Come utilizzare ChatGPT per scrivere email difficili al lavoro

Le email difficili sono inevitabili a un certo punto della tua carriera. Che si tratti di dire di no ad accettare altri progetti o di chiedere una pausa, può essere fonte di ansia scrivere l'e-mail e poi trovare il coraggio di premere invio.

ChatGPT è noto per aiutare le persone a scrivere lettere di accompagnamento e curriculum, quindi potresti chiederti se può aiutarti anche a scrivere email difficili. Se fornisci all'intelligenza artificiale informazioni adeguate, puoi ottenere contenuti da utilizzare come base per la tua e-mail. ChatGPT può aiutarti a concentrarti sul messaggio senza nessuna delle emozioni che stai provando.

Passaggio 1: apri ChatGPT

Sei pronto per iniziare se hai già un account con ChatGPT. Se non conosci ChatGPT, puoi creare un account utilizzando la tua email o il tuo account Google. Se stai registrando un nuovo account, dovresti avere il tuo telefono cellulare nelle vicinanze, poiché la piattaforma ti invierà un codice di conferma per iniziare.

Passaggio 2: presenta te stesso e il tuo ruolo nell'organizzazione

Prima di chiedere a ChatGPT di scrivere e-mail relative al lavoro, dovresti presentare te stesso, il tuo lavoro e le tue responsabilità alla piattaforma. ChatGPT utilizzerà le informazioni fornite per creare le e-mail che offre.

Quando invii la tua introduzione, la piattaforma risponderà, comunicandoti le informazioni vitali che ha ottenuto dalla tua introduzione. Se è la prima volta che lavori con la piattaforma, apprezzerai il feedback positivo che ti dà quando ti presenti.

Ecco un esempio di introduzione:

Ecco la risposta di ChatGPT:

Passaggio 3: chiedi a ChatGPT di scrivere l'e-mail che desideri

Una volta che hai comunicato a ChatGPT il tuo lavoro e per chi lavori, è pronto a creare le email impegnative per le quali hai bisogno di aiuto per scrivere. Sarai piacevolmente sorpreso dalla velocità con cui l'IA crea e-mail con cui puoi lavorare.

E-mail di dimissioni

Sia che tu sia entusiasta della fase successiva della tua carriera o che tu stia smettendo perché sei stufo delle circostanze attuali, scrivere un'e-mail di dimissioni può essere difficile. Non vuoi bruciare nessun ponte, quindi vuoi andartene positivamente.

Non dimenticare che potresti aver bisogno di referenze in futuro e vuoi essere sicuro quando fornisci i nomi delle persone con cui hai lavorato. La tua lettera di dimissioni non è il momento di sfogarti sulla gestione, sulle politiche di ferie o di lamentarti dei tuoi colleghi; si tratta di dare un preavviso al tuo datore di lavoro.

Sopra, vedrai una lettera di dimissioni generata da ChatGPT che dice addio e fa sapere al management che collaborerai con loro per rendere la transizione il più agevole possibile. Vuoi dimetterti dal tuo lavoro? Ecco alcune considerazioni finanziarie per prepararsi.

Invia un'e-mail per far sapere al tuo supervisore che non rispetterai la scadenza

Se hai difficoltà a rispettare una scadenza, è meglio informare il tuo supervisore o manager il prima possibile. Quando la direzione è consapevole che non sei in grado di rispettare la scadenza, potrebbe essere in grado di apportare modifiche che ti consentano di rispettare la scadenza.

Quando altre persone o il passaggio successivo dipendono dal rispetto della scadenza, tutto può interrompersi fino al completamento dell'attività. Far sapere alle persone che si affidano a te che non rispetterai la scadenza prima piuttosto che dopo può aiutarti a preservare i rapporti con la direzione e il tuo team.

Email per richiedere un congedo di emergenza

Ti senti già stressato per la situazione che ha causato la necessità della richiesta di ferie e concentrarti sulla scrittura di un'e-mail è l'ultima cosa che hai in mente. Per far fronte alla tua emergenza, devi scrivere un'e-mail al tuo manager o supervisore richiedendo il congedo.

