Vuoi rendere i tuoi incontri di lavoro molto più interessanti? Eseguili nella realtà virtuale, il che è particolarmente utile se hai membri del team remoti. Le riunioni di realtà virtuale possono essere divertenti, creative e produttive, ma devi prepararti bene. In caso contrario, rischi la risoluzione dei problemi dell'ultimo minuto, il mancato completamento di nulla e la perdita di tempo e denaro preziosi.
Ecco i migliori suggerimenti da tenere a mente quando si pianificano riunioni VR, dalla scelta degli strumenti e delle app giusti all'organizzazione del team.
Il primo investimento che dovrai fare per le tue riunioni VR sono le cuffie. Non sarà economico, ma puoi essere intelligente al riguardo. Il miglior modello sul mercato è il Meta Quest 2 (precedentemente Oculus Quest 2), perché è potente e sorprendentemente più economico dei visori alternativi.
Qualunque cosa tu scelga, assicurati che sia affidabile: controlla attentamente le recensioni e i requisiti.
Per semplificare la pianificazione della riunione virtuale, potresti ricevere lo stesso dispositivo in blocco per tutti i membri del tuo team. Ma se qualcuno preferisce o ha già un visore diverso, va bene, purché sia compatibile con le attività che hai pianificato.
Inoltre, esplora i migliori accessori per la realtà virtuale per rendere gli utenti più a loro agio. L'accessibilità è importante per far sentire a proprio agio tutti i membri dello staff. A questo punto, evita immagini lampeggianti o altri contenuti che potrebbero disturbare le persone.
2. Assicurati che i dispositivi di tutti funzionino prima della riunione
È una buona idea testare tutte le apparecchiature VR prima della riunione vera e propria, poiché anche i sistemi più quotati possono darti problemi senza una ragione apparente. Chiedi al tuo team di provare le cuffie, controllare la connettività Wi-Fi e Bluetooth e conoscere il proprio ambiente virtuale: come muoversi, utilizzare i controller, navigare nei menu e così via.
Ogni membro può farlo da solo e segnalare eventuali problemi, oppure puoi impostare una data per un test di gruppo. In questo modo potrete consigliarvi a vicenda sul posto. Che tu abbia problemi o meno, ci sono molti trucchi da provare. Ad esempio, impara come usare Oculus Quest 2 con la tua PS4 e persino come usare il tuo telefono Android in VR.
3. Scegli la migliore app per riunioni VR
Gli incontri online sono diventati molto popolari nel corso degli anni. Infatti, Il rapporto statistico di Zippia ha rilevato che il 53% dei dipendenti preferisce attualmente le riunioni virtuali.
Con l'aumento dei metaversi, la domanda di dispositivi e app rilevanti è aumentata alle stelle, quindi gli sviluppatori VR sono impegnati a produrre i migliori ambienti possibili per ogni occasione, comprese le riunioni professionali.
I laboratori Horizon di Meta Quest è un ottimo esempio. Ti consente di creare un avatar, incontrare i tuoi colleghi e collaborare come faresti nel mondo reale. C'è anche Spaziale, dove puoi creare il tuo ambiente di lavoro virtuale ideale e ospitare una riunione da ricordare.
Cerca servizi come questi per le tue riunioni VR. Sono impressionanti e troverai molte opzioni gratuite. Assicurati solo di non esagerare con il tuo design. L'ambiente e le attività virtuali dovrebbero essere stimolanti ma controllati e produttivi.
4. Scegli le funzionalità per rendere interessante la riunione
Il più grande vantaggio di tenere riunioni in VR sono le numerose funzionalità che puoi includere. Il software progettato specificamente per le riunioni di gruppo professionale avrà molto da offrire.
Ad esempio, una lavagna virtuale è standard, ma verifica se puoi aggiungere elementi come video, grafici e audio. Crea avatar VR su Ready Player Me e personalizza ancora di più l'esperienza. Potresti anche essere in grado di utilizzare strumenti virtuali. Se vuoi trasformare la riunione in un workshop, puoi utilizzare o creare un ambiente VR che ti permetta di esercitare varie abilità.
discorso virtuale, ad esempio, offre formazione sulle competenze trasversali in VR. Gli utenti possono perfezionare la loro presentazione e comunicazione mentre tu, in qualità di trainer, monitori le loro prestazioni. Altre piattaforme possono insegnarti il primo soccorso, la manipolazione manuale, la sicurezza alimentare, la chirurgia e altro ancora.
Ancora una volta, cerca di non sopraffare il tuo team includendo troppe funzionalità e attività. Scegli gli strumenti più appropriati e costruttivi. Inoltre, avvisa se i membri avranno bisogno di spazio nel mondo reale.
5. Pianifica la riunione in modo che tutti possano partecipare
Una parte importante della pianificazione di una riunione VR è assicurarsi che tutti si presentino. Organizza un giorno e un'ora adatti a quante più persone possibile. Dovrebbe anche darti abbastanza tempo per impostare l'esperienza VR.
Quindi, invia promemoria regolari o lascia che il software pratico ti aiuti a gestire tutto. Usa app come Connecteam o Lo strumento di pianificazione di Microsoft Team per tenere aggiornati tutti i partecipanti.
A meno che tu non ti sia esercitato a lungo o abbia già avuto diverse riunioni di realtà virtuale, è anche una buona idea riunire il team almeno 30 minuti prima dell'orario di inizio ufficiale. Puoi risolvere eventuali problemi dell'ultimo minuto e avviare la riunione senza intoppi.
6. Assicurati che la riunione VR sia produttiva
Un ultimo consiglio riguarda l'esito della tua riunione. Supponendo che ci sia una buona ragione per averlo, che sia per la formazione o per collaborare a un progetto, imposta un piano produttivo, oltre a un modo per prenderti dei minuti.
Durante la riunione VR, rimani aggiornato durante le discussioni e le attività, prendendo nota dei punti chiave e dei risultati.
Per quest'ultimo lavoro, usa la tua lavagna virtuale, le note adesive o qualsiasi strumento pertinente disponibile sulla piattaforma che scegli. Potresti persino registrare l'intera sessione, basta ottenere il consenso di tutti prima di farlo.
Tieni presente che non devi fare tutto da solo. Sentiti libero di condividere le responsabilità con i membri del team. Qualcun altro può occuparsi dei minuti, mentre tu guidi la riunione nella direzione che desideri senza distrazioni.
Esegui una riunione VR calma o attiva
Il bello della realtà virtuale è che le tue riunioni possono essere passive o selvagge come desideri. Questo è perfetto per riunioni di lavoro. Mentre devono essere pratici, dovrebbero anche essere divertenti quando possibile. Se le tue riunioni intrattengono, ispirano e legano il tuo team, le ricompense saranno maggiori.
Decidi di cosa ha bisogno il tuo team e come può fornirlo una riunione VR. Non farne una festa, ma sii creativo quando pianifichi le tue attività. Punta a un'esperienza dinamica.
