Come creare una scadenza che funzioni davvero per te

Le scadenze dovrebbero essere più motivanti e meno stressanti, non il contrario. A meno che una scadenza non possa tirare fuori il meglio da te entro il tempo stabilito, è inutile. Pertanto, è necessario prestare attenzione durante l'impostazione di una scadenza per un progetto in primo luogo.

Continua a leggere questo articolo per sapere come creare una scadenza alla quale attenersi.

1. Considera gli obiettivi e le linee guida del progetto

Se devi creare una scadenza per un progetto su cui tu o il tuo team state lavorando, dovete essere chiari sugli obiettivi del progetto. Oltre agli obiettivi generali, dovrebbero esserci anche alcune linee guida specifiche.

Considera tutto ciò per comprendere il tempo di completamento stimato rispettando le norme e i regolamenti. Inoltre, assicurati che tutti siano a conoscenza delle linee guida e degli obiettivi di un oggetto collaborativo prima di iniziare un progetto.

2. Suddividi l'attività in unità o attività secondarie più piccole

Per creare una scadenza per un progetto, è necessario suddividerla in più blocchi più piccoli. Queste porzioni più piccole sono anche conosciute come

compiti e sottocompiti. Successivamente, crea scadenze separate per ogni unità di attività più piccola.

Inoltre, considera le dipendenze delle attività prima di impostare la scadenza finale per l'intero progetto. Metti prima la scadenza per le attività indipendenti e dopo per le attività dipendenti.

Spiegare le dipendenze ai compagni di squadra. Pertanto, capiranno il motivo dietro le diverse scadenze per le singole attività.

3. Prenditi tempo sufficiente per creare una scadenza

Fissare una scadenza del progetto non è meno importante delle altre attività coinvolte. Quindi, non avere mai fretta di fissare una scadenza. Potrebbe inconsapevolmente costringerti a crearne uno irrealistico che ti mancherà.

Prenditi sempre tempo sufficiente quando definisci una data di scadenza. Assicurati di non perdere nessun punto cruciale di considerazione mentre sei di fretta.

4. Considera i possibili motivi per il ritardo del progetto

I ritardi dei progetti sono diventati abbastanza comuni in questi giorni. Quasi tutti i team hanno un record di presentazione di progetti oltre la data di scadenza. Se è successo lo stesso anche alla tua squadra, scopri il motivo dietro un ritardo del progetto.

Se una scadenza irrealistica ha causato il ritardo del progetto l'ultima volta, prendi una scadenza più liberale per il tuo prossimo progetto. In caso di altri motivi, fissa una scadenza quando hai abbastanza tempo per risolvere il problema se si ripresenta.

Se non hai esperienza diretta del ritardo del progetto, considera le possibili cause comuni e fissa una scadenza per evitarle tutte.

5. Attenzione alle priorità in conflitto

In questo mondo competitivo, la maggior parte delle persone lavora su più progetti contemporaneamente. Queste priorità contrastanti possono rendere irraggiungibili le tue scadenze. Per evitare ciò, controlla la larghezza di banda di lavoro di ciascun membro del team fino alla scadenza del tuo progetto.

Dopo aver preso in considerazione le priorità di ciascun membro del progetto, puoi trovare una scadenza valida. Potrebbe essere necessario rimuovere alcuni membri da un progetto e reclutare nuove persone per completare il progetto entro il tempo stimato fornito dal cliente.

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6. Ottieni l'opinione degli stakeholder

Un progetto di successo richiede uno sforzo collaborativo da parte di tutti i soggetti coinvolti, inclusi i fornitori di terze parti. Non è piacevole scoprire nel bel mezzo del progetto che una delle tue risorse vitali non è disponibile a causa delle vacanze.

Ecco perché è necessario ottenere opinioni da ogni stakeholder del progetto sulla scadenza. Stabilisci una data di scadenza provvisoria e chiedi se trovano ragionevole la scadenza rispetto al loro carico di lavoro e alle loro priorità. Potresti anche avere più incontri con il tuo cliente prima di finalizzare una scadenza.

7. Conosci il tuo livello di stress ideale

Devi essere d'accordo che una quantità ideale di stress funziona sempre come motivazione. Quindi, quando diciamo che le scadenze non dovrebbero essere stressanti, non significa eliminare del tutto l'urgenza. Ogni scadenza che crei dovrebbe includere un livello moderato di stress. Ti stimolerà mentalmente o ti ispirerà a completare il lavoro.

Il livello di stress ideale varia a seconda della persona e della difficoltà del compito. Quindi, fissa una scadenza considerando il giusto livello di stress che non solo ti consente di completare tempestivamente l'attività, ma ti consente anche di tirare fuori il meglio da te.

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8. Assegna tempo extra per il cambio di ambito

Che tu stia lavorando per un cliente o su un progetto interno per la tua organizzazione, possono verificarsi modifiche all'ambito. Dal momento che non è possibile prevedere un creep dell'ambito, è meglio avere un po' di tempo a disposizione mentre si pianifica una scadenza.

Un team può affrontare la modifica dell'ambito del progetto in qualsiasi momento dello stato di avanzamento. Pertanto, tieni a disposizione un po' di tempo per la regolazione dell'ambito durante la creazione di una data di scadenza. Puoi anche spiegare al tuo cliente che hai adattato del tempo extra per questo scopo particolare.

9. Tieniti pronto per i problemi dell'ultimo minuto

Nessuno vuole perdere una scadenza. Quindi, considera ogni possibilità che può causare un ritardo nel tuo progetto, inclusi i problemi dell'ultimo minuto. A volte, i compagni di squadra possono aspettare fino all'ultimo giorno per completare l'attività assegnata.

L'ultimo giorno potrebbe esserci un'emergenza: qualcuno potrebbe ammalarsi o avere problemi con il computer o la connessione Internet. Per evitare tali problemi evitabili, crea una scadenza morbida uno o due giorni prima della scadenza originale.

Quando tutti inviano il loro lavoro prima della scadenza, la presentazione del progetto può avvenire in tempo. Se qualcuno non rispetta la scadenza morbida, puoi delegare l'attività per completarla entro la data di scadenza. Ti salverà da ritardi imprevisti del progetto.

10. Mantieni la scadenza raggiungibile

Dopo aver considerato tutti i fattori di cui sopra, dovresti trovare una scadenza realizzabile. Dopo aver finalizzato i compagni di squadra e avere un'idea completa della loro disponibilità e priorità, dovresti fissare senza problemi una data di scadenza con cui tutti sono a proprio agio.

Se hai qualche dubbio, dovresti chiedere direttamente ai tuoi colleghi di chiarire. Gli strumenti di gestione del progetto possono aiutarti a tenere traccia dello stato di avanzamento del progetto e della disponibilità delle risorse se devi riprogrammare.

Termina le attività prima della scadenza

Solo una scadenza raggiungibile può assicurarti di poter completare l'attività entro la data di scadenza.

Ricorda di seguire i suggerimenti delineati in questo articolo mentre crei una scadenza per renderla realistica. Puoi anche riportare il tuo progetto in carreggiata in caso di circostanze impreviste.

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