Come smettere di dimenticare le cose al lavoro

Immagina questo: è lunedì mattina. Hai preso mentalmente nota di tutti i tuoi compiti della giornata e sei entusiasta di raggiungere i tuoi obiettivi. Ma a mezzogiorno, hai dimenticato metà delle cose che dovevi fare, il che ti fa sentire frustrato.

È uno scenario che tutti conosciamo troppo bene. Avere un lavoro spesso significa avere un sacco di compiti da svolgere in un giorno. E cercare di ricordare tutti quei compiti può essere un lavoro in sé.

Se hai la tendenza a dimenticare di fare le cose al lavoro, puoi cambiarlo. Questo articolo ti darà alcuni suggerimenti utili per aiutarti a smettere di dimenticare le cose al lavoro, così puoi sentirti più realizzato entro la fine della giornata. Ecco come rimanere aggiornato su ciò che devi fare:

1. Usa le liste di controllo

Crea liste di controllo per le tue attività ricorrenti e per le attività una tantum. Per le attività ricorrenti, utilizza un'app che ti consente di selezionare e deselezionare gli elementi per evitare di creare un elenco ogni volta.

Per le attività una tantum, crea un elenco scritto a mano e tienilo in un punto visibile e facilmente accessibile sulla scrivania. Prova a usare un blocco note e butta via tutte le pagine con le note che hai completato.

2. Crea una lista di cose da fare per il giorno successivo

Gli elenchi di cose da fare non sono una novità, ma il punto di svolta sta creando il tuo elenco di attività il giorno prima della tua giornata lavorativa. La sera, quando sei rilassato, pensa a cosa devi realizzare il giorno successivo e annotalo.

Suggerimento bonus: crea un elenco "cinque grandi" dei tuoi primi cinque obiettivi o attività per il giorno successivo. Evidenzia o separa queste attività dal resto dell'elenco, poiché questi sono gli elementi a cui darai la priorità. Anche se viene fuori qualcosa, saprai di non lasciare che interferisca con le attività di quell'elenco.

3. Conferma la tua lista di cose da fare

Prima di iniziare a lavorare, sfoglia l'elenco che hai compilato la sera prima per rinfrescare la mente su ciò su cui lavorerai durante il giorno.

E se durante il giorno vengono aggiunti più compiti al tuo piatto, chiediti se i nuovi compiti sono più importanti di qualsiasi elemento della tua lista dei "cinque grandi". In tal caso, sostituisci quegli elementi con le nuove attività. Ma in caso contrario, aggiungili all'elenco e potrai accedervi in ​​seguito.

4. Usa le etichette (o qualsiasi altro sistema di tagging) per dare seguito alle email importanti

Contrassegnare le tue e-mail con etichette o categorie è un modo intelligente per tenere traccia dell'avanzamento delle tue e-mail. Se sei in grado di aggiungere più tag a un'e-mail, puoi taggarla in base alla priorità, allo stato di avanzamento e ai progetti e ai team a cui appartiene.

Ad esempio, se stai lavorando a un'attività per "Progetto X", puoi aggiungere quattro tag a un'e-mail relativa a tale attività: la prima etichetta sarebbe per il progetto. La seconda etichetta sarebbe per il team a cui è destinato il progetto. Il terzo indicherebbe l'importanza dell'e-mail e la quarta etichetta indicherebbe che è in corso.

5. Automatizza ciò che puoi

Sfrutta la tecnologia per aiutarti a fare le cose in tempo. Ad esempio, puoi pianificare le email su Outlook, in modo che possano essere inviati in un secondo momento. Se sei un gestore di social media, pianifica tutti i tuoi post su un'app.

L'automazione delle attività ti allevia la pressione di ricordarti di fare le cose in tempo, soprattutto se hai più attività sensibili al tempo da completare.

6. Delega ciò che puoi

Non dovresti fare tutto da solo se non è necessario. I tuoi colleghi sono lì per aiutarti a raggiungere l'obiettivo comune. Sfrutta i punti di forza e le capacità dei membri del tuo team per alleggerire il tuo carico delegando determinati compiti.

Assicurati solo di comunicare in anticipo con i membri del tuo team per consolidare le tue priorità per la giornata e valutare se possono aiutarti.

