Come utilizzare Notion per il lavoro ibrido: la guida definitiva

Il lavoro ibrido è diventato più popolare con l'aumento della penetrazione di Internet in tutto il mondo. E dopo circa due anni di lavoro da casa durante la pandemia di COVID-19, molti datori di lavoro hanno adottato accordi che consentono ai dipendenti di lavorare fuori dall'ufficio almeno per una parte del tempo.

Nonostante i vantaggi associati al lavoro ibrido, puoi sopportare un calo della produttività se non disponi dei sistemi giusti. Fortunatamente, app come Notion hanno reso più facile che mai collaborare con il tuo team quando non sei tutti in ufficio contemporaneamente.

In questo articolo imparerai di più su come utilizzare Notion per il lavoro ibrido. Forniremo anche istruzioni dettagliate per aiutarti a implementare questi suggerimenti più velocemente.

1. Aggiunta di utenti alle aree di lavoro

Quando lavorare in un ambiente ibrido

, semplificare la collaborazione tra i membri del team dovrebbe essere la tua massima priorità. In Notion, farlo è abbastanza semplice; anche se hai solo un piano gratuito, puoi comunque aggiungere altri utenti ai tuoi spazi di lavoro.

Il numero di utenti che puoi aggiungere al tuo spazio di lavoro dipenderà dall'abbonamento che hai. Se utilizzi un piano gratuito, puoi aggiungere fino a 10 persone; questo dovrebbe essere più che sufficiente se lavori come agenzia o altro tipo di piccola impresa.

Avrai un limite molto più alto se ottieni una versione a pagamento di Notion. La versione Plus ti consente di aggiungere fino a 100 persone a un'area di lavoro e tale numero aumenta a 250 con il piano Business. Se hai Notion Enterprise, puoi discutere i tuoi limiti con il team di vendita di Notion.

Indipendentemente dal piano utilizzato, il processo per aggiungere utenti agli spazi di lavoro di Notion è lo stesso.

1. Vai a Impostazioni e membri > Membri. Quando sei lì, vedrai un pulsante blu chiamato Aggiungi membri.
2. Inserisci l'indirizzo e-mail della persona che desideri invitare nel tuo spazio di lavoro di Notion. Se hai Notion Plus o superiore, puoi anche espandere il menu a discesa per determinare se l'invitato è un proprietario o un membro dell'area di lavoro.
3. Quando sei pronto per aggiungere un utente al tuo spazio di lavoro, seleziona Invitare.

Puoi anche invitare persone andando al Membri scheda e copiando un collegamento da inviare a tutti.

2. Classificazione di diversi progetti

Quando si utilizza Notion per il lavoro ibrido, mantenere i propri progetti organizzati è una buona idea. Puoi classificare le tue attività in un paio di modi. Ti mostreremo due opzioni per farlo di seguito.

Creazione di aree di lavoro aggiuntive

Notion ti consente di avere fino a 10 aree di lavoro se hai un piano gratuito. Come quando aggiungi utenti a questi spazi, i tuoi limiti sono più alti se acquisti un abbonamento a pagamento. In ogni caso, seguirai lo stesso processo per la creazione di nuovi spazi di lavoro nell'app.

1. Nella parte superiore della barra degli strumenti a sinistra, fai clic sull'area di lavoro corrente. Quando viene visualizzato il menu a discesa, selezionare l'icona con tre puntini. 2. Dopo aver selezionato l'icona sopra menzionata, vedrai un'opzione chiamata Unisciti o crea un'area di lavoro. Clicca su questo. 3. Notion ti chiederà per cosa vuoi utilizzare il tuo spazio di lavoro. Scegli quello che si adatta meglio alle tue esigenze e seleziona Continua. In questo caso, selezioneremo Per la mia squadra mentre stiamo discutendo di lavoro ibrido. 4. Dovrai quindi nominare il tuo spazio di lavoro. Dopo averlo fatto, premi il Continua pulsante di nuovo. 5. Notion ti darà quindi l'opportunità di condividere il tuo nuovo spazio di lavoro con gli altri. Inserisci i loro indirizzi email o copia il link se vuoi farlo. Dopo aver personalizzato tutto, seleziona Portami a Notione sarai in grado di utilizzare il tuo nuovo spazio di lavoro.

