5 modi in cui l'automazione può aumentare la produttività

Potresti notare che la tua produttività sembra in ritardo poiché hai continuamente difficoltà a trovare il tempo per completare più lavoro. Questo è un po' perché potresti dedicare una quantità significativa di tempo ad attività ricorrenti come rispondere alle e-mail o eseguire il backup dei dati.

Tuttavia, il tempo è una risorsa limitata e hai solo 24 ore da dedicare ogni giorno. Il modo migliore per massimizzare il tuo tempo e aumentare la tua produttività è automatizzare le attività banali e ripetitive.

Che cos'è l'automazione e quali sono i suoi vantaggi?

L'automazione descrive l'uso della tecnologia per gestire attività lunghe o ripetitive per ridurre al minimo gli sforzi manuali. Automatizzando le attività ridondanti, puoi risparmiare tempo e concentrarti su altre attività che generano entrate.

L'automazione riduce anche l'errore umano, migliora l'efficienza operativa, aumenta la scalabilità e consente di risparmiare denaro. Quindi, come puoi sfruttare il potenziale dell'automazione nelle tue attività quotidiane? Ecco alcune idee per l'automazione del flusso di lavoro che puoi utilizzare ora:

1. Velocizza l'elaborazione delle email

Gestire le e-mail può essere travolgente e richiedere molto tempo se non trovi un sistema per gestirle bene. Questo perché probabilmente ricevi un sacco di email ogni giorno che richiedono la tua attenzione. Inoltre, se vuoi far crescere la tua attività, dovresti rispondere prontamente alle richieste via e-mail dei potenziali clienti.

Risposte e-mail automatiche

La buona notizia è che puoi automatizzare alcuni processi in modo da trascorrere meno tempo nella tua casella di posta. Ad esempio, puoi creare un modello utilizzando i dati del tuo modulo di contatto basato sul web, oppure usa questi generatori di modelli di email gratuiti, quindi non dovrai scriverli da zero tutto il tempo. È inoltre possibile utilizzare le funzionalità di risposta automatica integrate nei servizi di posta elettronica, ad esempio il Azione supplementare opzione in Outlook per tenere traccia e rispondere alle e-mail.

In alternativa, puoi utilizzare una posta elettronica fredda e un servizio di stampa unione come GMass per personalizzare, programmare o inviare campagne di marketing ed e-mail fredde a potenziali clienti e seguirli automaticamente.

Organizza le tue email

Scommettiamo che ricevi innumerevoli e-mail ogni giorno da colleghi, familiari e amici, altre aziende, ecc. Quando ciò accade, può essere difficile ordinare le email importanti dalla posta indesiderata. Ma puoi automatizzare lo spostamento delle e-mail da una cartella all'altra per gestire il disordine. Puoi utilizzare i "filtri" di Gmail o "Regole" di Outlook per gestire la tua casella di posta elettronica.

Queste funzionalità integrate ti consentono di eliminare automaticamente i messaggi con un messaggio specifico, ordinare le e-mail con un testo particolare o da contatti particolari in una cartella, ecc.

Estrai dati

Probabilmente passi molto tempo a esaminare i contatti nella tua casella di posta per ottenere informazioni che possono aiutarti a commercializzare o vendere le tue cose. Usando Analizzatore di posta, puoi automatizzare questo processo in base alle tue regole di analisi.

2. Migliora la comunicazione utilizzando i chatbot

I chatbot hanno completamente rivoluzionato il servizio clienti negli ultimi anni migliorando la comunicazione e l'esperienza del cliente. Come le FAQ, i chatbot offrono l'automazione tramite l'intelligenza artificiale. Di conseguenza, possono svolgere una serie di compiti da soli.

Alcuni vantaggi dell'utilizzo dei chatbot sono la disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7, alcuni sono multilingue, forniscono risposte coerenti istantaneamente, ti aiutano a ottenere informazioni preziose sul comportamento dei clienti, ecc. Puoi usare questi chatbot per aumentare la tua comunicazione sul tuo sito Web WordPress e migliora la tua produttività. Tuttavia, vale la pena ricordare che è necessario investire tempo e sforzi per mettere a punto il proprio chatbot per godere dei vantaggi.

3. Backup dei dati

Poiché la tecnologia continua ad avanzare, facciamo sempre più affidamento sui dischi rigidi dei nostri computer per archiviare parti della nostra vita, come documenti di lavoro e accademici o foto di famiglia. Per la maggior parte, non si tratta di se, ma di quando, poiché i dischi rigidi si consumano, vengono rubati e subiscono picchi di corrente.

La domanda è: cosa significherà questo per te, o meglio ancora, cosa puoi fare per ridurre al minimo la perdita? Puoi eseguire il backup dei tuoi dati.

Ma è probabile che tu possa dimenticare di farlo da solo di tanto in tanto. Quindi, la soluzione migliore sarebbe automatizzare i backup regolari. Oltre a garantire la sicurezza dei tuoi dati, la pianificazione automatica dei backup ti consentirà di lavorare sul tuo computer senza interruzioni.

Puoi usare CrashPlan per eseguire il backup dei dati su un disco rigido esterno, su un altro computer sulla rete locale o sui suoi server. Dopo aver installato il software, eseguirà la scansione del sistema e ti suggerirà di cosa potresti eseguire il backup. Consente inoltre di scegliere ciò di cui si desidera eseguire il backup. Puoi pianificare i tuoi backup ogni 15 minuti, un'ora o ogni volta che non stai utilizzando il computer; Dipende tutto da te.

4. Pianifica i post sui social media

I social media sono diventati parte integrante della nostra vita. E così, queste piattaforme sono diventate una miniera d'oro per le persone che cercano di promuovere i propri marchi e vendere prodotti/servizi.

Ma rimanere in contatto con tutti i tuoi potenziali clienti e clienti sulle tue piattaforme di social media è un compito che può facilmente richiedere la tua attenzione a tempo pieno. Tuttavia, sfruttando la magia dell'automazione attraverso strumenti come Hootsuite e Respingente ti consente di pianificare in anticipo tutti i tuoi post sui social media. Puoi utilizzare questi strumenti per fare di più sui social media in meno tempo.

5. Pianifica riunioni

Pianificare con successo una riunione o prenotare un appuntamento spesso richiede molto avanti e indietro, soprattutto quando coinvolge molte persone. Potrebbe essere necessario inviare un'e-mail a tutti per scoprire la loro disponibilità prima di prenotare e rischiare di ripetere il processo se qualcuno annulla.

Fortunatamente, puoi automatizzare questo processo per mettere il flusso di lavoro della riunione sul pilota automatico in modo da poterti concentrare su qualcos'altro. Strumenti come Calendalmente ti permettono di automatizzare le tue riunioni o altri eventi in anticipo con chiunque tramite un link. Puoi impostare varie fasce orarie per quando sarai disponibile e inviare richieste di riunione tramite il link.

Inoltre, questo strumento si integra perfettamente con il tuo calendario. Quindi, quando tutti hanno scelto un buon momento, Calendly può registrare la riunione nel tuo calendario e inviarti una notifica. Se sei occupato durante quel periodo, riprogrammare è facile come programmare.

Automatizza le tue attività ripetitive per aumentare la tua produttività

L'automazione è particolarmente vantaggiosa per le piccole imprese con pochi dipendenti che indossano molti ruoli. Lasciare che la tecnologia gestisca alcune attività qua e là ti aiuterà a fare di più in meno tempo.

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