L'e-mail è ancora la migliore forma di comunicazione per uso aziendale e professionale. Tuttavia, uno dei problemi più comuni riscontrati dagli utenti di posta elettronica è una casella di posta ingombra piena di messaggi non letti. Questo può essere un problema se hai un progetto incombente e devi scavare tra messaggi non correlati per trovare le informazioni che stai cercando.
Fortunatamente, Apple Mail offre una funzione chiamata Smart Mailbox per aiutarti a organizzare rapidamente i tuoi messaggi e-mail e trovare tutte le tue e-mail importanti in un'unica casella di posta. Ecco come impostare e utilizzare la funzione.
Che cos'è una cassetta postale intelligente?
L'app Mail predefinita su Mac ti consente di organizzare la tua casella di posta applicando regole automaticamente eseguire azioni specifiche sulle tue e-mail, tra cui la segnalazione, lo spostamento, l'inoltro e l'eliminazione messaggi.
Una Smart Mailbox in Mail utilizza le regole per aiutarti a organizzare le email su tutti i tuoi account.
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Ciò che è particolarmente utile di questa funzione è che tutte le tue e-mail rimangono nella rispettiva casella di posta, pur essendo raccolte e visualizzabili anche nella Smart Mailbox dedicata. È ideale per raggruppare messaggi per gruppi, progetti, argomenti e conversazioni specifici.
Ad esempio, puoi creare una cassetta postale intelligente denominata "file di progetto scolastico" per organizzare le e-mail relative a un progetto scolastico imminente e includere solo messaggi che menzionano "scuola" e hanno allegati.
Come creare una cassetta postale intelligente su Mac
Potresti non averlo notato, ma per impostazione predefinita avrai una Smart Mailbox sulla barra laterale. Oggi è una Smart Mailbox che contiene tutte le email che hai visualizzato oggi. Se non riesci a vederlo, fai clic sulla freccia accanto a Smart Mailbox per mostrarlo.
Se sei pronto per creare la tua Smart Mailbox personalizzata, passa semplicemente il cursore sopra Cassette postali intelligenti e fare clic su Aggiungi (+) pulsante che apparirà accanto ad esso. Poi:
- Aggiungi un nome per la tua nuova Smart Mailbox.
- Puoi impostare l'ambito delle tue condizioni e scegliere di richiedere qualunque o tutto delle condizioni che devono essere soddisfatte per l'inserimento di un'e-mail nella casella di posta.
- Fare clic sul menu a discesa più a sinistra per impostare la prima condizione. Le opzioni nel secondo e nel terzo campo variano a seconda dell'opzione selezionata per il primo menu a discesa.
- Aggiungi o rimuovi una condizione facendo clic su Aggiungi (+) o Rimuovi (–) pulsante sul lato destro di ogni condizione.
- Spunta la casella accanto Includi messaggi dal Cestino e Includi messaggi da Inviati se vuoi includere le email che hai inviato ed eliminato.
- Clic ok per creare la cassetta postale intelligente.
Visita la Smart Mailbox che hai personalizzato per vedere tutte le email che corrispondono ai criteri che hai impostato. Questi messaggi appariranno anche nella loro posizione originale nell'app Mail.
Come gestire una cassetta postale intelligente
Puoi modificare, rinominare, esportare ed eliminare la tua Smart Mailbox in qualsiasi momento facendo doppio clic sulla Smart Mailbox o tenendo premuto il tasto Control nella barra laterale e scegliendo un'opzione dal menu contestuale.
Puoi anche Preferito Smart Mailbox specifiche, in modo che appaiano nella parte superiore della barra laterale, consentendo un accesso più rapido. Basta fare clic tenendo premuto il tasto Ctrl sulla Smart Mailbox scelta, quindi selezionare Aggiungi ai preferiti.
Per rimuoverlo dai tuoi preferiti, vai su Preferiti sezione nella barra laterale, fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl sulla Smart Mailbox e seleziona Rimuovi dai preferiti.
Tieni presente che tutte le modifiche apportate a un'e-mail durante la visualizzazione nella Smart Mailbox, incluso il contrassegno come non letto, spostandolo, contrassegnandolo o eliminandolo, si rifletterà nella casella di posta in cui si trovava originariamente l'e-mail immagazzinato.
Inoltre, se stai utilizzando iCloud Drive, le tue Smart Mailbox saranno disponibili anche su qualsiasi altro Mac a cui accedi, se questi dispositivi utilizzano anche iCloud Drive con Mail selezionata nelle opzioni.
Come duplicare una cassetta postale intelligente esistente
A volte, potresti voler copiare le regole da una Smart Mailbox esistente per modificarle, invece di crearne una da zero. Duplicare una casella di posta esistente ti farà risparmiare tempo con questo. Puoi semplicemente modificare una copia duplicata in modo che la tua casella di posta soddisfi le tue esigenze attuali.
Per duplicare una Smart Mailbox:
- Seleziona la Smart Mailbox che desideri copiare.
- Fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl sulla Smart Mailbox, quindi seleziona Cassetta postale intelligente duplicata. Dovresti vedere un'altra Smart Mailbox apparire sulla barra laterale.
Salta il disordine
Le e-mail sono incredibilmente utili. Tuttavia, con troppi annunci, newsletter e spam, potrebbe essere necessario un grande sforzo per scansionare una grande quantità di e-mail per trovare quelle che contano e richiedono un'attenzione urgente.
Usa le Smart Mailbox in Mail sul tuo Mac per soddisfare le tue priorità senza farti distrarre e sopraffare.
Non sei sicuro di come uscire da Mail su macOS? Ti mostreremo tutto ciò che devi sapere.
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Rachel Melegrito ha lasciato la sua carriera di insegnante universitaria per diventare una scrittrice di contenuti a tutti gli effetti. Adora qualsiasi cosa Apple, dagli iPhone, agli Apple Watch, ai MacBook. È anche una terapista occupazionale autorizzata e una stratega SEO in erba.
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