5 vantaggi per risparmiare tempo nell'utilizzo del software di gestione dei progetti

Il lavoro di squadra fa funzionare il sogno, tranne quando si tratta di problemi di comunicazione. Quando si discute di un nuovo progetto, la comunicazione eccessiva, la scarsa comunicazione e le incomprensioni possono richiedere molto tempo.

Probabilmente hai passato un po' di tempo a cercare frammenti di informazioni o file che risiedono nelle nostre caselle di posta, messaggistica istantanea o note adesive di riunioni e telefonate.

Se riesci a relazionarti, potresti trarre vantaggio dall'utilizzo di un software di gestione dei progetti. In questo articolo, ti illustreremo un elenco di vantaggi per risparmiare tempo offerti da questo tipo di software, con esempi di ClickUp, Notion e Asana. Anche se lavori da solo, potresti trovare alcuni suggerimenti.

1. Niente più invio e ricerca tramite e-mail

Grazie al software di gestione dei progetti, puoi abbandonare l'invio di e-mail di assegnazione.

Invece, puoi utilizzare la colonna assegnatario nel tuo Clicca su schede di progetto. Ciò ti consente di assegnare la proprietà di un progetto a qualcun altro.

Dopo aver aggiunto la descrizione del progetto, la data di scadenza e tutti gli altri dettagli che desideri includere, aggiungi semplicemente il tuo collega a questa colonna e riceverà una notifica o la vedrà nelle sue cose da fare elenco.

Se desideri che più di una persona prenda la proprietà del progetto, puoi abilitare una colonna con più assegnatari utilizzando ClickApps di ClickUp.

Hai la possibilità di abilitarlo durante la creazione del tuo spazio di lavoro. Tuttavia, se devi aggiungerlo in un secondo momento, vai all'avatar del tuo profilo nell'angolo in basso a sinistra e fai clic per trovarlo Fare clic su App nel menu.

Da lì, scorri le opzioni per trovare Più assegnatari, attivalo e disattivalo per l'area di lavoro in cui desideri utilizzarlo.

La colonna assegnatario è per coloro che intraprendono un'azione su un progetto. Se vuoi mettere in CC qualcuno nel progetto, aggiungilo come osservatore facendo clic sul simbolo dell'occhio nell'angolo in alto a destra della scheda attività.

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Ora assegnatari e osservatori sono in attesa di aggiornamenti successivi, inclusa la persona che ha creato l'attività, e nessuno ha bisogno di scorrere un'e-mail lunga 50 thread per i dettagli.

2. Riunioni meno inutili

Se hai mai sentito qualcuno dire che una riunione avrebbe potuto essere un'e-mail, potrebbe anche essere una pagina in Notion.

Invece di stringerti o tenere una sessione di brainstorming per progetti e idee più piccoli, crea una nuova pagina e collabora all'interno.

Se non conosci Notion, il Compiti di squadra il modello ti consentirà di iniziare. Per creare una nuova pagina in vista della scheda di questo modello, fai clic sul pulsante Aggiungi nella parte inferiore della colonna. Se preferisci visualizzazione elenco, aggiungi semplicemente una nuova riga alla tua lista.

Prima di aggiungere i tuoi compagni di squadra, compila le proprietà come la data di scadenza e la priorità, nonché i dettagli e le idee che hai. Includi una richiesta per i tuoi colleghi di aggiungere i loro pensieri e suggerimenti, quindi aggiungili come assegnatari.

Puoi anche chiamare questa proprietà compagni di squadra se preferisci qualcosa di più neutro.

L'immagine di esempio utilizza un callout per far risaltare lo scopo della pagina. Di seguito, chiunque può aggiungere informazioni utilizzando testo, intestazioni, immagini, allegati, collegamenti e molti altri comandi utili.

Inoltre, se tu o un collega elimini accidentalmente qualcosa di significativo, puoi visualizzare le versioni precedenti della pagina facendo clic sull'icona dell'orologio nell'angolo in alto a destra.

3. Non c'è bisogno di spiegare il progetto più volte

Non hai bisogno di troppe colonne o proprietà per assicurarti che i dettagli del tuo compito siano chiari e coerenti. In effetti, puoi probabilmente farla franca usando solo assegnatario, data di scadenza e priorità.

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Prima di aggiungere i tuoi colleghi come assegnatari o collaboratori a un'attività nella gestione del progetto software, compilare le informazioni in ogni colonna e aprire la scheda o la pagina dell'attività da compilare descrizione.

Ecco come appare usando un layout semplice in la versione gratuita di Asana.

Grazie al layout e alle etichette chiari, tutti sapranno chi è un assegnatario o un collaboratore una volta aggiunti. Avranno anche istruzioni chiare su quando è la data di scadenza, il livello di priorità dell'attività e a quale progetto o sezione contribuisce l'attività, oltre ai dettagli.

4. Eviti di rispondere alla stessa domanda ripetutamente

Se qualcuno chiede chiarimenti tramite Slack o un'e-mail, non tutti hanno accesso alla risposta. Se chiedono nella sezione commenti della rispettiva attività nel software di gestione dei progetti, tutti lo vedranno.

Ecco un esempio utilizzando ClickUp.

La cosa eccellente dei commenti di ClickUp è che ognuno crea un nuovo thread. Se ricevi due domande, puoi rispondere separatamente selezionando rispondere sotto il commento. Puoi anche assegnare qualcuno alla domanda se ritieni che possa avere una risposta migliore.

La domanda e la risposta pubbliche dovrebbero impedire che le stesse domande si presentino. Ma se ricevi di nuovo la domanda e non è una risposta rapida, puoi indirizzare il tuo collega nella giusta direzione assegnandolo anche alla risposta.

5. Molto meno inseguire gli altri per il loro lavoro o cercare file

Poiché il software di gestione dei progetti promuove la collaborazione, hai molti strumenti per comunicare con i tuoi colleghi. Se desideri un rapido aggiornamento dello stato, tutto ciò che devi fare è taggarli in un commento, in Notion. Puoi farlo usando un a segno (@) e tirando su il loro nome nella barra di ricerca.

Inoltre, non dovrai setacciare le e-mail o chiedere ai tuoi colleghi di inviarti un documento via e-mail, poiché possono aggiungerli direttamente nella copia della pagina del progetto. Tuttavia, se desideri che i documenti appaiano ogni volta nello stesso posto, puoi aggiungere una colonna di documenti al tuo pagina della bacheca del progetto.

Una colonna di documenti fa miracoli se hai un compagno di squadra noto per averti chiesto di inviare nuovamente un file ogni volta che ne perde traccia. Puoi gentilmente dire loro che è lì nella bacheca del progetto se ne perdono di nuovo le tracce.

Aumenta la tua produttività con il software di gestione dei progetti

Il lavoro di squadra è divertente, soprattutto quando un progetto procede senza intoppi. Gestendo le tue attività nel software di gestione dei progetti, puoi aiutare a ridurre l'attrito e risparmiare molto tempo a te e ai tuoi colleghi mantenendo tutto organizzato in un unico posto.

Anche se lavori da solo, trarrai comunque vantaggio dal sapere dove trovare tutti i dettagli e i documenti di cui hai bisogno. Quale software scegliere dipende da te. Con molte opzioni eccellenti disponibili, è molto probabile che tu ne trovi una che funzioni per te e il tuo team.

Notion, ClickUp e Asana sono tutte ottime scelte se stai cercando alcuni suggerimenti per iniziare.

ClickUp vs. Asana: quale è meglio per la gestione dei progetti?

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