Stanchezza delle funzionalità: come evitare di sopraffare con il software di gestione dei progetti

Trovare il giusto software di gestione dei progetti può essere una sfida. Con ogni scelta arriva un lungo elenco di caratteristiche e funzioni con nomi diversi e talvolta uno scopo poco chiaro.

Quando si fa un confronto, è facile essere sopraffatti, ma non deve essere così. In questo articolo, ti guideremo attraverso alcuni suggerimenti per ridurre l'affaticamento delle funzionalità quando si tratta di scegliere il software di gestione dei progetti giusto per te.

1. Prepara un piano per il tuo software di gestione dei progetti prima di provare o acquistare

Hai già deciso di provare un software di gestione dei progetti, o almeno lo stai considerando. Con così tante opzioni eccellenti là fuori, ti farai un enorme favore delineando cosa vorresti farci prima di esaminare le capacità e le caratteristiche di ciascun software.

Questo non solo ti aiuterà a trovare il software giusto, ma ti aiuterà anche a identificare ed escludere quelli sbagliati.

Pensa ai modi in cui tu e i tuoi colleghi comunicate le attività ora. Vuoi che il software sostituisca determinati tipi di e-mail, riunioni e promemoria? Quali tipi di dettagli includi in genere e qual è il processo in cui assegni le attività?

Un'altra parte importante della definizione di come lo utilizzerai è identificare chi lo utilizzerà. Quante persone hai nella tua squadra? Di che tipo di ruoli e autorizzazioni avrai bisogno per l'account di ciascun membro del team? Dovrai includere account guest per clienti o appaltatori?

Potresti anche considerare se avrai bisogno di spazi di lavoro privati ​​all'interno del tuo software. Ad esempio, puoi impostare gli elenchi che crei nelle tue aree di lavoro ClickUp come condivisi o privati ​​per impostazione predefinita e cambiarli in qualsiasi momento. L'idea è l'opposto, in cui le pagine sono private finché non le condividi con gli ospiti, a meno che tu non scelga l'account del team.

Anche se molti software di gestione dei progetti possono sembrare uguali, rispondere a queste domande ti aiuterà a capire quali funzionalità dovrai cercare entro il tuo budget.

2. Decidi quali funzionalità ti servono, in base a ciò che già fai

Ecco dove le cose possono diventare un po' complicate. Ci sono molte scelte nel software di gestione dei progetti e, con ciò, ogni software ha un lungo elenco di funzionalità.

Qualcosa da tenere a mente qui è che meno è di più. Puoi anche delineare attività o flussi di lavoro ripetitivi con solo una tabella e alcune liste di controllo, come mostrato nell'esempio utilizzando Notion di seguito. Tutto dipende da come tu e il tuo team lavorate insieme.

Usare il monitoraggio del tempo come esempio, solo perché puoi farlo in alcuni software di gestione dei progetti, non significa che dovresti. Se hai già un metodo di monitoraggio del tempo che funziona, o non stai attualmente monitorando il tuo tempo, e va bene, perché scegliere quello con il monitoraggio su uno senza?

Il tuo software di gestione dei progetti non dovrebbe aggiungere alcun attrito alle tue attività quotidiane. Innanzitutto, è uno strumento che puoi utilizzare comunicare efficacemente i progetti, quindi pensa ai modi in cui lo fai attualmente e quali funzionalità sarebbero più utili.

È facile distrarsi dalle funzionalità extra, non solo perché passi il tempo a configurarle e non a usarle, ma ingombrano il tuo spazio di lavoro. Questo ci porta al punto successivo.

3. Se è appariscente, decidi se è sostenibile

Se una determinata funzione attira la tua attenzione e decidi di utilizzarla, chiediti se è qualcosa che manterrai a lungo. Ad esempio, la fattoria dei lama e i widget della batteria di Monday.com sono aggiunte piuttosto divertenti alla dashboard in quanto rendono i tuoi obiettivi in ​​qualche modo simili a un gioco, ma l'eccitazione può facilmente svanire.

In effetti, potresti voler evitare di esaminare i widget poiché Monday, ClickUp, Notion e Asana sono tutte ottime scelte senza di loro. L'immagine qui sotto è un semplice esempio di a scheda richiesta progetto utilizzando solo alcune delle numerose funzionalità disponibili nella versione non a pagamento di ClickUp.

È meglio scegliere il tuo software di gestione dei progetti in base alle sue fondamenta e non ai suoi campanelli e fischietti, soprattutto se ti toglieranno solo la produttività.

Un altro elemento da notare qui sono le integrazioni. Come i widget, è probabile che tu possa utilizzare il software senza di essi. Tuttavia, se ti piace che si integri con un altro software, esamina quali attività può completare prima che diventi un fattore decisivo. L'integrazione potrebbe essere solo un'altra notifica o un passaggio da compiere.

4. Alcune utili funzioni di base da cercare

Prima di entrare nelle nozioni di base, è importante notare che quando si confrontano le funzionalità del software di gestione dei progetti, si visita ogni sito Web individualmente. Ogni software può utilizzare un sistema di denominazione diverso per la stessa funzionalità, facendo sembrare che l'altro non abbia una capacità specifica quando si esegue un confronto diretto. La concorrenza potrebbe semplicemente chiamarlo qualcosa di diverso.

Il miglior esempio di questo è Notion. Anche se non troverai un elenco enorme di ogni contenuto, puoi aggiungere attività, stati o bacheche alle tue pagine. Utilizzando i blocchi, puoi creare un efficace sistema di gestione dei progetti.

Indipendentemente dal nome, alcune utili basi che vorrai tenere d'occhio sono:

• Attività, pagine o impulsi—qualunque sia la terminologia utilizzata dal software, queste sono le schede bianche nel software di gestione dei progetti dove puoi aggiungere la descrizione, la data di scadenza, la priorità, l'assegnatario e gli allegati durante la creazione di un Incarico.
• Strumenti di comunicazione—piuttosto che passare avanti e indietro tra il software di gestione dei progetti e l'e-mail, avendo il gli strumenti per commentare, rispondere e taggare gli altri sono estremamente utili quando si collabora o si delega progetti.
• Stati—parte di ciò che rende eccezionali gli strumenti di gestione dei progetti è che tu e il tuo team potete dirvi a vicenda che state lavorando a qualcosa, senza fare un annuncio pubblico.
• Promemoria—probabilmente vorrai adattarli alle tue esigenze, ma sarai grato di avere promemoria nel tuo software di gestione dei progetti, specialmente nei momenti in cui ne hai bisogno.
• Interfaccia pulita—un design pulito e minimale ti aiuterà a concentrarti sui compiti più importanti a portata di mano.

Non lasciare che le funzionalità interferiscano con la funzione

Il software di gestione dei progetti può sembrare intimidatorio all'inizio, ma non deve esserlo. Se entri in un piano e ti attieni ad esso, troverai quello migliore per te e il tuo team.

Soprattutto, la maggior parte delle società di software di gestione dei progetti offre una prova gratuita, quindi puoi testarla prima di pagare qualsiasi cosa. Perché non provarne alcuni creando una bacheca di progetto in ciascuno?

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