I 9 modi migliori per gestire il tuo team in Microsoft Teams

Con Microsoft Teams, i membri del team remoto possono lavorare insieme senza problemi e aumentare la produttività.

Tuttavia, un team leader deve supervisionare l'utilizzo di questa piattaforma per prevenire circostanze impreviste come perdite di dati e accessi non autorizzati. Scopri come gestire Microsoft Teams per i team remoti.

1. Strategia di creazione e denominazione del team

Tutte le principali parti interessate dovrebbero essere in grado di creare una nuova squadra in Microsoft Teams. Ma questa funzione non dovrebbe essere accessibile a tutti. Limita l'autorizzazione alla creazione del team agli amministratori, ai manager o alle persone che necessitano dell'accesso.

Se non si conosce lo scopo o la funzione di un team, diventa difficile gestirli. Quindi, avere una convenzione di denominazione efficace in Azure Active Directory.

La convenzione di denominazione si riferisce a uno stile o una struttura coerente di denominazione che ogni squadra seguirà. Questo stile di denominazione ti aiuterà a conoscere la descrizione della squadra, la funzione, la regione geografica, il nome del creatore, ecc.

2. Definisci un ciclo di vita per dati e messaggi

Avere una politica di conservazione dei dati su misura è essenziale per ogni team. Pertanto, puoi salvare i messaggi per un intervallo di tempo fisso e i testi scompariranno automaticamente dopo quel tempo quando non ne hai bisogno. Analizza i tuoi progetti e imposta di conseguenza il tempo per la conservazione dei messaggi.

Dovresti applicare lo stesso processo ai dati del tuo team definendo il ciclo di vita. Secondo Microsoft, il ciclo inizia quando crei un team e imposti un canale. La metà del ciclo è quando il team collabora attivamente. La fine del ciclo significa che una squadra ha raggiunto la fine della sua vita dopo aver completato i compiti previsti.

3. Regolare l'accesso esterno

L'impostazione predefinita di Microsoft Teams consente ai membri dei team di altre organizzazioni di accedere ai dati di comunicazione. Ti consente inoltre di organizzare riunioni con soggetti esterni che utilizzano Teams o Zoom.

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Utilizza questa impostazione con attenzione per controllare chi può accedere ai dati della tua organizzazione. Puoi inserire un dominio specifico nella blocklist o sbloccare alcuni domini per controllare l'accesso.

Mentre l'accesso esterno è riservato ad altri membri della tua organizzazione, l'accesso ospite si riferisce a consentire a persone esterne alla tua azienda di accedere ai dati del team. Se il tuo lavoro prevede una stretta collaborazione con clienti o partner di terze parti, puoi abilitare questa funzione in misura limitata.

4. Vieni con una politica di incontro e sms

Microsoft Teams è una piattaforma per la comunicazione professionale e meno personale diventa, meglio è. Crea criteri per la messaggistica e le riunioni in linea con gli standard organizzativi.

Controllare o vietare l'uso di adesivi, GIF e meme non professionali. Puoi anche consentire a un sistema di classificazione dei contenuti di individuare qualsiasi contenuto fastidioso.

Puoi anche consentire agli utenti di modificare o eliminare qualsiasi messaggio inviato, ma tieni presente che potresti dover risalire al messaggio originale. È inoltre possibile la registrazione e la trascrizione delle riunioni dei Team.

Tuttavia, considera queste funzionalità nell'ambito della politica aziendale e, se decidi di eseguire queste azioni, informa chiaramente tutti i partecipanti. Dovresti anche fornire l'accesso diretto alle riunioni solo ai membri del team e gli ospiti dovrebbero partecipare dopo l'approvazione.

5. Regolamentare le integrazioni di app di terze parti

In qualità di leader del team, dovresti essere soddisfatto della perfetta funzionalità di integrazione di terze parti di Microsoft Teams. Ma il fatto che qualsiasi membro possa integrare un'app supportata può diventare motivo di preoccupazione per te. È necessario mantenere puliti e protetti i canali di Microsoft Teams.

Per questo, dovresti consentire solo un elenco specifico di app di terze parti per l'integrazione. Puoi visitare il Pagina Gestisci app dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams per gestire le app di Teams che vuoi consentire ai tuoi colleghi. Lì, puoi anche modificare l'esperienza dell'app di terze parti per i singoli utenti.

6. Controlla chiamate e messaggi

Gli amministratori di Microsoft Teams possono controllare e controllare la cronologia delle chiamate di qualsiasi membro negli ultimi 30 giorni. È possibile utilizzare i dati della cronologia delle chiamate dell'individuo, il traffico, l'auricolare, la qualità della rete, ecc., per risolvere i problemi di comunicazione che devono affrontare.

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Puoi anche accedere ai dati sulle tendenze della qualità delle chiamate degli ultimi 90 giorni nel portale legacy di Skype for Business per ottenere una panoramica delle prestazioni di rete.

7. Imposta una regola per la classificazione dei dati

La categorizzazione dei dati è il metodo che fornisce informazioni cruciali sul livello di sensibilità dei dati. Con questa classificazione, puoi conoscere la posizione dei dati sensibili, i relativi fattori di rischio e il modo in cui i membri del team utilizzano i dati. Per conoscere facilmente queste informazioni attraverso la categorizzazione, impostare uno schema di classificazione dei dati.

Questo insieme di regole spiegherà chiaramente le opzioni disponibili agli utenti finali. Quindi, imposta le regole in un linguaggio facile da capire. Applicare le regole di classificazione per tutte le squadre di Microsoft.

Dopo aver impostato lo schema di classificazione, puoi anche creare e implementare la prevenzione della perdita di dati (DLP), etichette di conservazione, ecc.

I membri del tuo team hanno bisogno della libertà di includere nuove risorse, ma questo non dovrebbe mettere a rischio la sicurezza dei dati ad ogni costo. Puoi offrire una valida soluzione a questo problema personalizzando il impostazioni di sicurezza di Microsoft Teams secondo i livelli di riservatezza del progetto.

A seconda dello scopo dei dati, puoi anche aggiungere ulteriori restrizioni, come disabilitare la condivisione dei link. Poiché Teams è una piattaforma unificata integrata con altre app Microsoft 365, è necessario passare attraverso vari livelli di autorizzazione per eseguire le configurazioni in più interfacce di amministrazione.

Mentre gestisci le impostazioni, considera la criticità di ogni squadra per trovare le impostazioni appropriate.

9. Forma il tuo team sulle politiche di MS Teams

È improbabile che un solo membro del team scopra il modo migliore per ottenere il massimo da Microsoft Teams. Pertanto, è necessario collaborare per esplorare e crescere utilizzando questa piattaforma. Sia che il tuo team stia per utilizzare Teams per la prima volta, sia che sia passato del tempo, una sessione di formazione regolare sarà utile.

Lì, le persone possono condividere le proprie esperienze su Microsoft Teams con altri. Possono anche parlare di eventuali problemi precedenti con Teams e di come gestiscono tali problemi in modo efficace. Puoi anche annotare i loro suggerimenti e implementare quelli fattibili.

Collaborazione di squadra senza sforzo

L'utilizzo appropriato degli strumenti è la chiave del successo di qualsiasi team o progetto. Pertanto, è responsabilità del team leader applicare una serie di regole che organizzino il modo in cui i membri comunicano e collaborano.

I suggerimenti di cui sopra ti aiuteranno a garantire che il tuo team utilizzi l'app Teams per la comunicazione produttiva del team.

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