizzare il Progresso colonna, mentre per i progetti annullati, utilizzare la colonna Annullato.
4. Usa elementi visivi, diagrammi e grafici
Con l'aiuto delle formule appropriate e della formattazione visiva, puoi creare diagrammi o grafici significativi che ti aiutano a comprendere meglio i tuoi dati. In questo esempio, proviamo ad aggiungere un grafico per i progetti completati; seguire i passaggi elencati di seguito:
- Nel tuo foglio Calcoli, guarda la cella B7 come mostrato sopra.
- Per tracciare il tuo grafico, inizia selezionando le celle D7 ed E7.
- Avanti, vai a Inserisci > Tutti i grafici > Grafico a raggiera o ad anello.
- Una volta visualizzato il grafico, fare clic su più (+) simbolo sulla destra per accedere alle opzioni di formattazione. Scegliere Elementi del grafico come desideri.
- Fare clic su diverse parti del grafico per visualizzare le opzioni di formattazione come Formatta le serie di dati, l'area del tracciato, ecc. Usando questi; puoi facilmente personalizzare i colori, i titoli, i bordi e altri attributi per il tuo grafico.
- Fatto ciò, puoi copiare e incollare il grafico nella parte superiore della dashboard e allinearlo di conseguenza.
Per le altre righe selezionare i dati desiderati nel file Calcoli foglio e ripeti il processo sopra per qualsiasi altro diagramma o grafico che desideri includere.
5. Aggiungi impostazioni e schede interattive
Puoi facilmente aggiungere elementi come mappe di calore, icone, affettatrici e barre di scorrimento alla tua dashboard per renderla più interessante, informativa e coinvolgente per il tuo pubblico. Diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni di loro.
Inserisci affettatrici per l'interattività
I filtri dei dati sono schede brevi che ti consentono di filtrare i dati sulla tua dashboard in tempo reale. Ecco come aggiungerli alla dashboard:
- Seleziona le celle che contengono i tuoi dati.
- Naviga verso il Scheda Inserisci > Filtri > Filtro dei dati.
- Scegli il tipo di affettatrice che desideri dal menu a discesa, quindi fai clic su OK.
- Per allinearli orizzontalmente, fare clic su Sezione pulsanti in una scheda Slicer separata. Puoi anche lasciarli così come sono, a seconda di come vuoi che appaia la tua dashboard.
Per la nostra dashboard, aggiungeremo affettatrici per le intestazioni—Manager E Progetti. Ecco come fare:
- Seleziona i dati nel tuo Calcoli foglio e selezionare queste opzioni dal menu a discesa.
- Successivamente, dovrai collegare gli slicer alle tue tabelle pivot. Per fare ciò, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'affettatrice e fare clic Segnala connessioni.
- Nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona tutte le tabelle pivot e i grafici pivot e fai clic su OK.
Le barre di scorrimento ti consentono di visualizzare i dati aggiornati, il che è utile se stai guardando qualcosa che sta cambiando nel tempo.
- Per aggiungere una barra di scorrimento, vai a Sviluppatore scheda. Tieni presente che questa opzione non è abilitata per impostazione predefinita.
- Per attivare la scheda Sviluppatore, vai a File > Opzioni > Personalizza barra multifunzione.
- Sotto il Principale scheda, controllare il Sviluppatore scatola.
- Per inserire la barra di scorrimento, vai a Scheda Sviluppatore > Inserisci > Controlli modulo. Passa il mouse sopra le opzioni e seleziona il Barra di scorrimento.
- Trascinalo e posizionalo nella riga o colonna di tua scelta nella tua Dashboard
Aggiungi una scheda Panoramica rapida (progetto).
Per ottenere una rapida visualizzazione dei dettagli del progetto, puoi importare i dati dalla tabella pivot nella tua dashboard. Useremo la funzione INDICE, come mostrato di seguito. Il nostro array di dati è costituito dalle celle da B8 a K40 nella scheda Tabella pivot.
Per visualizzare i dati dalla nostra tabella pivot, inseriremo la funzione:
=INDICE('Tabelle pivot'!$B$8:$K$40,'Tabelle pivot'!$B$6 + RIGHE(Dashboard!$A$13:F17)-1,COLONNE(Dashboard!$A$13:F17))
Ora, la nostra dashboard è simile a questa:
Applicare la formattazione condizionale
Ora che abbiamo creato una rapida scheda di panoramica del progetto, potresti voler evidenziare le percentuali di aggiornamento del progetto. Puoi facilmente utilizzare la formattazione condizionale per applicare le scale di colore o barre dei dati per farlo. Ciò ti consentirà di vedere a colpo d'occhio quali progetti sono stati completati e quali richiedono più lavoro.
Qui, abbiamo utilizzato una scala a tre colori per evidenziare l'avanzamento dei singoli progetti, come mostrato di seguito:
Aggiungi mappe di calore per visualizzare i valori tra le date
Le mappe di calore sono strumenti di visualizzazione che possono essere utili per evidenziare modelli all'interno dei dati. Ad esempio, puoi utilizzare una mappa termica per mostrare il numero di volte in cui i visitatori hanno fatto clic su diverse parti della tua pagina web.
Innanzitutto, dovrai creare una tabella con i dati che desideri vedere mappati. Nel nostro esempio, abbiamo calcolato il conteggio dei progetti tra due date utilizzando la funzione CONTA.PIÙ.SE, come mostrato di seguito.
Puoi utilizzare la formattazione condizionale per applicare regole a diverse parti della tabella. La dashboard completata sarebbe simile a questa:
Dashboard Excel interattivi: analizza e comunica le metriche chiave
I dashboard di Excel sono un ottimo modo per visualizzare i dati e speriamo che questa guida possa aiutarti a crearne uno specifico per le tue esigenze. Interattivi e dinamici, questi utili strumenti possono aiutare i responsabili delle decisioni in un'analisi rapida e semplice dei dati rilevanti.
Con solo un pizzico o due di creatività, i fogli di calcolo Excel possono andare ben oltre la norma e puoi creare qualcosa di veramente accattivante e presentabile.
