Come mantenere un programma di backup efficace (e perché dovresti)

Chiunque è a rischio di perdere irrimediabilmente file e cartelle importanti se non esegue il backup dei propri dati. Per gli individui, la perdita di foto, file video e documenti potrebbe portare a frustrazioni, inconvenienti e persino al fallimento.

Tuttavia, l'angoscia di perdere dati può essere evitata sviluppando e mantenendo una strategia di pianificazione approfondita. Lo scopo principale della pianificazione del backup è stabilire intervalli di tempo per il backup di dati, database o interi sistemi.

Allora perché hai bisogno di backup dei dati? E come puoi mantenere in modo efficace una pianificazione per i tuoi backup?

Perché è necessario eseguire il backup dei dati

Considera le minacce ai dati sensibili, dal guasto dell'hardware al furto di PC fino al ransomware. La perdita di dati può interferire con la produttività e paralizzare le aziende. Ecco i motivi principali per mantenere i backup dei dati.

Prevenire la perdita di dati

La ragione più ovvia per il backup dei dati è salvare file cruciali in caso di perdita di dati. I guasti del disco rigido e gli arresti anomali del sistema non sono rari.

Per le persone, i backup sono particolarmente importanti per il ripristino dei dati da un sistema operativo (OS) danneggiato. Alcuni sistemi operativi non funzionano a causa di un'allocazione impropria dello spazio di memoria, del danneggiamento del software o di più errori delle app che si accumulano nel tempo. La disponibilità di backup consente di recuperare rapidamente file specifici o l'intero sistema.

Business continuity

Molti proprietari di piccole imprese si affidano ai computer per eseguire operazioni critiche come risorse umane, finanza e marketing. Se tali proprietari non eseguono il backup di file contenenti informazioni cruciali, rischiano di danneggiare le loro attività, forse al punto di chiudere definitivamente le porte.

La perdita di dati può verificarsi a causa di errori umani, furti fisici e persino guasti hardware dovuti ad attacchi ransomware. I backup consentono di riprendere rapidamente la produttività in caso di perdita di dati.

Vantaggio competitivo

Le violazioni dei dati influiscono sulle relazioni con gli stakeholder e riducono la fiducia nell'azienda stessa. Clienti, dipendenti, azionisti e investitori si affidano alle aziende per conservare molti dati su di loro. Avere backup dei dati affidabili e sicuri fa sì che le persone vogliano lavorare con te.

Avere un solido piano di backup significa che la tua porta rimane aperta alle parti interessate che un tempo facevano parte di aziende concorrenti che non potevano sopravvivere a un evento dirompente come una violazione dei dati.

Revisioni, tasse e archivi

Gli imprenditori sono obbligati a segnalare e riprodurre i dati normativi ai fini fiscali. Eseguendo il backup delle informazioni finanziarie e normative, sarai in grado di mostrare i tuoi libri ai revisori dei conti e alle autorità fiscali anche dopo la perdita di dati.

Uno dei motivi principali per il backup dei dati è avere un archivio sicuro delle tue informazioni cruciali. A seconda della tua professione, potresti dover tenere i registri per molti anni. Ad esempio, tenere registri accurati potrebbe renderti molto popolare tra le persone nei settori sanitario, legale e finanziario.

Evita il lavoro extra

Il backup dei dati impedisce di ripetere le attività dopo la perdita di dati. Che si tratti di ricreare fogli di calcolo o configurare nuovamente i sistemi, avrai molto lavoro da fare di nuovo una volta persi i dati.

Finché puoi riparare un disco rigido morto per recuperare i dati, non vi è alcuna garanzia che il processo abbia esito positivo. Tieni presente che dovrai rifare tutto in caso di enormi perdite e pochi possono sopravvivere.

Suggerimenti per il mantenimento dei backup

La perdita di ore di lavoro a causa di un errore di sistema o di un altro disastro è qualcosa che puoi evitare stabilendo e mantenendo i backup. Ecco un elenco di cose che puoi fare per mantenere i tuoi dati ben mantenuti.

Cripta tutto

Non vuoi che dati sensibili come i record dei dipendenti e le informazioni sui clienti trapelano se la tua rete o il tuo provider cloud vengono violati.

Il provider di archiviazione cloud più sicuri offrire una qualche forma di crittografia per garantire che i dati che lasciano il tuo computer siano crittografati. In questo modo, anche se gli aggressori accedono ai tuoi dati, non possono decifrarli senza le tue chiavi.

Pianifica backup frequenti

Ricorda che rischi di perdere tutti i dati inseriti o modificati dall'ultimo backup. Implementando backup frequenti e regolari, puoi evitare di perdere enormi quantità di dati in caso di disastro. Per assicurarti di non perdere il backup dei tuoi dati, considera l'automazione del processo di backup, soprattutto se utilizzi un servizio cloud.

