Come utilizzare il blocco del tempo per limitare e-mail e messaggi che distraggono

Una comunicazione efficace è importante sul posto di lavoro, ma a volte può diventare una distrazione quando stai cercando di concentrarti. È facile pensare che dobbiamo dare a ogni e-mail o messaggio una risposta immediata, che a volte si trasforma in una conversazione completa per la quale non hai davvero tempo.

In questo articolo, ti illustreremo come bloccare la comunicazione nel tempo per aiutarti a rimanere concentrato sull'attività da svolgere.

1. Tempo che blocca la tua casella di posta

Se fai costantemente clic sulla tua casella di posta ogni volta che ricevi un'e-mail, non farai molto. Non solo stai prendendo tempo dall'attività in corso per leggere e possibilmente rispondere all'e-mail, ma ti ci vuole anche tempo per concentrarti nuovamente.

Potresti provare a bloccare il tempo.

L'idea alla base del blocco temporale della tua casella di posta è di controllare le tue e-mail solo all'interno di fasce orarie dedicate durante il giorno. In questo modo, puoi concentrarti sull'attività da svolgere per un periodo prolungato con interruzioni minime.

Anche se potresti voler dare un'occhiata al mittente e alla riga dell'oggetto nella notifica per non perdere nulla di importante, non stai agendo e salti subito alla tua casella di posta. La tua mente rimane concentrata sul compito da svolgere perché sai che arriverai all'e-mail in un secondo momento, a meno che, ovviamente, non sia urgente e tu debba prestare la tua attenzione.

Man mano che ti abitui alla routine di non aprire e rispondere immediatamente, anche i tuoi clienti o colleghi si abitueranno a questo. In effetti, potresti persino dare risposte migliori poiché il tuo obiettivo sarà quello di comunicare e non tornare di corsa all'oggetto su cui stai lavorando.

Come suggerimento, puoi iniziare ogni visita alla tua casella di posta controllando prima i messaggi meno recenti. Tutto ciò che è spazzatura o spazzatura, affrontalo subito. Se non richiede una risposta, annota gli elementi di azione e archiviali.

Se il mittente ha solo bisogno di una risposta rapida, puoi anche rispondere mentre sei lì, ma se ha bisogno di una risposta risposta che richiederà più tempo del tempo che hai messo da parte, contrassegna l'e-mail o crea un promemoria per tornarci dopo. Un obiettivo da tenere a mente è quello di mantieni la tua casella di posta a zero messaggi non letti ed evita di gestire la stessa email due volte.

Quando il tempo blocca la tua casella di posta, ti consigliamo di considerare anche i tempi e la frequenza. Questo varia da persona a persona in base al volume della posta elettronica, al ruolo che hanno e alla pianificazione.

2. Tempo che blocca la tua casella di posta

Per le e-mail che richiedono una risposta più lunga o quelle che devi inviare da solo, blocca il tempo per farlo piuttosto che spendere una buona parte del tuo tempo produttivo nella tua casella di posta. Ci vuole un po' di pratica, ma se lo sei preciso nelle tue email, passerai anche meno tempo a scriverli.

Inizia ogni sessione della posta in uscita affrontando i messaggi più importanti e, una volta scaduto il tempo, concentrati sulle altre attività. Solo perché puoi rispondere subito a qualcuno non significa che devi sempre farlo. Naturalmente, ci sono delle eccezioni, ma spezzare la concentrazione per rispondere a messaggi non urgenti si aggiunge.

C'è anche la considerazione se il messaggio richiede anche una risposta. È facile sentirsi obbligati a rispondere, ma se il mittente non ti sta chiedendo nulla o non richiede il tuo input, un semplice ringraziamento potrebbe fare il trucco a seconda di chi l'ha inviato.

Indipendentemente dal fatto che tu risponda o meno a ogni e-mail che ricevi è una questione di etichetta sul posto di lavoro e del tuo rapporto con il mittente. Alcune persone preferiscono non ricevere risposta piuttosto che aprire un messaggio di ringraziamento di due parole, altri potrebbero apprezzare la nota.

3. Mettere i tuoi messaggi in timeout

I messaggi non richiedono tanto tempo quanto le e-mail per essere letti e a cui rispondere, soprattutto perché è più accettabile rispondere con una parola o un'emoji strategica o persino una gif. Tuttavia, si sommano.

Mettere in programma il tuo messenger può aiutare a limitare le interruzioni. Il blocco del tempo dei tuoi messaggi è leggermente diverso dalle tue e-mail perché non sono qualcosa a cui ci vorrà molto tempo per rispondere. Invece, potresti voler bloccare il tempo per concentrarti sulle tue attività e lasciare che i tuoi messaggi in arrivo attendano fino al termine della sessione.

Se usi Slack, potresti mostrare che sei concentrato utilizzando uno stato Slack piuttosto che posticipare se vuoi comunque tenere d'occhio le notifiche. Tuttavia, se finisci per utilizzare la funzione snooze, le persone possono comunque inviare il messaggio facendoti sapere che è urgente.

Se stai inviando messaggi al tuo collega e trovi che una conversazione si trascina, potresti invitare il tuo collega a chiamarti per chiarimenti, poiché parlare al telefono potrebbe essere più veloce.

4. Definizione dei confini per le comunicazioni elettroniche

Innanzitutto, non è il promemoria preferito di tutti, ma noterai un aumento produttività se risparmi controllando i tuoi messaggi personali fino a quando non ti prendi una pausa o ne hai alcuni tempo di inattività.

Sia i telefoni Apple che Android hanno impostazioni di messa a fuoco altamente personalizzabili che possono aiutarti in questo, permettendoti di silenziare alcune app quando accendi non disturbare. In questo modo, puoi silenziare app e messaggi che potresti trovare fonte di distrazione, ma continuare a chiamare se qualcuno ha bisogno di contattarti.

Puoi anche trovare impostazioni simili sul tuo computer. Ad esempio, il Notifiche pannello in iOS Preferenze di Sistema ti consente di programmare non disturbare e attivare e disattivare le app.

Naturalmente, alcune persone e situazioni richiederanno la tua attenzione immediata, ma alcune cose possono aspettare fino a quando la tua sessione di produttività è pronta per essere affrontata. Questo varia da persona a persona, ma cerca di trovare la tua serie di regole su chi e cosa consentirai di interrompere la tua concentrazione.

Limita le tue distrazioni

Con il numero di e-mail e notifiche che ricevi in ​​un giorno, è facile distrarsi quando si cerca di concentrarsi. Se ritieni che questo sia comune, prova uno o più di questi suggerimenti per vedere cosa funziona per te.

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