8 hack di Gmail che ti aiuteranno a fare di più

Gmail è il servizio di posta elettronica preferito da milioni di persone e per una buona ragione. È sicuro, facile da usare e offre molti strumenti integrati per la gestione della tua casella di posta. Sfortunatamente, la tua casella di posta può ancora essere fonte di terrore, specialmente quando è disorganizzata e piena fino all'orlo.

Passi troppo tempo a cercare di gestire la tua casella di posta? Se è così, è il momento di fare qualcosa al riguardo. Questi 8 hack di Gmail che aumentano la produttività possono essere d'aiuto.

1. Usa le scorciatoie da tastiera

Le scorciatoie da tastiera sono le migliori amiche di un utente di computer, soprattutto quando si tratta di svuotare la posta in arrivo. Gmail offre un'ampia gamma di scorciatoie da tastiera per tutto, dalla navigazione rapida alla formattazione delle email. Ecco alcune delle nostre scorciatoie preferite che puoi utilizzare in questo momento:

• Maiusc + I per contrassegnare come letto
• o Ctrl + Invio per inviare un'e-mail
• o Ctrl + K per inserire un link
instagram viewer
• C comporre
• / per cercare le tue email
• D per comporre in una nuova scheda
• Maiusc + Ctrl + B per aggiungere destinatari BCC

2. Crea modelli

Ti ritrovi a inviare la stessa e-mail più e più volte ogni giorno? Puoi accelerare questo processo creando modelli di email personalizzati. Per realizzarlo, segui questi passaggi:

1. Selezionare Comporre.
2. Inserisci il testo che desideri utilizzare per il tuo modello nel campo dell'email.
3. Seleziona il menu a tre punti e poi Modelli.
4. Selezionare Salva bozza come modello poi Salva come nuovo modello.

Quando sei pronto per utilizzare il tuo modello, seleziona semplicemente Modelli poi Inserisci modello.

3. Disattiva conversazioni

Se fai parte di un lungo thread di posta elettronica che non ti riguarda più, puoi semplicemente silenziarlo. L'esclusione dell'audio mantiene le risposte future al thread fuori dalla tua casella di posta. E puoi ancora trovare la tua posta con audio disattivato all'interno di Tutti i messaggi.

Per disattivare l'audio di una conversazione, all'interno dell'e-mail che desideri disattivare, seleziona il menu a tre punti e quindi seleziona Muto. Questo è tutto.

4. Usa il tuo risponditore automatico

Se stai andando fuori città o semplicemente hai bisogno di un po' di tempo lontano dalla tua scrivania, usa il tuo risponditore automatico. Quando il risponditore automatico è attivo, chiunque ti invii un'e-mail riceverà una risposta predefinita impostata da te sul tuo stato fuori sede. Questo può aiutare a dissuadere i mittenti dall'invio di email aggiuntive che intasano la tua casella di posta.

Per utilizzare il risponditore automatico:

1. Apri Gmail e seleziona Impostazioni > Vederetutte le impostazioni.
2. Scorri fino a vedere il Risponditore per le vacanze.
3. Seleziona il pulsante di opzione accanto a Risponditore automatico attivo.
4. Inserisci le tue date, un oggetto e poi il tuo messaggio. Infine, seleziona Salvare le modifiche.

5. Personalizza il layout della tua casella di posta

Il modo migliore per gestire la tua casella di posta è personalizzare il layout. Ad esempio, puoi scegliere di elencare per prime le tue email importanti o anche le email non lette per prime. Questo ti dà flessibilità nel modo in cui desideri che le tue e-mail appaiano. Per modificare il layout:

1. Vai a Impostazioni.
2. Scorri finché non vedi Tipo di posta in arrivo.
3. Seleziona il tipo che desideri utilizzare.

Il tipi di layout della posta in arrivo sono come segue:

• Importante prima: Separa la tua casella di posta in due parti: importante e tutto il resto.
• Prima non letto: Mostra i messaggi non letti nella parte superiore della posta in arrivo.
• Primo classificato: I messaggi speciali vengono visualizzati per primi nella posta in arrivo.
• Caselle di posta multiple: Ulteriori sezioni saranno disponibili all'interno della tua casella di posta, così potrai utilizzare gli operatori di ricerca o creare etichette personalizzate.
• Posta prioritaria: Suddivide la posta in arrivo in più sezioni, così puoi scegliere quali sezioni mostrare, incluse Speciali, Importanti o Da leggere.

6. Crea filtri e-mail

Vuoi inviare automaticamente determinate e-mail al cestino? Vuoi salvare le email importanti contrassegnandole con una stella? Puoi fare tutto questo e molto altro creando filtri e-mail. Per farlo, segui questi passaggi:

1. Seleziona il Impostazioni icona all'interno della barra di ricerca di Gmail.
2. Compila le informazioni elencate nella finestra. Gmail ti dà la possibilità di essere molto specifico nelle tue e-mail qui o in base. Ad esempio, puoi semplicemente aggiungere a Speciali i messaggi che contengono determinate parole.
3. Quando sei felice, seleziona Crea filtro.
4. Quindi, seleziona i comportamenti che vuoi che il filtro segua. Quindi, seleziona Crea filtro.

7. Usa integrazioni

Probabilmente ci sono numerose altre app che usi quotidianamente per comunicare con il tuo team, gestire i tuoi progetti e altro ancora. Alcune di queste app probabilmente si integrano con Gmail in qualche modo. Le integrazioni possono migliorare la tua produttività eliminando passaggi aggiuntivi.

Alcune integrazioni disponibili per Gmail includono:

• allentamento: usi? allentato per la comunicazione di squadra? In tal caso, puoi anche utilizzare Gmail all'interno di Slack. Ad esempio, puoi inviare e-mail direttamente a Slack per discuterne.
• Ingrandisci: Puoi anche integrare Gmail con Zoom per pianificare rapidamente le riunioni direttamente dalle e-mail o avviare immediatamente una riunione. Non è necessario aprire una nuova finestra.
• Trello: Con il Integrazione Trello, puoi creare nuove carte Trello senza uscire dalla tua casella di posta. Ciò ti assicura di non perdere un'attività critica durante lo zoom delle tue e-mail.

Queste sono solo alcune delle centinaia di integrazioni disponibili. Se desideri automatizzare un'attività, Gmail può probabilmente aiutarti. Guardare Google Workspace Marketplace per ancora più app.

Se la barra laterale della tua casella di posta Gmail è completamente inondata di cartelle vecchie e nuove, puoi gestirle nascondendo quelle che non usi più. Quando si nascondono cartelle o etichette, questo non elimina il contenuto all'interno. Invece, nasconde semplicemente le cartelle alla vista.

Questo è un ottimo modo per "sbarazzarsi" dei contenuti che non usi più spesso senza rimuoverli per sempre. Per nascondere le cartelle inutilizzate:

1. Selezionare Impostazioni poi Vedi tutte le impostazioni.
2. Selezionare etichette dal menu in alto.
3. Scorri e seleziona Nascondere per tutte le cartelle che desideri nascondere.

Questa è solo un'istantanea di ciò che può fare Gmail

Questi otto suggerimenti stanno solo grattando la superficie di ciò che puoi fare per potenziare la tua produttività mentre gestisci la tua casella di posta Gmail.

Che si tratti di personalizzare la tua casella di posta in base alle tue esigenze o di utilizzare le estensioni di Chrome, ci sono molti suggerimenti e trucchi.

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