Ogni backup richiede un tipo di supporto di backup. Ad esempio, i backup su disco utilizzano dischi, i backup su nastro utilizzano nastri e i backup su cloud utilizzano dischi per la memorizzazione nella cache. I supporti di archiviazione, tuttavia, non durano per sempre, quindi è fondamentale disporre di regole che definiscano l'aspettativa di vita dei nastri e dei dischi di backup.

Scollega i backup fisici

Questo è importante per combattere il ransomware (sebbene non infallibile). Se tu eseguire il backup delle informazioni utilizzando un dispositivo esterno, è necessario scollegarlo dopo ogni backup. Questo perché, se i criminali informatici infettano il tuo sistema principale e l'unità esterna è ancora collegata, possono crittografare anche quello, rendendolo del tutto inefficace. Almeno archiviando i tuoi dati altrove, stai assicurando che un'altra copia sia tenuta lontana da potenziali infezioni da ransomware.

Organizza ed etichetta in modo coerente

Se esegui il backup dei dati utilizzando più dispositivi, vorresti sapere quale archivio proviene da quale hardware. Ecco perché è importante organizzare i backup in modo da poterli trovare facilmente ogni volta che ne hai bisogno. Se stai lavorando con una squadra e usa provider di archiviazione cloud gratuiti come Dropbox e Google Drive, sarebbe meglio avere uno standard coerente per l'organizzazione e la denominazione nell'intero sistema.

Backup di prova

I backup possono fallire. Gli errori di configurazione possono impedire il backup o addirittura il ripristino dei dati vitali. Ogni minuto in cui i tuoi dati sono inaccessibili può costarti denaro, il che è un buon motivo per programmare test di backup regolari.

Un esercizio periodico di ripristino di emergenza per le persone consiste nell'effettuare un backup e ricaricarlo in un computer per assicurarne il funzionamento. Se utilizzi un servicer di terze parti per archiviare i tuoi dati, assicurati che il contratto richieda al servicer di testare la leggibilità dei backup dei dati.

Qual è il momento migliore per eseguire backup regolari?

Il backup dei dati non è qualcosa che fai una volta all'anno e di cui dimentichi. Per ottenere i migliori risultati, eseguire copie di backup in modo coerente e regolare per ridurre al minimo la quantità di dati persi tra i backup. Più tempo è necessario per eseguire il backup delle copie, maggiore è il rischio di perdita di dati quando ci si riprende.

I tempi di backup dipendono dal dispositivo di cui si esegue il backup, personale o aziendale, e dall'ora del giorno in cui eseguire i backup.

Se utilizzi il tuo computer frequentemente (cioè trascorri più di 10 ore alla settimana sul tuo PC), dovresti eseguire il backup dei tuoi dati settimanalmente. Gli utenti occasionali di PC (quelli che trascorrono cinque ore o meno) dovrebbero eseguire allo stesso modo i dati indietro almeno una volta alla settimana. Tuttavia, se possiedi un negozio di e-commerce, eseguire backup giornalieri sarebbe l'ideale.

Per le organizzazioni, il momento ideale per eseguire i dati è durante le ore di riposo poiché spesso è il momento in cui il minor numero di persone utilizza i dati. Se hai bisogno di una finestra di backup più ampia, verso le 19:00 è un ottimo momento per iniziare.

Altri intervalli di tempo ideali per eseguire il backup dei dati includono quando non sono in esecuzione altri backup e quando c'è il minimo utilizzo di memoria e disco.

Come si rispetta un programma che richiede tempo?

Una volta che hai deciso i tempi, puoi quindi scegliere il modo migliore per eseguire i backup dei dati. Ad esempio, l'automazione potrebbe essere la scelta ideale quando si tratta di backup grandi e frequenti.

Sarebbe anche meglio considerare quali dati devono essere sottoposti a backup e quali no. Il backup continuo di tutti i file potrebbe non essere una buona idea. Ciò non significa che non dovresti eseguire il backup di tutto, ma dovresti dare la priorità al backup di file cruciali e cartelle modificate di frequente.

File sensibili come contratti commerciali, dati finanziari e informazioni di identificazione personale dovrebbero avere la priorità e il backup di conseguenza. Per risparmiare tempo e spazio sul server, puoi ignorare i dati meno importanti (come gli screenshot già caricati sul Web).

Se lavori con un grande team, la tua strategia di backup dovrebbe includere anche chi è responsabile dell'esecuzione dei backup. Dovresti anche nominare le persone responsabili del monitoraggio del successo dei backup.

Eseguire il backup dei dati per prevenire la perdita di dati

Il backup di tutti i tuoi dati è uno dei modi migliori per prevenire la perdita di dati. I backup possono proteggerti dall'eliminazione accidentale o deliberata di dati, guasti del disco rigido e attacchi ransomware.

I backup forniscono sicurezza per i dati personali e organizzativi sensibili e offrono tranquillità a te e ai tuoi clienti. Come regola generale, esegui il backup di tutto ciò che ritieni importante regolarmente e il prima possibile.

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