Se hai mai riordinato un armadio, sai quanto è semplice trovare le tue cose dopo. Non solo perché c'è meno da passare, ma perché hai rimosso tutto ciò che non usi più o che non ti appartiene.
Lo stesso vale per i tuoi strumenti di gestione dei progetti. Li usi per stare al passo con i tuoi compiti, ma a volte passare al setaccio o tra loro può diventare controproducente.
Quando pratichi il minimalismo con le tue cose, sei circondato solo dai tuoi beni più preziosi e preferiti. Quindi, perché dovresti adottare un approccio minimalista ai tuoi strumenti di gestione dei progetti? Continuate a leggere per scoprirlo.
Immagina: tu e i tuoi colleghi utilizzate ClickUp per gestire il flusso di lavoro creativo, Asana per inviare richieste di progetto e Notion per tutto il resto. Mentre sai dove trovare o mettere tutto, devi passare da uno strumento all'altro per arrivarci. Poi ci sono le volte in cui un compito rientra nel mezzo. Non puoi davvero inserirlo in nessuno dei due software, quindi ne scegli uno e devi ricordarti dove si trova.
Attaccando con un software per tutti i tuoi progetti, risparmi tempo. Pensa a quanto spesso accedi o esci o ti sposti tra più. Per non parlare dello scorrere per scoprire solo che le informazioni di cui hai bisogno sono altrove.
A prima vista, potresti pensare che un singolo software non gestirà tutte le tue esigenze, ma quelli come Notion, ClickUp e monday.com sono altamente personalizzabili. Il primo passo avanti iniziare con qualsiasi software di gestione dei progetti sta determinando come vuoi usarlo. Da lì, puoi combinare pianificazione e creatività per delineare i tuoi flussi di lavoro e le schede di progetto.
Tu e il tuo team lo state facendo. Elenchi attentamente ogni incarico e assicurati di includere i dettagli. Ma spesso fai clic sull'attività sbagliata e le tue pagine sono così lunghe che diventi impaziente mentre scorri.
Se trovi che le tue schede di progetto sono troppo lunghe o disordinate, c'è una soluzione semplice. Indipendentemente dal fatto che tutti siano responsabili dei propri compiti o che tu incarichi qualcuno di riordinare le cose, vuoi assicurarti di essere sempre al passo con la manutenzione. Questo significa:
- Archiviazione delle attività completate.
- Eliminazione delle assegnazioni duplicate.
- Elenca solo le informazioni rilevanti.
- Attenersi agli articoli attuali.
- Assicurarsi che i dati e le note siano aggiornati.
Passando regolarmente in rassegna e riordinando, trovare ciò di cui hai bisogno sarà un gioco da ragazzi.
3. Meno funzioni significa meno elementi da gestire
Per evitare l'affaticamento delle funzionalità quando si utilizza il software di gestione dei progetti, è importante avere una profonda comprensione di cosa vuoi farci, piuttosto che lasciare che i campanelli e i fischietti di un programma lo facciano per te. Un widget o un'integrazione che sembra utile ora potrebbe semplicemente diventare un passaggio aggiuntivo nel tuo processo.
Guardare come assegni e gestisci già le attività ti aiuterà a determinare quali funzionalità sono più utili e quali sono solo rumorose. Potresti trovare abbastanza vantaggioso l'utilizzo delle funzionalità di base come gli elenchi del software, gli strumenti di comunicazione e i promemoria.
Attenendosi solo alle funzionalità più utili, anche il layout della tua scheda o del tuo flusso di lavoro sarà più pulito e più facile da navigare.
Meno significa più produttività e concentrazione
Adottare un approccio minimalista ai tuoi strumenti di gestione dei progetti ti aiuterà a risparmiare tempo nell'individuare ciò di cui hai bisogno e avrai le informazioni più rilevanti e aggiornate di fronte a te. Inoltre, puoi vedere dove sei tu e il tuo tempo a colpo d'occhio.
Ciò significa limitare il numero di strumenti che utilizzi, mantenere una bacheca ordinata con le informazioni aggiornate e attenersi solo alle funzionalità che ti avvantaggiano.