Per secoli, aziende e aziende di tutto il mondo hanno utilizzato Excel come strumento di gestione dell'inventario. Ma poiché vengono introdotti molti software di gestione dell'inventario dedicati, la fattibilità di Excel per questa attività viene messa in dubbio.
Anche se Excel è un programma molto utile, è sufficiente per la gestione dell'inventario? Per rispondere a questa domanda, confrontiamo la gestione dell'inventario di Excel con il software di gestione dell'inventario.
Perché molte aziende utilizzano Excel per la gestione dell'inventario
Excel è fondamentalmente un programma di fogli di calcolo che utilizza griglie di celle per consolidare, organizzare e calcolare rapidamente i dati. Tuttavia, va oltre l'aritmetica di base:Excel ha modelli e funzionalità per la gestione dei progetti, contabilità, previsioni e altri compiti professionali. Ecco perché è anche l'app di gestione dell'inventario di molte aziende.
Excel ha una bassa barriera all'ingresso perché è economico. Devi solo acquistare una licenza per Microsoft Office e sei a posto. Questo è il motivo per cui tutti, dalle startup alle aziende, lo usano.
Inoltre, Excel è molto versatile. Puoi personalizzarlo in base alle tue esigenze uniche e aggiungere macro, formule e modelli. Con Excel, non sei limitato solo a numeri noiosi. Puoi creare potenti grafici e diagrammi in Excel per presentare visivamente e analizzare i dati a colpo d'occhio.
6 svantaggi della gestione dell'inventario in Excel
Non c'è dubbio che Excel offre funzionalità straordinarie che le startup e le piccole imprese utilizzano per gestire i propri inventari. Tuttavia, man mano che le aziende crescono, sorgono problemi a causa dei limiti di Excel come strumento di gestione dell'inventario. Ecco alcuni dei suoi limiti.
1. Processo che richiede tempo e mancanza di automazione
Le aziende più grandi gestiscono inventari più estesi, che devono essere documentati manualmente in Excel. Dall'inserimento e aggiornamento dei dati all'organizzazione e alla revisione, la gestione dell'inventario di Excel costa a un'azienda molto tempo e lavoro manuale.
In un mondo ideale, vorresti che Excel ti chiedesse dopo che le tue scorte scendono a un certo livello in modo da poter riordinare. Sfortunatamente, non è così a causa della mancanza di automazione in Excel.
2. Maggiore possibilità di errori umani
Un altro problema con l'inserimento manuale dei dati è la possibilità di errori umani. Sebbene tali errori siano spesso evitabili su scala ridotta, gli errori umani sono quasi inevitabili quando si ha a che fare con un massiccio afflusso di dati da più fonti.
Ad esempio, una formula errata può influire su più celle, se non sull'intero foglio di calcolo, generando rapporti errati. Apparentemente innocui, tali errori possono spesso generare risultati errati che costano a un'azienda milioni di dollari.
Trovare e correggere questi errori è un gioco completamente nuovo. Come trovi una virgola o un punto decimale mancante in migliaia di celle di dati? Anche se trovi il problema, spesso deve essere corretto su più celle, il che può richiedere diverse ore.
3. Mancanza di aggiornamenti in tempo reale
Una gestione efficace dell'inventario richiede dati in tempo reale per un processo decisionale rapido e accurato. Tuttavia, ciò è impossibile con Excel poiché è necessario aggiornare manualmente il foglio di calcolo dopo ogni spedizione o prodotto venduto. Anche con il personale più impegnato interessato alle scorte e alle forniture disponibili, i tuoi dati Excel saranno spesso un passo indietro.
A causa della mancanza di aggiornamenti in tempo reale, le aziende spesso devono prendere decisioni basate su dati obsoleti. Ciò può portare a diversi problemi, come l'eccesso di scorte o la sottoscorta.
4. Collaborazione Limitata
Una collaborazione efficace è essenziale per la gestione dell'inventario poiché si tratta di dati provenienti da più fonti. Esistono poche funzionalità di collaborazione in Excel oltre alla condivisione delle cartelle di lavoro, ai commenti e ai componenti aggiuntivi di terze parti. Tuttavia, l'aggiornamento simultaneo dei dati di inventario è una seccatura in Excel.
5. Mancanza di sicurezza e cronologia dei dati
In qualsiasi azienda, più parti interessate devono accedere a sezioni specifiche dei dati di inventario. Questo diventa problematico quando si lavora con Excel perché non offre l'accesso basato sui ruoli. Una persona con accesso al foglio di calcolo dell'inventario può accedervi interamente o non accedervi affatto, rendendo difficile la protezione delle informazioni aziendali sensibili.
Anche se puoi tenere traccia delle modifiche in Excel, non è sufficiente per le aziende con set di dati di inventario più grandi e complessi. È difficile seguire chi ha apportato modifiche ai dati di inventario, quali modifiche sono state apportate e quando sono state apportate.
Una pista di controllo così limitata rende facile per chiunque modificare i dati di inventario per nascondere attività fraudolente, mettendo a rischio l'integrità dei dati di inventario.
Perché passare al software di gestione dell'inventario?
Se riscontri problemi durante la gestione del tuo inventario con Excel, è il momento di passare al software di gestione dell'inventario. A differenza di Excel, questo software è specificamente progettato per la gestione dell'inventario e combina perfettamente tutti gli aspetti della gestione dell'inventario, come i canali di vendita, il rifornimento e il magazzino.
