4 consigli sulla produttività per controllare la posta in arrivo

Ci siamo stati tutti. Sei concentrato sull'attività in corso quando ricevi un'e-mail da un collega che distoglie la tua attenzione dall'attività in questione. Curioso, ci fai clic per vedere come puoi aiutare, ma in realtà non è qualcosa che ha bisogno di una risposta immediata.

Tuttavia, potresti chiederti se dovresti tornare da loro ora o provare a riconquistare la tua concentrazione, il che può essere particolarmente difficile quando si presenta spesso durante la giornata.

In questo articolo, ti guideremo attraverso alcuni suggerimenti che possono aiutarti a rimanere produttivo quando controlli le tue e-mail.

1. Limita il numero di volte in cui controlli la tua casella di posta ogni giorno

Se fai clic sulla tua casella di posta ogni volta che ricevi un'e-mail, o ne stai anticipando una, stai costantemente interrompendo la tua attenzione. Devi anche considerare il tempo necessario per tornare al lavoro dopo essere stato interrotto, soprattutto se rispondi subito a ogni e-mail.

Anche se potresti sentirti occupato, questo avanti e indietro potrebbe non essere il modo più produttivo di lavorare. Vuoi controllare il tuo

inbox con l'intenzione di svuotare la tua lista di email.

A meno che il tuo lavoro non richieda davvero una risposta immediata a tutte le e-mail, prova a limitare il numero di volte in cui controlli la tua casella di posta ogni giorno. Come suggerimento, potresti voler controllare e dare priorità alle tue e-mail due o tre volte al giorno: una volta quando vai al lavoro, una dopo la pausa pranzo e forse un'ora prima di aver finito la giornata.

Tuttavia, è meglio elaborare una routine che funzioni con il tuo programma e con le persone con cui lavori. Sebbene tu possa dare risposte immediate, ciò non significa che devi sempre farlo, soprattutto se sei concentrato su un'attività o una scadenza importante.

Ovviamente, avrai persone a cui devi tornare prima o poi, che si tratti del tuo capo, di un cliente o di un collega prioritario. Quando controlli la tua casella di posta, rendi la tua risposta una priorità. Puoi anche attivare gli avvisi quando quella persona ti invia un'e-mail su Non disturbare o semplicemente regolare il numero di volte in cui la tua casella di posta controlla la nuova posta.

Sta a te modificare le impostazioni di notifica per silenziare del tutto determinate e-mail. Tuttavia, per evitare di perdere qualcosa di estremamente importante, potresti semplicemente voler dare un'occhiata al destinatario e alla riga dell'oggetto nella notifica e tornare rapidamente in pista se può aspettare.

2. Evita di trattare due volte la stessa email

Hai mai aperto e letto la stessa email più volte per rinfrescarti prima di agire? Questo può essere una perdita di tempo e concentrazione.

Puoi prevenirlo agendo ogni volta che ne apri uno. Decidi se richiede una risposta, puoi archiviarlo o archiviarlo o se è spazzatura o qualcosa che puoi semplicemente eliminare.

Decidere di rispondere non significa che debba accadere subito, ma aggiungi un contrassegno o un qualche tipo di promemoria in modo che tu sappia di farlo la prossima volta che affronterai le tue e-mail.

La tua casella di posta potrebbe anche avere una funzione per i promemoria via e-mail. Ad esempio, Spark ti consente di posticipare i messaggi per un periodo di tempo e te ne ricorderà in una data e un'ora specifiche. Ti consente anche di impostare un promemoria per dare seguito a un'e-mail inviata se non hai ancora ricevuto una risposta dal destinatario.

Qualsiasi cosa nella tua casella di posta che non richieda una risposta, file, posta indesiderata o cestinala subito: la maggior parte dei provider di posta elettronica lo rende super facile, quindi è meglio farlo e farlo.

Aiuta anche a trovare alcune regole per te stesso in base al volume di e-mail che ricevi. Ad esempio, chi è una priorità e il tuo tempo di risposta. Anche altri si abitueranno e sapranno che darai loro un'ottima risposta, ma non subito.

Se trovi che c'è un'e-mail che hai rimandato, usa il mangia il metodo della rana per farlo.

3. Annulla l'iscrizione a newsletter ed e-mail di marketing inutili

È probabile che tu riceva abbastanza notifiche nel corso della giornata senza il rumore aggiunto di newsletter ed e-mail di marketing. È facile lasciarlo scorrere e lasciarli accumulare nella tua casella di posta perché sei occupato.

Tuttavia, setacciarli è un altro compito che distoglierà la concentrazione e la produttività. Ciò è particolarmente vero se il mittente ha scritto l'e-mail abbastanza bene da farti fare clic e leggerla senza sapere davvero perché lo sei.

A meno che non si tratti di qualcosa su cui intendi davvero agire, come leggere i contenuti del creatore o sfruttare le vendite dell'azienda, annulla l'iscrizione. Risparmia tempo ed energia che vorresti inserire in queste e-mail e inserirle in qualcosa di più significativo o rilassante.

Se hai newsletter ed e-mail di marketing che ti piace leggere, potresti provare un provider di posta elettronica come Spark che offre Smart Inbox.

La funzione Smart Inbox separa le newsletter ei messaggi dai servizi dalle e-mail personali. Disattiva anche le notifiche da estranei e i messaggi automatici.

4. Blocca la posta indesiderata: indirizzi e domini

Quando si tratta di filtrare la posta indesiderata, alcuni provider di posta elettronica fanno un lavoro migliore di altri. Anche una scelta popolare come Outlook non è perfetta, consentendo il passaggio di posta indesiderata.

Tuttavia, se qualcuno ti sta inviando spam, puoi bloccare il suo indirizzo email. Potresti anche essere in grado di bloccare l'intero dominio se ti accorgi di ricevere e-mail da nomi utente diversi, ma dallo stesso indirizzo web.

Se utilizzi Outlook, puoi trovare questa funzionalità in Posta indesiderata sezione del Posta scheda in Impostazioni e Visualizza tutte le impostazioni di Outlook. Gmail è un altro provider che ti consente di farlo bloccare facilmente gli indirizzi e-mail e aziende.

Se utilizzi un altro provider di posta elettronica, verifica questa funzione effettuando una ricerca bloccare il dominio di posta elettronica e il nome del provider che utilizzi.

Tieni presente che è meglio non fare clic su Annulla iscrizione all'interno di un'e-mail di spam, poiché potrebbe portarti a un sito impreciso che cerca di ottenere le tue informazioni personali. In effetti, evita di interagire con loro a meno che non lo segni come spam o li elimini.

Aumenta la tua produttività limitando le e-mail

Un'e-mail è uno strumento utile nella comunicazione. Tuttavia, può anche diventare una distrazione quando non prestiamo molta attenzione.

Se ritieni di trascorrere molto tempo nella tua casella di posta, perché non provare uno o più di questi suggerimenti per vedere se aiuta?

Come prendere il controllo della tua casella di posta elettronica e rimanere produttivo

Controllare continuamente le tue email può richiedere molto tempo. Questi suggerimenti ti aiuteranno a controllare la tua casella di posta e a fare di più.

Leggi Avanti

Circa l'autore