7. Imposta i promemoria sul tuo telefono o laptop

Un'app Promemoria è uno strumento prezioso per chiunque sia smemorato o impegnato. Usalo come passaggio aggiuntivo oltre alla tua lista di cose da fare. Se vuoi evitare di scaricare più app di quelle che hai già, usa quelle fornite con il tuo dispositivo.

A condizione che l'app che utilizzi ti consenta di impostare promemoria una volta, ogni giorno o settimanalmente, in base alle tue esigenze. Assicurati di impostare una sveglia per suonare insieme al tuo promemoria, in modo da non perderla. E se hai fretta, usa la funzione dei comandi vocali del tuo telefono per impostare un promemoria in pochi secondi.

8. Usa un'app di monitoraggio delle abitudini

Per le attività ricorrenti, usa un'app di monitoraggio delle abitudini. App per il monitoraggio delle abitudini aiuta a mantenerti responsabile. Sono i migliori per le priorità giornaliere e settimanali. Habitica, ad esempio, ha l'obiettivo "Lavorato al compito più importante di oggi".

Esempi di attività che puoi aggiungere includono le riunioni settimanali del team, il controllo delle e-mail ogni mattina e persino la pausa pranzo. Anche se possono sembrare cose semplici da ricordare, è facile dimenticare di farle quando stai cercando una scadenza.

Scarica: Habitica per iOS | Google Play (Gratuito)

9. Impostare ausili visivi

È difficile dimenticare di fare qualcosa quando hai delle note adesive luminose intorno a te. Ecco perché le note adesive colorate sono un ottimo modo per tenere in primo piano le attività importanti.

Attaccali sul tuo laptop o calendario. Allineali in ordine di importanza e usa sempre gli stessi colori per gli stessi progetti. Puoi persino passare al digitale con l'app Post-it® per evitare di ingombrare la scrivania con un mucchio di carta.

Scarica: Post-it® per App Store | Google Play (Gratuito)

10. Ferma il multitasking!

Quante volte hai provato a fare troppo in una volta, solo per dimenticare di completare un compito? Concentrati sul completamento di un compito, quindi passa a quello successivo. Inizia prima con le tue priorità più grandi, quindi scendi verso le attività meno importanti.

Ciò garantisce il completamento delle attività più importanti, anche se il tempo è scaduto o se vieni distratto da riunioni dell'ultimo minuto e chiamate non programmate.

11. Mantieni la mente impegnata

Dai una spinta alle tue cellule cerebrali a mezzogiorno con un gioco veloce per evitare l'affaticamento mentale. Prova i giochi basati su browser semplicemente aprendo una nuova scheda e giocando, come Wordle, il puzzle game che ti fa indovinare ogni giorno una parola diversa.

E se hai poco tempo, puoi giocare Flipper I/O, il gioco di flipper personalizzato e coinvolgente di Google che è una versione rinfrescante di uno dei preferiti dell'infanzia.

12. Fare una pausa

Sii intenzionale a fare delle pause per liberare la mente e rilassarti. Usa questa opportunità per rivedere la tua lista di cose da fare per determinare quali attività ti restano da completare.

Prendersi del tempo per farlo in uno stato rilassato ti aiuta a ricordare meglio le cose, a differenza di quando sei sotto pressione alla scrivania.

13. Imposta allarmi

Imposta allarmi una tantum o ricorrenti per ricordarti di fare una pausa, effettuare una chiamata o partecipare a una riunione. Assicurati solo di impostare la sveglia in modo che si attivi qualche minuto prima della scadenza di un'attività, così puoi prepararti a occupartene.

Ad esempio, se hai una riunione in arrivo, puoi impostare la sveglia per 15 minuti prima della riunione, in modo da poter concludere tutto ciò con cui sei impegnato in quel momento. Ciò ti impedirà di essere ansioso quando è il momento di partecipare alla riunione.

Sii proattivo per smettere di dimenticare le cose sul lavoro

La chiave per ricordare i compiti che devi fare è essere proattivi. Prendersi il tempo per prepararsi alla giornata fa la differenza.

Che si tratti di compilare un elenco di cose da fare, programmare un'e-mail o impostare una sveglia, dedicare qualche minuto per organizzarti ti aiuterà a prendere il controllo della tua giornata. Questo, a sua volta, ti aiuterà a smettere di dimenticare le cose al lavoro.

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