Oltre a offrire una soluzione one-stop, software di gestione dell'inventario come Cin7 E Inventario Zoho automatizzare il processo con notifiche e avvisi. Forniscono funzionalità di reporting specializzate che aiutano a prevedere le tendenze delle vendite e prendere decisioni supportate da dati di inventario in tempo reale.
5 vantaggi del software di gestione dell'inventario rispetto a Excel
L'ultimo software di gestione dell'inventario offre enormi vantaggi rispetto a Excel. Ciò rende ridondanti i problemi di automazione e scalabilità che devono affrontare gli utenti di Excel con il software di gestione dell'inventario.
Diamo un'occhiata ai vantaggi delle app di gestione dell'inventario per vedere come supera Excel.
1. L'automazione consente all'azienda di risparmiare tempo e risorse
Il software di gestione dell'inventario automatizza la gestione dell'inventario utilizzando la tecnologia RFID o scanner di codici a barre. Automatizza anche il riordino. Una volta che i tuoi livelli di inventario raggiungono una certa soglia, gli ordini di acquisto vengono generati automaticamente, prevenendo scorte eccessive o insufficienti.
L'automazione del processo rende le cose gestibili, facendo risparmiare tempo e risorse all'azienda. È un passo avanti rispetto a Excel, che rende molto più semplice scalare la tua attività assegnando strategicamente il tempo e le risorse risparmiati a iniziative che generano profitto.
2. Dati più affidabili
Automatizzando la maggior parte degli aspetti della gestione dell'inventario, il software di gestione dell'inventario riduce al minimo le possibilità di errori umani. Non solo rende i dati acquisiti più affidabili, ma riduce anche il tempo e le risorse altrimenti spesi per il controllo e la correzione degli errori.
Dati affidabili si traducono in previsioni accurate fondamentali per la crescita di qualsiasi azienda. Un'analisi accurata dei dati può aiutare le aziende a prendere decisioni informate in merito al riordino e all'allocazione delle risorse, migliorando la redditività e consentendo la scalabilità.
3. L'integrazione del sistema diventa un gioco da ragazzi
Il software di gestione dell'inventario può integrarsi con gli altri reparti della tua azienda, come acquisti, vendite, contabilità, ecc. Tale perfetta integrazione evita alle aziende di raccogliere manualmente i dati da vari reparti e di consolidarli in una cartella di lavoro di Excel.
Il ridimensionamento spesso comporta l'attività simultanea in più mercati di vendita. Con Excel, dovresti creare e gestire numerose cartelle di lavoro di inventario per diversi canali di vendita e sforzarti di mantenerle affidabili e aggiornate.
Un software di gestione dell'inventario semplifica il processo integrando tutti i canali. Non dovrai affrontare la seccatura di gestire tali dati su larga scala con il software di gestione dell'inventario, poiché raccoglierà automaticamente i dati e fornirà il monitoraggio dell'inventario in tempo reale.
4. Previsione e pianificazione più semplici
La gestione dell'inventario di Excel è in ritardo rispetto a ciò che sta accadendo a causa della sua natura di input manuale. Questo divario tra l'inventario del foglio di calcolo e l'inventario del magazzino diventa un ostacolo significativo nella previsione, nella pianificazione e nel processo decisionale efficaci. In definitiva, le aziende faticano a soddisfare le sempre crescenti richieste del mercato e non riescono a competere con le aziende che utilizzano soluzioni automatizzate.
L'utilizzo del software di gestione dell'inventario elimina questa lacuna con i dati di inventario in tempo reale. In qualsiasi momento, sei a conoscenza dei livelli di inventario in più sedi, ordini di acquisto e altro ancora. Le previsioni e la pianificazione diventano più facili e accurate con l'aiuto di dati accessibili in tempo reale.
5. Maggiore sicurezza dei dati con l'accesso basato sui ruoli
A differenza di Excel, il software di gestione dell'inventario fornisce l'accesso basato sui ruoli. Gli amministratori possono assegnare ruoli con autorizzazioni e livelli di accessibilità diversi.
Un responsabile del magazzino, ad esempio, può avere accesso completo al software con il permesso di accedere ai dati disponibili, generare report, effettuare ordini e altro ancora. Allo stesso tempo, un addetto all'inserimento dati può accedere solo alle schermate di inserimento dati.
L'accesso basato sui ruoli aiuta a creare e mantenere una gerarchia aziendale e migliora la sicurezza delle informazioni aziendali sensibili. Inoltre, aiuta a rintracciare quali modifiche sono state apportate al sistema, chi le ha apportate e quando. Ciò aumenta la responsabilità e riduce al minimo le possibilità di violazioni della privacy e frodi.
Le app di gestione dell'inventario aiutano a far crescere la tua attività
Excel è in genere sufficiente per una piccola impresa, soprattutto se non dispone di denaro da spendere in app e servizi specializzati. Tuttavia, questo è un ostacolo alla scalabilità quando la tua azienda è in crescita. Quindi, verrà un momento in cui sorgono problemi evidenti. Quando arriva questo momento, un software specializzato per la gestione dell'inventario fa parte della soluzione.
Con il software di gestione dell'inventario, le aziende possono gestire meglio i propri inventari automatizzando il processo, eliminando l'errore umano e migliorando la collaborazione. L'automazione, tuttavia, non dovrebbe essere limitata alla gestione dell'inventario. Le aziende dovrebbero sempre sforzarsi di migliorare l'efficienza e la redditività automatizzando vari aspetti del business.