Gestire un team distribuito può essere impegnativo. In che modo garantisci la collaborazione quando i membri del team si trovano in fusi orari diversi? E tutti hanno le risorse di cui hanno bisogno per lavorare in modo produttivo e raggiungere gli obiettivi del tuo team?
Sebbene ci sia molto a cui pensare quando si gestisce una forza lavoro remota, molte sfide possono essere alleviate utilizzando il sistema di gestione dei progetti di monday.com per rimanere in contatto. Ma poiché questa è una piattaforma con innumerevoli opzioni, aiuta a conoscere alcune best practice, così il tuo team remoto prospererà ovunque si trovi. Ecco otto dei migliori.
1. Gestire il tuo programma di squadra
I dipendenti remoti possono essere basati su fusi orari diversi, rendendo difficile tenere traccia di chi è online ea che ora. Anche per chi lavora in locale, la bellezza del lavoro a distanza significa che i membri del tuo team potrebbero preferire accedere quando si sentono più produttivi. Alcuni potrebbero essere nottambuli, mentre altri potrebbero alzarsi presto e iniziare a lavorare prima che sorga il sole.
Invece di fare affidamento sui calcolatori del fuso orario o cercare di tenere traccia degli orari di tutti nella tua testa, usa Lunedi per mappare tutto in bianco e nero. Utilizza la sezione di aggiornamento del tuo programma settimanale per annotare le assenze o richiedere cambi di turno.
2. Utilizzare una directory aziendale
A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, potresti avere centinaia o addirittura migliaia di dipendenti che lavorano in diverse sedi. Crea una directory aziendale per tenere tutti in contatto e collabora su monday.com.
Aggiungerai i membri del team in base al loro ruolo, quindi aggiungerai una colonna per visualizzare la loro immagine del profilo, le informazioni di contatto e il fuso orario locale. Meglio ancora, fai clic sulla visualizzazione della mappa per vedere la loro posizione globale.
3. Organizzazione di incontri
Riunioni video a distanza può essere essenziale per il recupero del team, ma può essere complicato coordinarli quando i membri del team si trovano in fusi orari diversi. È anche importante che queste interazioni faccia a faccia non ostacolino la produttività.
Utilizza monday.com per creare una bacheca della riunione, con elementi pubblicitari per descrivere l'argomento della riunione. Per far funzionare le cose senza intoppi, carica in anticipo l'agenda della riunione e assegna azioni a membri del team specifici. In questo modo, tutti sanno cosa deve essere discusso e possono preparare in anticipo le proprie parole e documentazione.
Aggiungi un riepilogo dei punti salienti della riunione dopo che la riunione si è conclusa, in modo che tutti siano aggiornati su ciò che è stato discusso, compresi i punti di azione secondo necessità. E se qualcuno non fosse in grado di farcela? Monday.com si integra con Ingrandisci, in modo da poter aggiungere una registrazione della riunione che il tuo team potrà aggiornarsi in seguito.
4. Configurazione di una libreria di risorse del team
I dipendenti remoti hanno bisogno di accedere a risorse condivise, come linee guida per il branding aziendale, modelli e documenti di onboarding dei dipendenti. Ma passare al setaccio un'unità condivisa o cartelle su cartelle di e-mail per trovare il documento giusto può richiedere molto tempo.
Invece, imposta una libreria di risorse in Monday.com e aggiungi tutti i file e i collegamenti rilevanti in un'unica posizione centrale. Puoi anche aggiungere commenti a ciascun documento, in modo che i membri del team possano porre domande o fornire feedback senza dover cercare la persona giusta da contattare.
5. Tieni traccia degli obiettivi della squadra
Mantenere la trasparenza è la chiave per gestire un team remoto di successo. Quando tutti possono vedere come sta andando il team e cosa deve ancora essere realizzato, possono rimanere concentrati e motivati.
Usa la funzione di monitoraggio degli obiettivi di monday.com per impostare obiettivi e risultati chiave (OKR) per il tuo team. Usa widget come il display della batteria o i grafici, in modo che tutti possano vedere quanto sei vicino a raggiungere i tuoi obiettivi.
6. Utilizzo dell'automazione
Monday.com offre una gamma di funzionalità per automatizzare le attività e mantenere il tuo team connesso, anche quando non sei in ufficio. Le automazioni consentono di massimizzare l'efficienza senza interrompere il flusso di lavoro. Possono essere configurati per eseguire operazioni come l'invio di promemoria, l'aggiornamento degli stati e l'assegnazione di attività.
Ad esempio, puoi creare un'automazione che invii un messaggio a un membro del team quando gli è stata assegnata un'attività. Oppure puoi impostare un'automazione per aggiornare lo stato di un'attività quando qualcuno commenta su di essa. Sfrutta al massimo la capacità della piattaforma di personalizzare le automazioni, così puoi completare azioni come spostare gli elementi in un flusso di lavoro separato o attivare un avviso speciale per il tuo team con uno solo clic.
Per impostare un'automazione monday.com, seleziona un trigger come un cambiamento di stato o una persona assegnata a un elemento. I tuoi trigger avranno bisogno di una condizione assegnata ad esso, quindi selezionerai un punto di azione, come notificare un canale Slack o inviare un'e-mail.
7. Utilizzo dei modelli di squadra
Semplifica il modo in cui lavorano i membri del tuo team, creando una serie di modelli di team per le attività che svolgono regolarmente. Ad esempio, se il tuo team tiene riunioni di stato settimanali, puoi creare un modello di riunione con l'agenda e il formato della riunione. In questo modo, i membri del team possono semplicemente inserire i dettagli rilevanti ogni settimana, senza dover ricominciare da capo.
Puoi anche creare modelli per l'inserimento di nuovi membri del team, piani di progetto e campagne di marketing.
8. Funzioni di ricerca rapida
La produttività è tutto nel lavoro a distanza. È facile essere sovraccaricati dagli stessi strumenti di comunicazione e collaborazione che avrebbero dovuto semplificare i nostri ruoli. Per risparmiare un sacco di tempo ogni giorno, abituati a utilizzare le seguenti funzionalità:
- Ricerca rapida: uso CTRL/CMD + K per accedere a Ricerca rapida e tuffarsi immediatamente nelle bacheche a cui si è effettuato l'accesso di recente.
- Seleziona lotto: da qui, prendi più oggetti usando la funzione Selezione batch sulla tua bacheca. Fai clic sulla casella di azione a sinistra di qualsiasi elemento, quindi tieni premuto SPOSTARE per fare clic su un'altra casella su un elemento separato.
Sfruttando le funzionalità di lunedì come modelli, automazione e ricerca rapida, puoi semplificare il flusso di lavoro del tuo team e aumentare la produttività.
Se non sei venduto utilizzando lunedì, vale la pena dare un'occhiata anche ad altri strumenti di gestione dei progetti come Asana e Trello. La cosa più importante è trovare uno strumento che funzioni per te e il tuo team. Con il sistema giusto in atto, puoi gestire con successo il tuo team remoto, indipendentemente da dove si trovi nel mondo.
