3 suggerimenti di scrittura accessibili per l'ufficio

In ufficio, le persone devono essere in grado di capire cosa viene loro comunicato, in modo che il lavoro venga svolto correttamente. Per la maggior parte, questo è fatto bene, tuttavia, con l'aumento della diversità nei luoghi di lavoro, non c'è tempo come il presente per salire di livello.

Se vuoi sapere come migliorare l'accessibilità delle tue e-mail, della documentazione e di altri mezzi scritti per l'ufficio, qui diamo un'occhiata ad alcuni suggerimenti su come farlo.

Motivi per avere materiali accessibili

Se stai leggendo questo articolo, il motivo per migliorare l'accessibilità del materiale scritto potrebbe essere quello di diventare più inclusivo ed è uno dei motivi principali per cui la maggior parte delle aziende lo adotta. Uno spazio di lavoro inclusivo attrae diverse assunzioni e supporta il personale che ne ha bisogno.

È risaputo che quando l'ambiente è giusto, le persone con esigenze di apprendimento specifiche sono in grado di pensare in modo creativo e spesso eccellono. A partire da come si comunica è la base per questo.

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Tuttavia, l'accessibilità è anche una mossa aziendale incredibilmente intelligente. Solo perché sai cosa intendi, non significa che si traduca in quel modo. Se tutti capiscono cosa devono fare e le cose hanno un senso, significa:

• Meno errori
• Maggiore fiducia del personale
• Raggiungi un pubblico più ampio
• Un posto di lavoro più coinvolgente
• Risparmi tempo quando spieghi le cose

Ancora più importante, è incredibilmente facile da fare e può effettivamente migliorare il rendimento del tuo lavoro lungo il percorso.

1. Utilizzo di un linguaggio semplice

Sia che tu stia inviando un'e-mail a un vasto pubblico, scrivendo una newsletter o creando nuova documentazione per una nuova procedura sul lavoro, l'intenzione è che gli altri se ne accorgano. In questi casi è necessario utilizzare un linguaggio semplice.

In primo luogo, dovresti evitare di usare acronimi e gergo nel tuo testo. Alcune persone potrebbero non sapere cosa significano e possono essere una barriera per i nuovi principianti. Possono anche far sentire i dipendenti esclusi e togliere loro l'impatto complessivo del tuo lavoro. Invece, scrivi gli acronimi per esteso e scegli parole che tutti possano capire.

Quando scrivi a un pubblico, un buon consiglio è quello di scrivere per qualcuno che non ha idea di quale sia il tuo lavoro. Molte comunicazioni scritte nascondono dettagli importanti e tralasciano i passaggi necessari. Questo accade quando l'autore scrive da un luogo di conoscenza e riempie mentalmente le lacune, piuttosto che scriverle.

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Essendo accurato e considerando attentamente ogni passaggio, puoi scrivere una spiegazione più approfondita ed è meno probabile che i dipendenti chiedano chiarimenti. Ad esempio, dire a qualcuno cosa fare può essere abbastanza aperto, mentre anche dire cosa non fare mantiene l'istruzione specifica.

Puoi usare esempi se stai lottando per semplificare qualcosa, per dare al tuo lavoro anche un'applicazione del mondo reale.

2. Utilizzo di caratteri accessibili

C'è un motivo per cui la maggior parte dei siti Web, delle applicazioni e dei siti di social media utilizzano lo stesso tipo di carattere, ed è perché sanno che raggiunge un pubblico più ampio. Le tue applicazioni di posta elettronica e di messaggistica digitale hanno già un carattere predefinito di facile lettura, che di solito è Arial o Calibri, e sono caratteri accessibili ideali da utilizzare per tutta la documentazione scritta.

Anche il testo in minuscolo è più gradevole alla vista, quindi evita di usare tutte le maiuscole, ad esempio quando scrivi titoli o cerchi di enfatizzare qualcosa. Invece, puoi grassetto le parole per attirare l'attenzione della persona o spezzare il testo.

Inoltre, la dimensione del carattere può essere importante per i dipendenti che hanno difficoltà a vedere il testo più piccolo. Il testo di 12 pixel o superiore è l'ideale ed è spesso lo standard per i materiali pubblici. Qualsiasi più piccolo di questo e rischi che le persone non siano in grado di leggerlo correttamente. Certo, possono usare il Ingrandisci funzionano sui loro computer se si tratta di un file digitale, ma se è stato stampato, questo può presentare problemi.

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Infine, il carattere e gli sfondi dovrebbero essere in bianco e nero e, se devi usare il colore, il blu è il migliore perché è quello che la maggior parte delle persone daltoniche riesce a distinguere. Non solo, è un colore semplice che non fa contrasto.

3. Spezzare blocchi di testo

Hai mai ricevuto un'e-mail o un documento che contiene blocchi di testo continui? Se lo hai, saprai che può essere scoraggiante e può anche essere difficile da leggere per molte persone. Per fortuna, ci sono alcuni modi semplici e veloci per rendere più accessibili parti di testo dettagliate.

Gli elenchi puntati e gli elenchi numerati sono ottimi strumenti da utilizzare per elencare idee, vantaggi, passaggi e altri blocchi di informazioni. Assicurati che i punti elenco siano concisi e specifici e sarai in grado di condensare diversi paragrafi in una sezione di facile lettura. Mantiene l'attenzione del lettore e ti fa risparmiare tempo.

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Un altro modo per suddividere il testo è utilizzare le immagini. Tuttavia, devi stare attento con le immagini che usi. Qualsiasi immagine che usi dovrebbe integrare il testo; se la tua immagine contiene informazioni importanti che non sono incluse nella tua scrittura, potresti escludere o confondere le persone. Le immagini dovrebbero anche utilizzare colori semplici ed evitare colori contrastanti che potrebbero essere difficili da vedere per gli altri.

Potrebbe non essere necessario farlo se si tratta solo di un'e-mail che stai inviando, ma in tal caso potrebbe valerne la pena considerando se quell'e-mail potrebbe essere suddivisa in e-mail separate se contiene molte idee diverse e argomenti. Mantenere un argomento per e-mail è l'ideale se c'è molto da sbrigare.

Essere accessibili aiuta tutti

Ognuno ha modi diversi di lavorare e alcune persone potrebbero aver bisogno di cose aggiuntive che non sono considerate qui. L'importante è ricevere feedback e scoprire cosa funziona per le persone; più puoi migliorare l'accessibilità della tua comunicazione scritta, più vantaggi vedrai.

Non pensarci troppo; inizia e provalo. Con questi suggerimenti, sarai sulla buona strada per un posto di lavoro accessibile e gli altri apprezzeranno il tuo approccio consapevole.

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