Anche se hai già discusso del congedo con il tuo manager, potresti dover inviare loro qualcosa per iscritto. Sii realistico su quanto tempo hai bisogno e stabilisci aspettative ragionevoli per il tuo datore di lavoro su quando prevedi di tornare al lavoro.

Poiché è probabile che si tratti di una richiesta dell'ultimo minuto, potresti voler indicare come puoi essere raggiunto se prevedi di essere fuori città. Puoi anche assicurare al tuo manager o supervisore che controllerai regolarmente le tue e-mail e i messaggi vocali per rimanere al di sopra delle tue responsabilità.

Email per dire "No" a un progetto

Mentre potresti voler rispondere a una richiesta di accettare un altro progetto con un “Ma stai scherzando?”, potrebbe essere meglio se rispondi con tatto. Dovresti inviare l'e-mail rapidamente, soprattutto se tendi a dire di sì a tutto.

Se aspetti troppo a inviare l'e-mail, potresti trovare motivi che ti convincono a dire di sì, anche quando il tuo intuito ti dice che non è una buona idea e hai già molto da fare. Devi assicurarti che l'e-mail non venga visualizzata come se semplicemente non volessi fare il lavoro.

Modifica l'e-mail generata da ChatGPT per allinearla alle politiche dell'organizzazione e adattarla alla persona che ha effettuato la richiesta. Un'e-mail al tuo supervisore sarà più formale di un'e-mail a un collega. Se hai bisogno di lavorare su questo, potresti essere interessato a imparare come dire "no" al lavoro educatamente.

Email per ottenere chiarezza sulle priorità organizzative

A volte possiamo essere sopraffatti dai nostri doveri e non sapere da dove cominciare. Invece di cercare di capirlo in modo indipendente, la cosa più produttiva che puoi fare è chiedere al tuo manager o supervisore su cosa vogliono che ti concentri.

Chiedere aiuto può essere spaventoso, dal momento che non vogliamo dare l'impressione di non sapere cosa stiamo facendo. È meglio chiedere alla leadership che assumere. Potresti pensare che qualcosa dovrebbe essere una priorità, ma potrebbe non essere ciò che è fondamentale per l'organizzazione.

Invece di perdere tempo su un progetto che non è una priorità per l'organizzazione, è meglio cercare conferme. Se hai bisogno di aiuto per stabilire le priorità, potresti essere interessato le migliori app che puoi utilizzare per dare priorità alle attività sul lavoro.

Passaggio 4: rivedere e modificare le e-mail create da ChatGPT

Una volta che ChatGPT crea un'e-mail utilizzando il tuo prompt, dovresti rivederla e apportare le modifiche necessarie. Alcune delle cose menzionate nella bozza potrebbero non essere applicabili a te e l'IA potrebbe perdere informazioni critiche che desideri includere.

Passaggio 5: inviare l'e-mail

Questa è probabilmente la parte più impegnativa della scrittura di un'e-mail difficile. Smettila di preoccuparti della reazione e inviala! Prima di premere invio, potresti voler imparare il errori che rendono un'e-mail aziendale poco professionale.

Le email difficili devono essere inviate

L'invio di e-mail di natura negativa può essere impegnativo, ma devono essere fatti. Evitare argomenti complessi può causare più problemi di quanti ne crei affrontarli. Anche se la stesura di un'e-mail difficile può indurre ansia, ti sentirai meglio una volta premuto Invia.

Il tuo manager o supervisore potrebbe non essere soddisfatto del messaggio, ma apprezzeranno che tu dica loro cosa sta succedendo con sufficiente preavviso. Affrontare il conflitto potrebbe non essere la tua cosa preferita da fare, ma è importante gestirlo in modo efficace. La gestione dei conflitti è un'abilità essenziale da apprendere professionalmente e personalmente.