Che cos'è un wiki interno e come è possibile configurarne uno?

È difficile mantenere sincronizzate le conoscenze aziendali tra tutti i dipendenti quando non si dispone di un buon modo per archiviare e condividere le informazioni. Ciò porta a un calo della produttività poiché i dipendenti trascorrono più tempo a cercare risposte invece di lavorare.

Una wiki interna può aiutarti a risolvere questo problema. In questo articolo, ti guideremo attraverso il processo di configurazione della tua wiki, ma prima:

Che cos'è un Wiki interno e quali sono i suoi vantaggi?

Un wiki interno è un archivio di conoscenze che consente ai dipendenti di creare, modificare e condividere contenuti aziendali pertinenti e best practice. È come un database centralizzato che consente a ogni dipendente di comunicare informazioni per migliorare la conoscenza collettiva del tuo team ed eliminare le domande ridondanti.

È una risorsa preziosa che può fungere da enciclopedia della tua azienda per preservare le conoscenze istituzionali man mano che il tuo team cresce.

Sebbene un wiki interno sia simile a una base di conoscenza in quanto promuove la condivisione delle informazioni, la principale disparità è che si tratta di uno strumento più collaborativo che consente a tutti di

condividere la loro esperienza (principalmente per uso interno). D'altra parte, un team dedicato gestisce solitamente una base di conoscenza e include informazioni sia per uso interno che esterno (prodotti e servizi).

Ecco alcuni motivi per cui dovresti creare un wiki interno:

• Fornire un rapido accesso alle informazioni nella tua organizzazione migliorerà la collaborazione tra i diversi reparti o all'interno di un luogo di lavoro remoto/ibrido.
• Avere un luogo che contiene tutte le informazioni rilevanti aumenterà la velocità di apprendimento e la produttività dei dipendenti.
• Una wiki interna può migliorare il tuo processo di onboarding. Contiene tutte le informazioni rilevanti di cui i nuovi dipendenti hanno bisogno per adattarsi al loro nuovo ambiente e far girare la palla.
• I wiki interni forniscono anche un ulteriore livello di sicurezza e affidabilità. Puoi impostarli in modo che siano accessibili solo ai membri della tua organizzazione ed elimina il rischio di perdita di dati sui dischi rigidi locali.
• Gli strumenti wiki interni sono intuitivi e consentono a chiunque di creare e modificare contenuti in modo chiaro e organizzato utilizzando punti elenco, collegamenti ipertestuali, colori diversi e altre preziose funzionalità.
• Avere una wiki interna può aiutarti a costruire un ambiente di lavoro più inclusivo, poiché incoraggia tutti a creare il sistema nervoso centrale della tua azienda.
• Una wiki interna consente ai tuoi team di comunicare in modo asincrono, riducendo lo stress di trovare orari sovrapposti e i rischi di cambio di contesto.
• Ti consente di prevenire la perdita di conoscenza quando i dipendenti lasciano.

Che tipo di contenuto puoi archiviare nel tuo wiki interno?

Sebbene un wiki interno possa contenere tutte le informazioni sulla tua organizzazione, è meglio concentrarsi sui contenuti più rilevanti di cui i tuoi team hanno bisogno nelle loro operazioni quotidiane, tra cui:

• Novità e aggiornamenti aziendali
• Tutorial pratici per il software interno
• Documenti di formazione e onboarding
• Note tecniche
• Flussi di lavoro comuni
• Appunti di riunione
• Politiche aziendali, ecc.

Scelta del software Wiki interno

Sebbene ogni azienda abbia esigenze e requisiti distinti, ci sono alcune caratteristiche fondamentali da tenere in considerazione quando si sceglie uno strumento wiki interno. Ecco alcune caratteristiche fondamentali da considerare:

• Scegli un software wiki che integri popolari strumenti di comunicazione interna come Slack, Microsoft Teams, Asana, e-mail, ecc., Per evitare di passare continuamente da uno all'altro per accedere a informazioni vitali.
• Uno degli obiettivi principali della wiki interna della tua azienda è ridurre il tempo che i tuoi team dedicano alla ricerca di informazioni. Considerando che il wiki della tua azienda potrebbe contenere molte informazioni, è fondamentale scegliere uno strumento con funzioni di ricerca efficaci per sfogliare rapidamente i file.
• Il software wiki interno dovrebbe fornire accesso e gestione dei diritti per salvaguardare il contenuto da estranei.
• Il tuo strumento wiki dovrebbe consentire a più utenti di accedere e contribuire in tempo reale.
• Scegli uno strumento che ti permetta di creare spazi di lavoro separati per diversi reparti. Questo perché i tuoi team saranno più produttivi quando potranno accedere direttamente ai contenuti rilevanti per le loro funzioni.
• Il software wiki che scegli dovrebbe consentirti di tenere traccia di modifiche e aggiornamenti. Tu, o il team responsabile della manutenzione della wiki, dovresti sapere chi apporta modifiche e quando vengono apportate.

