Come prendere appunti durante le riunioni Zoom come un professionista

Che si tratti di una riunione di squadra o di una chiamata con un cliente, le riunioni Zoom sono diventate una parte essenziale della vita di ogni lavoratore remoto. Tuttavia, la maggior parte delle persone dimentica la discussione al termine della riunione. Non ricordare i momenti salienti della riunione può renderti inefficiente, il che può portare all'improduttività. Quindi, come puoi rimanere aggiornato su tutte le tue riunioni online?

Inserisci le note della riunione. Sebbene questo non sia un concetto nuovo, molte persone non dispongono del giusto sistema per prendere appunti per aiutarli a tenere il passo con le loro chiamate. Ma come prendi appunti durante le riunioni Zoom? Scopriamolo.

Appunti dell'incontro vs. Minuti: qual è la differenza?

La maggior parte delle volte, le persone usano le note e i verbali delle riunioni in modo intercambiabile. Tuttavia, non sono la stessa cosa e comprenderne le differenze può aiutarti ad aumentare la tua efficienza.

Le note e i verbali sono entrambe azioni che registrano i punti essenziali discussi in una riunione, ma mirano a cose diverse. Le note della riunione sono informazioni abbreviate su idee, piani, obiettivi, azioni, scadenze menzionate nella riunione. È possibile modificare il contenuto a seconda del proprio scopo e intenzione.

D'altra parte, i verbali delle riunioni sono dettagli formali che possono fungere da documentazione legale della riunione, che i revisori dei conti e i tribunali possono visualizzare. In sostanza, i verbali acquisiscono informazioni come partecipanti e assenti alla riunione, argomenti discussi, ora di inizio e fine della riunione, decisioni prese e altro ancora. I minuti seguono una certa struttura, a differenza delle note che possono essere modificate.

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Come prendere appunti in una riunione Zoom

Oltre all'uso personale, le note della riunione possono anche fungere da risorsa da utilizzare per i tuoi colleghi, soprattutto se sei disposto a condividere la tua. Dal momento che hanno tutte le informazioni vitali discusse in una riunione, può aiutare ad aumentare la produttività del tuo team.

Tuttavia, le note della riunione dovrebbero avere una struttura. Altrimenti nessuno li capirà. Ecco come puoi prendere appunti sulla riunione come un professionista:

1. Familiarizzare con le basi per prendere appunti

Quando prendi appunti, ci sono diversi argomenti che dovresti trattare. Di seguito sono elencate le cose che dovresti includere:

PRERIUNIONE: Prima dell'inizio della riunione, annota i dettagli che sono già a tua disposizione per non perdere tempo. Eccoli:

• Data e ora: Questo ti aiuterà a organizzare e ordinare bene le tue note.
• Partecipanti e tipo di incontro: È una chiamata del cliente o una riunione di squadra? Chi ha partecipato?
• Agenda: Riassunto di cosa tratta l'incontro.
• Idee: Hai qualcosa che vorresti condividere durante la riunione? Scrivili, in modo da non dimenticarli.

DURANTE LA RIUNIONE: Una volta iniziata la riunione, puoi concentrare i tuoi appunti su cose importanti menzionate durante la riunione, come ad esempio:

• Oggetti d'azione: Se ci sono dei piani discussi durante la riunione, annotali. Fornire i dettagli menzionati, come le persone coinvolte, l'assegnazione e le responsabilità, la tempistica e la data di scadenza.
• Fatti: Eventuali fatti importanti dichiarati durante la riunione.
• Domanda e risposta: Registra le domande poste durante la riunione e le relative risposte, in modo da poterle consultare se necessario.

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2. Non registrare tutto ciò che senti

Prendere appunti non significa catturare tutto ciò che viene menzionato durante il Zoom incontro. Scrivere l'intera riunione è un approccio vecchio stile; i professionisti non lo fanno più. Se provi il vecchio metodo, molto probabilmente fallirai. Questo perché l'intero processo richiede tempo e vanifica lo scopo principale di prendere appunti. Confonderà anche te o chiunque lo leggerà, poiché conterrà informazioni ridondanti non necessarie.

Invece, registra solo le parole chiave e gli elementi di azione. Fondamentalmente, prendi le parole chiave e crei un riepilogo del punto e tutto ciò che deve essere fatto con esso. Puoi guardare le basi per prendere appunti per mantenerli concisi e facili da capire.

3. Crea un modello

Per rendere più veloce l'intero processo di annotazione, è necessario creare un modello. Questo ti fa risparmiare tempo nel pensare a quale dettaglio va dove. Allo stesso tempo, non è necessario dedicare più tempo alla modifica dopo la riunione poiché è già formattato.

Puoi creare un modello adatto alle tue esigenze, oppure puoi anche seguire diverse strategie per prendere appunti. Ad esempio, puoi provare il metodo dei quadranti e dividere le tue note in quattro sezioni: domande, cose da fare, assegnate e note. Se sei una persona visiva, una mappa mentale può essere un modello ideale.

Oltre alle strategie, puoi anche usare app per prendere appunti per facilitare l'organizzazione di tutto. Alcune app hanno già un modello pronto per l'uso, quindi non devi pensare a crearne o trovarne uno.

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4. Definisci il tuo obiettivo

Se vuoi avere successo nello scrivere appunti sulla riunione Zoom, la cosa più importante che devi considerare è il tuo obiettivo. Chiediti: perché stai scrivendo appunti? Vuoi usarlo per essere efficiente e far avanzare la tua carriera? Stai scrivendo appunti come parte del tuo lavoro? Vuoi condividerli? Lo fai per essere più organizzato? Cosa vuoi tirarne fuori?

Definire il tuo obiettivo per prendere appunti ti consente di essere più motivato a farlo meglio. Se sai cosa vuoi ottenere, scrivere appunti di una riunione diventa una passeggiata, dal momento che avrai una comprensione più chiara di quale sia il risultato desiderato. Ricorda, i tuoi appunti sulla riunione dovrebbero aiutarti a migliorare la tua carriera. Questo non è solo qualcosa che fai; può aiutarti in modo significativo a progredire e diventare molto più efficace sul lavoro.

È pratico prendere sempre appunti durante le riunioni Zoom?

Non è sempre necessario prendere appunti durante le riunioni. Tuttavia, devi imparare a valutare l'importanza di ogni chiamata che prendi. Ad esempio, se è solo una chiamata di allineamento e non sono menzionati dettagli importanti, puoi saltare le note e concentrarti sulla chiamata stessa.

Tuttavia, prendere appunti è un'abilità essenziale che dovresti imparare per far avanzare la tua carriera. Oltre ad aiutare l'efficienza, può portare a una migliore ritenzione, che può migliorare la memoria a lungo termine. Aumenta anche la responsabilità e migliora le prestazioni dei tuoi compagni di squadra, consentendo loro di diventare più consapevoli di ciò che dovrebbero fare. Infine, dà la direzione, così sai dove concentrare la tua attenzione.

Digitale vs. Note di carta: quale utilizzare?

Le tue abitudini di prendere appunti possono essere il cuore della tua produttività. Ti piace andare alla vecchia scuola con gli appunti cartacei o preferisci le app per prendere appunti digitali?

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