Come delineare un flusso di lavoro in Notion

Che si tratti di creatività, costruzione, amministrazione o qualcos'altro, ti ritroverai spesso con compiti ripetitivi in ​​qualsiasi ambiente di lavoro. La creazione di un flusso di lavoro consolidato aiuterà te e i tuoi colleghi a prendere il ritmo, soprattutto quando si entra a far parte di qualcuno di nuovo.

In questo articolo, ti guideremo attraverso la delineazione di un flusso di lavoro in Notion in modo che tu e il tuo team sappiate lo stato e i passaggi di ogni attività su cui state lavorando.

I vantaggi di delineare un flusso di lavoro in nozione

La struttura del flusso di lavoro in Notion aiuterà il tuo team a visualizzare e ricordare i passaggi che devono eseguire all'avvio o al completamento di un'attività. Aiuterà anche tutti a sapere in quale fase si trova un particolare incarico.

Ad esempio, se scrivere post di blog è un'attività ricorrente, puoi suddividere il processo creativo in quattro passaggi: stesura, modifica, immagini e caricamento. Quando gli autori del tuo team completano una bozza, possono contrassegnare la loro parte dell'attività completata alla lavagna e impostare la persona responsabile della modifica come assegnataria.

Anche se lavori da solo, questo è un ottimo modo per tenere traccia dei tuoi progressi perché avrai una panoramica più dettagliata del tuo carico di lavoro. Aiuta anche a suddividere una cosa da fare più ingombrante in oggetti d'azione più piccoli, che possono aiutare a prevenire il sopraffazione.

Delineare un flusso di lavoro in nozione con stati

Usando un semplice database di tabelle in Notion ti fornirà una panoramica sintetica del tuo flusso di lavoro. Puoi vedere rapidamente in quale fase si trova ciascuna attività, confrontarla con la data di scadenza e controllare chi ci sta lavorando senza dover scorrere molto.

In questo esempio, ogni colonna rappresenta una fase del processo di scrittura. Per iniziare, decidi in quali passaggi vuoi suddividere le tue attività ricorrenti e crea una nuova pagina selezionando l'opzione nell'angolo in basso a sinistra di Notion. Una volta che sei sulla tua nuova pagina, invece di scegliere un modello, apri i comandi usando la barra e seleziona Database delle tabelle - In linea.

Il nome la colonna sarà la posizione in cui inserisci il nome dell'attività e la colonna aggiuntiva visualizzata puoi eliminarla. Quindi, aggiungi una nuova colonna selezionando il simbolo di aggiunta nell'angolo in alto a destra della tabella e nella Tipo di proprietà menu, scegli Selezionare.

Fai clic nella cella sottostante e digita uno stato che desideri utilizzare, e Notion ti chiederà di trasformarlo in un opzione. Da lì, puoi cambiare il colore usando i tre punti accanto ad esso.

Crea tutti gli stati che desideri utilizzare seguendo le stesse istruzioni e fai clic sul titolo della colonna per visualizzare il menu e duplicarlo finché non hai una colonna per ogni passaggio. Nominali di conseguenza.

Ora, mentre tu e i tuoi colleghi procedete, potete utilizzare gli stati per comunicare a quale passaggio vi trovate e come sta andando. Quindi, invece di contrassegnare semplicemente l'attività svolta, puoi mostrare al tuo team che stai lavorando su un elemento senza dirlo effettivamente.

L'esempio usa da fare per mostrare che nessuno ci sta ancora lavorando, in corso per dire che è in corso, completare per mostrare che è fatto, in attesa per far sapere agli altri che è in pausa e bloccato per indicare che l'assegnatario ha bisogno di aiuto.

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Se il tuo team ha bisogno di comunicare specifiche, può commentare la pagina dell'attività facendo clic sul suo nome e aprendola. Il campo vuoto sottostante è il luogo ideale per i dettagli iniziali. Il campo dei commenti è ottimale per porre domande, comunicare che stai consegnando il progetto o dare suggerimenti.

Avere queste conversazioni in Notion darà anche a tutti l'accesso alle informazioni, invece di limitare l'accesso in un messaggio diretto o perdersi in una chat di gruppo.

Anche se lavori da solo, utilizzare gli stati e lasciare commenti a te stesso è utile quando stai riprendendo un'attività.

Delineare un flusso di lavoro in nozione con liste di controllo

Se sei un fan della semplicità e preferisci semplicemente far sapere agli altri che un'attività è stata completata, puoi delineare il tuo flusso di lavoro utilizzando le colonne dell'elenco di controllo. In questo modo è anche un ottimo modo per risparmiare spazio se è necessario includere molte colonne nel flusso di lavoro. Tuttavia, è meglio mantenerli al minimo, se possibile.

Aggiungi colonne della lista di controllo allo stesso modo in cui faresti un seleziona colonna facendo clic sul pulsante Aggiungi nell'angolo in alto a sinistra della tabella e tutto ciò che devi fare è nominarli.

Usandoli, avrai comunque una rapida panoramica di dove tu e il tuo team vi trovate con le attività, con un aspetto leggermente meno disordinato del testo negli stati. È particolarmente utile per i team che potrebbero volere che il livello di priorità si distingua su tutto il resto.

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Inoltre, puoi ancora comunicare all'interno dei commenti, ovviamente, ma lo stato di ogni passaggio non è al centro, ma solo se è completo o meno.

Altri elementi che potresti voler includere nel flusso di lavoro delle tue nozioni

Alcune altre colonne che potresti voler includere nel flusso di lavoro di Notion sono a colonna di collegamento se i tuoi progetti sono in un drive o in un software online o a file e colonna multimediale se stai consegnando documenti avanti e indietro.

Se trovi che non vuoi una particolare proprietà per apparire come una colonna nel tuo database, tieni presente che puoi nasconderla dalla tua tabella, ma verrà comunque visualizzata nell'elenco delle proprietà quando fai clic su un progetto.

L'aggiunta di note alla pagina sopra o sotto la tabella aiuterà anche te e i tuoi colleghi a imparare e ricordare i passaggi del flusso di lavoro.

Ciò è particolarmente utile per l'inserimento dei nuovi membri del team, poiché conosceranno tutti i passaggi e le tue istruzioni diranno loro esattamente cosa devono fare quando raggiungeranno il successivo.

Entra in un ritmo con la nozione

Delineando un flusso di lavoro in Notion, stai eliminando le congetture da un processo e suddividendo i progetti più grandi in pietre miliari più piccole e organizzate. In questo modo, tu e il tuo team avrete tutto in un unico posto e nessuno dovrà cercare.

Se non hai ancora provato Notion, la sua personalizzazione e semplicità ti consentono di gestire qualsiasi progetto. Tuttavia, se ti senti bloccato, puoi iniziare con alcuni dei suoi numerosi modelli e imparare mentre procedi.

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