Quindi, alcuni strumenti forniscono le funzionalità di cui sopra pur essendo di facile utilizzo, uno dei quali è Tettra.

Best practice per creare il tuo wiki interno utilizzando Tettra

È essenziale disporre di un piano passo passo per creare la tua wiki interna prima di assumere i team. Ecco alcuni passaggi che puoi seguire:

1. Struttura le tue informazioni

Dopo aver scelto il tuo software wiki, puoi dividere i tuoi contenuti in categorie principali per una migliore organizzazione. Per esempio:

• UN Società sezione in cui aggiungerai informazioni a livello aziendale come aggiornamenti e notizie aziendali.
• Creare un risorse umane sezione per le politiche aziendali, premi e benefici ai dipendenti, politiche per le ferie.
• Puoi anche impostare un dipartimenti categoria in cui reparti distinti dell'organizzazione possono accedere rapidamente alle informazioni pertinenti.
• Un'altra categoria utile può essere Addestramento, per le tue esercitazioni pratiche e altri materiali di formazione.

Puoi creare più categorie a seconda delle esigenze della tua azienda. L'obiettivo qui è organizzare meglio i tuoi contenuti in modo che tutti sappiano dove possono trovare informazioni specifiche.

2. Importa o crea contenuto

Dopo aver creato una struttura chiara e organizzata per la tua wiki aziendale, ora puoi importare contenuti esistenti, se lo hai, o creare nuovi contenuti nelle tue categorie wiki.

Un ottimo punto di partenza sarebbe creare un Iniziare categoria per includere il tuo Guida Wiki interna. Puoi usare questa guida per spiegare come questo progetto sarà utile nella tua organizzazione e le migliori pratiche su come sfruttarlo.

3. Configura integrazioni

Imposta le integrazioni per assicurarti di poter utilizzare i tuoi strumenti interni esistenti per aggiungere/aggiornare i contenuti nella tua wiki interna. In questo modo, contribuirai facilmente a contenuti che altrimenti richiederebbero troppo tempo o semplicemente creerai un'esperienza complessiva migliore per gli utenti.

Ciò include la connessione della tua applicazione di chat, in modo che gli utenti possano scambiare idee, pubblicarle in Tettra affinché gli altri possano vederle e persino aprire un elemento dell'attività proprio lì, se necessario. Ciò contribuirà ad aumentare l'adozione del wiki interno rendendolo parte integrante dei flussi di lavoro quotidiani di tutti.

4. Configura i diritti di accesso e le autorizzazioni

La configurazione dei diritti e delle autorizzazioni di accesso consente di determinare chi ha accesso a quali contenuti. Questo è importante perché potresti aggiungere contenuti che sono rilevanti solo per un team specifico nella tua organizzazione. Oppure potresti voler limitare l'accesso a documenti particolari. Puoi farlo in Tettra sotto il Impostazioni squadra.

5. Avvia il tuo Wiki

Ora è il momento di accendere le luci e far usare a tutti la tua wiki interna. Per fare ciò, puoi inviare e-mail ai membri del team direttamente tramite le impostazioni in Tettra. Una volta fatto, assicurati di incoraggiarli a leggere la guida wiki che hai aggiunto nella categoria Per iniziare.

Aumenta la collaborazione del tuo team impostando il wiki della tua azienda

Configurare un wiki interno è un ottimo modo per archiviare e condividere informazioni. Molte aziende non lo hanno, ma può essere utile in molti modi.

Consente una migliore collaborazione tra team e reparti e maggiori opportunità per i dipendenti di imparare gli uni dagli altri. Usa questi suggerimenti come base per creare la tua wiki aziendale.

Come utilizzare lo strumento Wiki in Microsoft Teams

Microsoft Teams dispone di uno strumento Wiki interno che consente di gestire e raccogliere informazioni senza problemi. Ecco come usarlo!

Leggi Avanti

Circa l'autore