6 funzionalità avanzate di Microsoft Excel che devi conoscere

Sebbene Microsoft Excel sia in circolazione da molto tempo, ha molte funzionalità di cui probabilmente non sai nulla. Anche gli esperti Microsoft possono dirti che ogni giorno è un giorno di apprendimento con Excel.

Quindi quali sono alcune di queste meravigliose funzionalità avanzate che ti sei perso? In questo articolo, esploreremo sei funzionalità avanzate di Excel che devi conoscere e come possono aiutarti ad aumentare la tua produttività.

1. Corrispondenza sfocata

La corrispondenza fuzzy è un Funzionalità di produttività di Microsoft Excel che ti consente di controllare gli elementi correlati in elenchi diversi e di unirli se sono approssimativamente simili.

Ad esempio, se stai effettuando un sondaggio e alcune voci contengono errori di battitura, una corrispondenza fuzzy li conterà insieme alle voci scritte correttamente finché l'ortografia rimane il più vicino possibile a quella corretta uno.

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Per rendere le tue voci ancora più accurate, puoi impostare il tuo livello preferito di Soglia di somiglianza per la tua corrispondenza fuzzy. Tuttavia, dovresti sapere che la funzione di corrispondenza fuzzy funzionerà solo su colonne di testo. Ecco come ottenere il tuo abbinamento fuzzy:

1. Innanzitutto, assicurati di avere Fuzzy Lookup installato e abilitato su Excel.
2. Il prossimo passo è trasformare la tua lista in una tabella. Lo otterrai evidenziando la tua lista e premendo Ctrl + T.
3. Una volta fatto questo, vedrai il Strumento di ricerca fuzzy appaiono sulla barra delle applicazioni.
4. Ora seleziona quale delle tabelle convertite vuoi confrontare.
5. Verrà quindi visualizzato un pop-up che ti chiederà di selezionare il Soglia di somiglianza vuoi per il confronto: una soglia di 0,85 non è poi così male.
6. Infine, scegli una cella in cui Tabella di ricerca fuzzy verrà inserito e fare clic su andare sul Strumento di ricerca per completare il confronto.

2. Nuova finestra e sistema

Se il tuo lavoro richiede di gestire più fogli di lavoro, questa è una funzionalità che troverai utile. Microsoft Excel ti consente di aprire varie finestre e disporle come desideri per un facile accesso.

Con tutte le schede di cui hai bisogno aperte e, a tuo avviso, puoi risparmiare tempo e fatica nel dover mischiare tra più finestre. Contribuirà inoltre a ridurre al minimo gli errori e la confusione.

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Per utilizzare la funzione di organizzazione, ecco i passaggi che devi seguire:

1. Apri le cartelle di lavoro desiderate, quindi fai clic sui fogli di lavoro che desideri aprire.
2. Clicca sul Visualizzazione scheda, quindi Disponi tutto.
3. Seleziona l'opzione più adatta a te nella finestra di dialogo che appare.
4. Clic ok.

3. Testo in colonne

Quindi hai apportato modifiche al tuo foglio di lavoro quando improvvisamente devi dividere i dati da una colonna in diverse. Supponi di voler avere il nome e il secondo nome in due colonne separate. Sembra frenetico, vero? Fortunatamente, non è necessario copiare e incollare i dati cella per cella con la funzione da testo a colonna.

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Ti consente di separare i testi nelle colonne utilizzando una larghezza delimitata o un delimitatore come una virgola, un trattino o uno spazio. Quindi, se le voci nella tua colonna hanno uno di questi, la funzione ti consentirà di spostare parte dei suoi dati in una nuova colonna.

Ecco come utilizzare la funzione di testo su colonne:

1. Fare clic sulla colonna con il testo desiderato.
2. Clicca su Dati, quindi seleziona Testo in colonne.
3. Apparirà una finestra di dialogo che mostra il Conversione guidata testo in colonne. Clicca su delimitato > Prossimo.
4. Scegli il Delimitatori che si applicano ai tuoi dati. Può essere Spazio o Virgola.
5. Una volta fatto, clicca su Prossimo e scegli i dati Destinazione sul tuo foglio di lavoro.
6. Quindi fare clic su Fine.

Tieni presente che questa funzione è pratica anche per altri dati, come date o numeri di serie. La chiave è assicurarsi che i delimitatori siano tutti nella posizione corretta prima di provare a dividere i dati.

4. Importa statistiche dai siti web

Anche il trasferimento di dati da un particolare sito Web al tuo foglio Excel può essere un punto dolente, ma non più. Con la funzione Import Stats, è tutto così semplice. Ecco cosa devi fare per attivare questa funzione.

Innanzitutto, devi aprire il foglio Excel in cui desideri importare i dati.

1. Clicca su File, e nel menu a tendina, seleziona Aprire. Quindi scegli Aggiungi un luogo. Una volta fatto ciò, viene visualizzata una finestra di dialogo che ti chiede quali file desideri importare in Excel.
2. Vai alla barra delle domande, aggiungi l'URL del sito da cui vuoi importare i dati e fai clic su Aprire. Ci vorranno un secondo o due, quindi si aprirà un'altra finestra di dialogo che ti chiederà di inserire la chiave di sicurezza di Windows. Ciò accadrà se il PC che stai utilizzando ha una password di accesso all'avvio di Windows.
3. Quindi inserisci il tuo nome utente Windows, la password di accesso e fai clic su Va bene.

5. Funzione Rimuovi duplicati

L'ultima cosa che vuoi quando hai a che fare con i dati è la ridondanza. Sfortunatamente, dopo aver trasferito i dati da una colonna all'altra o da un sito diverso, potresti correre il rischio che le cose vengano replicate. Per evitare ciò, puoi utilizzare la funzione Rimuovi duplicati in Excel.

1. Seleziona la tabella, quindi procedi al Scheda Dati per farlo.
2. Qui, clicca su Rimuovi i duplicati. Questo richiederà l'apertura di una finestra. La finestra pop-up chiederà quali colonne e righe si desidera scansionare per i duplicati. Inserisci le colonne e le righe necessarie ed Excel cancellerà le tue copie.

6. Elenchi personalizzati

Gli elenchi personalizzati sono un modo efficiente per evitare l'inserimento di dati noiosi e il rischio di errori. Creare un elenco personalizzato in anticipo ti consente di aggiungi una selezione a discesa o usa la funzione di riempimento automatico di Excel, risparmiando così tempo.

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Alcuni esempi includono un elenco personalizzato di prodotti, dipendenti o sedi. Puoi anche utilizzare gli elenchi personalizzati di Excel, come i giorni della settimana o i mesi dell'anno. Per utilizzare la funzione di riempimento automatico di Excel, puoi semplicemente digitare una parola e trascinare la maniglia di riempimento per completare il resto.

Excel ti consente di utilizzare il tuo elenchi personalizzati su qualsiasi foglio di calcolo o cartella di lavoro di Excel cliccando su Scheda File > Opzioni > Avanzate > Modifica elenchi personalizzati su Windows e Eccellere > Preferenze > Elenchi personalizzati su Mac.

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Se sei un grande fan di Microsoft Excel, ci sono buone notizie per te; non puoi esaurire le sue meravigliose caratteristiche! Anche se può sembrare scoraggiante, ricorda che esistono tutti per rendere il tuo lavoro più semplice e produttivo. Inoltre, non devi impararli tutti in un giorno.

Ricorda solo di esercitarti ogni giorno e sfruttare al massimo le funzionalità di questo articolo. Se li usi spesso, li avrai a portata di mano in pochissimo tempo!

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