Selezionare lo strumento di gestione del progetto giusto per te e il tuo team può essere una seccatura, soprattutto quando hai bisogno di più postazioni, ma non hai il budget. Se non sei ancora pronto per investire o sei ancora a caccia, puoi creare nel frattempo una scheda di gestione del progetto funzionale in Fogli Google. Continua a leggere per sapere come.

Mappare la tua bacheca di progetto in Fogli Google

Per prima cosa, dovrai determinare quali colonne utilizzerai nella tua scheda. Per fare ciò, fai un elenco delle informazioni di base che dovrai trasmettere, come il nome dell'attività, la data di scadenza, la priorità, lo stato e le note.

Una colonna del proprietario indicherà chi sta lavorando all'attività se stai collaborando con altri. Se più persone stanno delegando all'interno della bacheca, ti consigliamo di includere anche una colonna che mostri chi l'ha assegnata.

Quindi, pensa a tutte le informazioni uniche per il tuo flusso di lavoro. L'obiettivo è creare una rapida panoramica dei compiti per te e i tuoi colleghi. Alcuni esempi sono numeri ID cliente, codici colore, informazioni di contatto, collegamenti, ecc. Qualunque cosa tu scelga, assicurati di utilizzarla per la maggior parte delle tue attività in modo che la colonna non sia semplicemente un altro passaggio o, peggio, disordine.

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Come creare un consiglio di gestione del progetto in Fogli Google

Fogli Google semplifica la creazione di una scheda di gestione dei progetti funzionale. Ecco i passaggi che devi compiere:

1. Congela la tua prima fila

Una volta che hai un elenco delle colonne che desideri includere, digitale nel foglio di lavoro in alto e blocca la riga in Fogli Google in modo che rimanga con te mentre scorri. Fare così:

  1. Evidenzia l'intera riga.
  2. Vai a Visualizzazione nell'angolo in alto a sinistra.
  3. Selezionare Congelare.
  4. Scegliere 1 riga.

2. Aggiungi la formattazione alla colonna della tua data

Per rendere coerente l'aggiunta di date alla tua bacheca, puoi assegnare la formattazione alla colonna della scadenza. Fare così:

  1. Seleziona l'intera colonna.
  2. Vai a Formato nel menu in alto.
  3. Selezionare Numero.
  4. Scegliere Data.

Non è necessario fare nulla per la colonna delle attività e delle note, basta mantenerle nel formato testo. Per le colonne priorità, stato e proprietario, sarà utile un menu a discesa: puoi leggerlo nella sezione successiva.

3. Crea una colonna di stato funzionale in Fogli Google

Con software come ClickUp e Asana, puoi impostare rapidamente lo stato di un'attività in un paio di clic. Per farlo in Fogli Google, puoi utilizzare Convalida dei dati per creare un menu volante con più parole da selezionare. Fare così:

  1. Seleziona le celle sotto la tua intestazione.
  2. Vai a Dati nella parte superiore dello schermo.
  3. Selezionare Convalida dei dati dal menu.
  4. Accanto Criteri, scegliere Elenco di elementi.
  5. A sinistra, inserisci le parole che desideri includere, separate da una virgola.
  6. Colpo Salva.

Puoi ripetere gli stessi passaggi per inserire un menu a discesa in altre celle sotto la tua intestazione.

Ora, nelle celle apparirà un menu a discesa. Con le celle ancora selezionate, puoi aggiungere la formattazione condizionale per codificare a colori i tuoi stati. Fare così:

  1. Vai a Formato nella parte superiore dello schermo.
  2. Selezionare Formattazione condizionalee apparirà un menu laterale.
  3. Ricontrolla che le celle evidenziate siano selezionate nel file Applicare all'intervallo scatola.
  4. Sotto Regole di formato, fai clic sul menu a discesa in basso Formatta le celle se... e scegli Il testo contiene.
  5. Inserisci lo stato nel campo che appare sotto.
  6. Sotto Stile di formattazione, cambia lo sfondo o il colore del testo.
  7. Colpo Fatto.
  8. Ripetere con gli stati rimanenti.

Dopo aver aggiunto la codifica a colori a ciascuna opzione, fai clic su di esse per assicurarti che funzionino prima di copiare e incollare il menu a discesa nell'intera colonna. Per incollare, seleziona la colonna utilizzando la sua lettera in alto e deseleziona la cella del titolo facendo clic su di essa tenendo premuto CMD o CTRL prima di inserirlo.

4. Aggiungi note alla tua bacheca di progetto in Fogli Google

Usando una bacheca di progetto come questa, puoi tenere tutto in un unico posto, comprese le note delle attività. Ciò significa che puoi evitare di spulciare comunicazioni, documenti e documenti sulla tua scrivania per i dettagli. Inoltre, puoi eliminare la necessità di inviare tramite e-mail note di assegnazione ai tuoi colleghi.

Detto questo, ti consigliamo di tenere in ordine i tuoi appunti per evitare che diventino distratti o controproducenti. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a formattarli:

  • Fare doppio clic in una cella per modificare il testo all'interno.
  • Aggiungi un'interruzione di riga usando Opzione + Invio su Mac o Ctrl + Invio Su Windows.
  • Aggiungi un punto elenco davanti al testo premendo Opzione + 8 su Mac o Alt + 0149 Su Windows.
  • Copia e incolla i punti elenco se desideri riutilizzarli. Fogli Google non supporta quelli effettivi.
  • I trattini funzionano anche come punti elenco per semplificare le cose.
  • Imposta il tuo Avvolgimento del testo a Clip, quindi non andrà al di fuori del confine della cella.
    • La clip impedirà anche alle celle di diventare troppo lunghe.
  • Fare doppio clic su una cella con testo ritagliato per visualizzarne il contenuto.

Altre cose da notare quando si crea una bacheca di progetto in Fogli Google

Ecco alcune altre cose che possono aiutarti a gestire la tua bacheca di progetto:

  • Tagga i tuoi colleghi ovunque, inclusa la colonna del proprietario, utilizzando il simbolo @ seguito dal loro nome o e-mail.
  • Usa i commenti per mantenere la comunicazione all'interno della tua bacheca separata dalle informazioni sulle attività: aggiungine uno alla cella esatta su cui hai una domanda.
  • Per archiviare le attività completate, aggiungi un nuovo foglio facendo clic sul simbolo di aggiunta nell'angolo in basso a sinistra dello schermo, quindi copia e incolla le attività.
  • L'archiviazione o l'eliminazione delle attività precedenti ti assicurerà di avere le informazioni più importanti e aggiornate di fronte a te, inoltre sarai in grado di trovare le cose più rapidamente.
  • Se tu o il tuo collega cancellate o sovrascrivete accidentalmente qualcosa, potete farlo usa la cronologia delle versioni si trova nella parte centrale in alto di Fogli Google per tornare indietro e controllarlo o ripristinare un salvataggio precedente.

Organizza i tuoi progetti con Fogli Google

La creazione di una bacheca di progetto in Fogli Google è una soluzione semplice ed economica per coloro che desiderano tenere sotto controllo le attività o collaborare con un team. Con un po' di pianificazione iniziale e un po' di lavoro, puoi costruirne uno che ti permetta di aggiungere informazioni in pochi clic.

Un ulteriore vantaggio è che oltre alla creazione del modello, c'è meno di una curva di apprendimento per te e i tuoi colleghi per mantenerlo se hai già utilizzato un software per fogli di calcolo. Inoltre, puoi aggiungere tutte le funzionalità che desideri.