Come rispettare le scadenze e completare le attività in tempo: 8 suggerimenti

Per molti, le scadenze sono una questione terribile. Potresti procrastinare fino all'avvicinarsi della scadenza e non riuscire a completare l'attività in tempo nonostante i tuoi sforzi dell'ultimo momento.

Le scadenze mancate possono avere un impatto negativo sulla produttività e sull'impressione sia nella vita personale che professionale. Dai un'occhiata ai punti spiegati qui per scoprire come rispettare facilmente ogni scadenza.

1. Crea molti traguardi di dimensioni ridotte

Compiti complessi e che richiedono tempo ti portano a procrastinare? Se sì, allora non sei solo. A volte, la tua mente si sente sopraffatta e ti demotiva a lavorare fino all'ultimo momento.

Ecco perché devi suddividere i tuoi obiettivi ambiziosi in traguardi più piccoli. Ad esempio, se il tuo obiettivo è completare un compito di 50 pagine, puoi dividerlo in piccoli capitoli e lavorare su un capitolo ciascuno.

Una volta fatto questo, il tuo subconscio non si sentirà sovraccaricato. Invece, le piccole scadenze sembreranno gestibili e ti motiveranno a iniziare il lavoro. Mentre continui a raggiungere tutti i piccoli traguardi uno dopo l'altro, raggiungere il grande obiettivo non sarà difficile.

2. Trova un partner motivante

Lavorare da soli è difficile, soprattutto quando si tratta di un compito complesso. Mentre lavorare da solo ti dà la libertà, puoi anche finire per essere qualcuno senza motivazione per completare il lavoro. Poiché non sei responsabile nei confronti di nessuno delle tue scadenze personali, i traguardi mancanti possono diventare un luogo comune.

Se hai problemi a gestire le scadenze che ti sei imposto, puoi sempre coinvolgere qualcun altro. Sarebbe bello avere qualcuno che conosca le tue scadenze. Questo partner responsabile può essere qualcuno della tua famiglia o dei tuoi amici.

Per finire di leggere un capitolo, puoi inserire un compagno di classe e studiare insieme. Se non riesci a trovare un partner, anche conoscere qualcuno che ha raggiunto lo stesso traguardo sarà fonte di ispirazione.

3. Tieni sempre traccia dei progressi

Rendere il monitoraggio dei progressi un'abitudine quotidiana ti aiuterà a completare un'attività in tempo. Anche se fissi una scadenza, ciò non significa che la finirai l'ultimo giorno. Ciò significa che lavorerai sul progetto per più giorni per completarlo prima della scadenza.

Potresti non essere altrettanto produttivo durante tutti questi giorni lavorativi. Tuttavia, monitorare regolarmente i progressi ti aiuterà a identificare le lacune e a colmare i tuoi punti deboli.

Puoi usare MeisterTask per tenere traccia dei progressi compiuti in qualsiasi attività. Puoi aggiungere un numero qualsiasi di attività e tenere traccia dei loro progressi mentre ci lavori ogni giorno.

4. Evita di lasciare scappatoie nella pianificazione

Prima di fissare una scadenza per le attività personali, devi aver seguito un processo di pianificazione dettagliato. Conoscere gli obiettivi, il processo di lavoro e il tempo disponibile sono alcune cose che dovresti considerare prima di fissare una scadenza. Avere problemi con la pianificazione può costarti la scadenza.

Non ha senso incolpare te stesso per aver mancato una scadenza se hai avuto difetti nel tuo processo di pianificazione. Ad esempio, devi prendere in prestito alcuni libri da una biblioteca per completare un progetto entro lunedì. Hai fatto la pianificazione per venerdì, ma la biblioteca rimane chiusa sabato e domenica.

Come puoi vedere, c'è una scappatoia in questo schema. A causa di ciò, sei destinato a perdere la scadenza qui. Per evitare tali circostanze, assicurati che il tuo piano di lavoro non abbia difetti.

5. Tieni a bada le distrazioni

Le distrazioni sono uno dei motivi principali per cui non riesci a completare le attività in tempo. E-mail lunghe, notifiche sui social media, attività urgenti ma meno importanti, un membro della famiglia che si ferma a chiacchierare: tutto questo ti distrae dai tuoi obiettivi e ostacola il tuo flusso di lavoro.

Una volta che la tua mente è dirottata su qualcos'altro, è difficile riportare la stessa concentrazione e attenzione al tuo lavoro originale. Quando sei impegnato in un'attività, cerca di fare più progressi possibili in una volta sola.

Puoi disattivare l'audio delle notifiche del cellulare e del computer per evitare distrazioni. L'utilizzo di app anti-distrazione è utile anche per mantenerti concentrato durante l'orario di lavoro.

Se hai troppe cose nel piatto, può capitare di perdere di vista le scadenze e le attività in sospeso. Il modo migliore per essere consapevoli delle tue attività e scadenze è utilizzare uno strumento di calendario. Tali app ti aiuteranno a pianificare attività, eventi e riunioni.

Tenere traccia delle scadenze e dei traguardi passati e futuri diventa facile con il software del calendario. Queste app ti consentono di visualizzare le scadenze imminenti in modo ordinato. Controlla questi strumenti ogni giorno per tenere traccia delle tue attività da svolgere per la giornata.

Google Calendar è un'app di pianificazione del calendario che puoi utilizzare per la pianificazione delle tue attività personali e professionali. Supporta inoltre l'integrazione con diversi strumenti di gestione dei progetti che semplificano la visualizzazione delle scadenze.

7. Usa una scadenza morbida

Una scadenza morbida è una scadenza provvisoria che metti prima di quella originale. Nel caso ti stia chiedendo se una scadenza morbida può aiutarti, la risposta è sì. Non è solo utile per i progetti professionali. Le scadenze morbide sono ugualmente efficaci per le pietre miliari personali.

Anche i piani migliori possono sperimentare il singhiozzo. Puoi ammalarti o avere qualche problema tecnico. Non lasciare che questi ti costringano a perdere una scadenza. Avere una scadenza morbida in atto e cercare di finire il lavoro prima.

Oltre a salvarti la schiena in caso di eventi imprevisti, assicurerà il completamento tempestivo di un'attività.

8. Evita la procrastinazione ad ogni costo

La maggior parte di voi sarebbe d'accordo sul fatto che la procrastinazione è la ragione per cui continuate a non rispettare le scadenze, anche quelle autoimposte. Sebbene la complessità del compito sia responsabile di ciò nella maggior parte dei casi, a volte le persone potrebbero procrastinare poiché non vi è alcuna ricompensa per il completamento di un'attività.

La procrastinazione diventa più comune nei compiti personali che non comportano alcun supervisore o ricompensa. Ma puoi sempre coccolarti dopo aver terminato il lavoro in tempo. Ti ispirerà a evitare la procrastinazione la prossima volta.

Imparentato: I migliori consigli per evitare la procrastinazione e rispettare le scadenze

Il completamento tempestivo delle attività aumenta la produttività

Le scadenze non devono essere stressanti e demotivanti. Invece, dovrebbe motivarti a completare le attività in tempo. Puoi seguire le cose menzionate qui per rispettare le scadenze che hai creato.

Dovresti anche evitare ad ogni costo ritardi nella tua vita professionale, scoprendo le possibili ragioni e le loro soluzioni.

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