Creare pagine all'interno di pagine

Un altro modo per classificare i tuoi progetti è creare pagine all'interno di pagine. Per creare una nuova pagina master in Notion, seleziona il file + pulsante nella barra degli strumenti a sinistra.

In quella pagina, puoi creare un'altra pagina toccando / e selezionando Pagina. Dopo averlo fatto, puoi personalizzare tutto ciò che ritieni necessario.

3. Tenere traccia delle attività importanti

Software per la gestione dei progetti è un modo eccellente per far crescere la tua attività e vorrai utilizzare questo tipo di soluzioni anche se sei un dipendente o un libero professionista. Quando utilizzi Notion per il lavoro ibrido, hai numerose opzioni per tenere traccia delle attività importanti.

Notion ha diversi modelli che puoi utilizzare per seguire più da vicino i tuoi progetti. Troverai diagrammi di Gantt, pagine di gestione di attività e progetti e molte altre opzioni. Molti di questi sono gratuiti e puoi facilmente duplicare i tuoi modelli preferiti nell'area di lavoro di Notion. Per fare questo:

1. Vai a notion.so/templates e scegli un modello da utilizzare per te e il tuo team.
2. Sotto Informazioni duplicate, seleziona l'area di lavoro in cui desideri utilizzarla e fai clic su di essa Modello duplicato. Sarai quindi in grado di personalizzare immediatamente tutto per le tue esigenze.

4. Fornire riepiloghi per le riunioni

Se non lavori nello stesso posto dei membri del tuo team, sapere fino a che punto sono progrediti gli altri sui progetti su cui stai lavorando insieme può diventare una sfida. Mentre dovresti cercare di limitare il numero di riunioni che hai, il check-in occasionale è una buona idea.

Durante la tua riunione, vale la pena designare qualcuno per prendere appunti. Puoi farlo quando configurare Google Calendar per il lavoro ibrido anche se vuoi aggiungere quell'app al tuo sistema di produttività.

Al termine della riunione, è possibile creare facilmente riepiloghi delle riunioni utilizzando Nozione AI. Per fare ciò, premi la barra spaziatrice e seleziona Riassumere quando appare Notion AI. Lo strumento lavorerà quindi per fornire un breve riepilogo della tua pagina.

5. Rendere le tue pagine più importanti più accessibili

Notion ti consente di rendere più accessibili le tue pagine più importanti trascinando e rilasciando il loro ordine nella barra degli strumenti a sinistra. Tuttavia, non è l'unica cosa a cui sei limitato. Puoi anche aggiungere pagine ai tuoi preferiti. Per fare quest'ultimo:

1. Clicca il icona di tre puntini quando passi con il mouse su una delle tue pagine.
2. Clicca su Aggiungi ai preferitie vedrai la tua pagina nella parte superiore dello schermo.

6. Creazione di calendari di contenuti e social media

Se fai parte di un team di marketing, mantenere aggiornati i tuoi contenuti e i calendari dei social media è fondamentale quando lavori su un accordo ibrido. La nozione rende facile farlo; puoi creare il tuo calendario creando una tabella e selezionando Nuova banca dati.

Notion ha anche diversi modelli per la creazione di social media e calendari dei contenuti. Quando crei una nuova pagina, fai clic su Aggiungi nuovo > Modelli invece e scegli qualcosa che funzioni per te.

Rendi il tuo modello di lavoro ibrido più efficiente con Notion

Il lavoro ibrido presenta diversi vantaggi se metti in atto i sistemi corretti, ma è importante che tu li abbia ordinati prima di passare a un tale accordo. Notion è uno strumento utile per gestire il flusso di lavoro del tuo team e garantire che tutti continuino a lavorare verso i tuoi obiettivi comuni.

Puoi utilizzare diversi modelli per aiutarti a tenere traccia dei tuoi contenuti e delle pianificazioni dei social media, oltre a ottenere una panoramica dei progetti di tutti. Inoltre, puoi utilizzare Notion per fornire riepiloghi delle riunioni e molto altro.