Che cos'è lo Shadow IT e come gestire le minacce alla sicurezza?

I progressi nella tecnologia dell'informazione (IT) hanno creato luoghi di lavoro più produttivi. E con strumenti come il cloud computing, l'accesso agli strumenti di lavoro digitale non è mai stato così facile.

I dipendenti possono accedere a un software che li rende più efficienti nel loro lavoro. Dipendenti efficienti rendono le organizzazioni efficienti, giusto? Ma ci sono anche implicazioni sulla sicurezza informatica.

Quindi cosa significa Shadow IT? Quali sono i pro e i contro di esso? E come puoi gestire efficacemente la minaccia che potrebbe rappresentare per la tua azienda?

Che cos'è Shadow IT?

Shadow IT è l'uso di dispositivi, strumenti, sistemi, app, software e altri servizi tecnologici, in particolare da parte dei dipendenti, senza l'approvazione del dipartimento IT.

La maggior parte dei dipendenti che utilizza lo shadow IT non ha intenzione di nuocere, ma desidera migliorare la propria efficienza. Tuttavia, il loro motivo è discutibile perché il dipartimento IT non è a conoscenza di ciò che stanno facendo.

Shadow IT è buono o cattivo?

C'è una discussione sull'uso dell'IT ombra sul posto di lavoro. Mentre alcune persone sostengono che è buono, altri sostengono il contrario.

In tutta onestà, l'IT ombra viene per lo più come conseguenza di buone intenzioni. Un'organizzazione trae vantaggio quando i suoi dipendenti adottano strumenti per essere efficienti nel loro lavoro.

D'altra parte, gli strumenti utilizzati potrebbero esponi i tuoi dati nel cloud alle minacce informatiche.

Poiché tali strumenti non sono visibili al reparto IT, gli attacchi ad essi potrebbero non essere rilevati con sufficiente anticipo, causando danni all'organizzazione.

Perché lo Shadow IT è comune sul posto di lavoro

Indipendentemente dalle critiche contro lo shadow IT, è prevalente in molte organizzazioni.

Le innovazioni tecnologiche rendono difficile ignorare lo shadow IT. Ci si aspetta che i dipendenti abbiano prestazioni eccellenti nel panorama aziendale in crescita, quindi, naturalmente, si rivolgono ad altri software per migliorare le loro prestazioni.

Il processo di verifica e approvazione degli strumenti in alcune organizzazioni è lungo e noioso. I dipendenti preferiscono utilizzare gli strumenti di cui hanno bisogno in segreto piuttosto che passare attraverso il processo faticoso.

Quali sono i vantaggi dello Shadow IT?

L'implementazione dell'IT ombra negli ambienti di lavoro può essere vantaggiosa per un'organizzazione in vari modi. Se i tuoi dipendenti si impennano nelle loro mansioni, anche i tuoi affari volano.

Ecco come lo shadow IT può essere vantaggioso per la tua azienda.

1. Aumenta l'efficienza dei dipendenti

Gli strumenti che fornisci ai tuoi dipendenti hanno lo scopo di migliorare il loro lavoro. Diventa ancora meglio quando i dipendenti selezionano personalmente questi strumenti.

I tuoi dipendenti potrebbero non sentirsi a proprio agio con ciò che fornisci loro, ma devono comunque utilizzarli. Potrebbero finire per lottare con l'uso di quegli strumenti e questo è controproducente. Il contrario è il caso quando lavorano con gli strumenti che hanno selezionato loro stessi. Dal momento che hanno familiarità con loro, la loro produttività dovrebbe essere ai massimi storici.

2. Riduci il carico di lavoro del reparto IT

Un tipico reparto IT è molto impegnato. In un ambiente di lavoro moderno che opera sul cloud computing, i sistemi di lavoro devono essere funzionali ed è responsabilità del reparto IT mantenerli attivi e funzionanti. Fare in modo che il team IT cerchi e approvi ogni strumento di flusso di lavoro è un lavoro aggiuntivo rispetto al loro carico di lavoro già limitato.

Quando i dipendenti cercano e utilizzano alcuni strumenti per migliorare il proprio lavoro, riducono il carico di lavoro del team IT, soprattutto quando sono efficaci e non hanno effetti negativi.

3. Guidare l'innovazione

Aspettare che il reparto IT fornisca ogni tecnologia utilizzata per il lavoro potrebbe rallentare le prestazioni. Alcuni strumenti esistenti sul campo potrebbero essere obsoleti e il team IT potrebbe impiegare troppo tempo per sostituirli.

I dipendenti possono essere a conoscenza di strumenti che possono migliorare il loro lavoro. Quando prendono l'iniziativa di implementare quegli strumenti nelle loro funzioni, guideranno l'innovazione nell'organizzazione, portando crescita e sviluppo, una vittoria per l'organizzazione.

Quali sono gli svantaggi dello Shadow IT?

Bypassare il reparto IT non è etico. Quando i dipendenti lo fanno, potrebbero esporre la tua organizzazione a diversi rischi e attacchi informatici. Di conseguenza, lo shadow IT può essere dannoso per la tua azienda in diversi modi.

1. Non conformità

Le organizzazioni sono guidate da leggi e regolamenti per mantenere l'ordine nei loro settori. Tali norme si estendono all'utilizzo dei sistemi e alla gestione dei dati.

I sistemi utilizzati dalla tua azienda possono creare o compromettere la tua adesione agli standard che sei tenuto a rispettare. L'uso di strumenti non autorizzati da parte dei tuoi dipendenti potrebbe mettere la tua azienda dalla parte sbagliata della legge e potresti essere sanzionato per violazione

2. Mancanza di visibilità e controllo

Il reparto IT ha lo scopo di tenere d'occhio tutto ciò che viene utilizzato in un'organizzazione. Sono privati ​​dell'opportunità di eseguire efficacemente questo dovere da adottare una strategia di sicurezza proattiva quando alcuni sistemi sono nascosti a causa dell'IT ombra.

La mancanza di visibilità rende il team IT incapace di rilevare le minacce alla sicurezza informatica.

3. Perdite di dati

Un team IT competente può determinare le implicazioni sulla sicurezza della tecnologia. Alcuni software potrebbero essere efficaci ma hanno requisiti di sicurezza complessi. I dipendenti che utilizzano questi sistemi potrebbero non avere le conoscenze per configurarli in modo efficace, esponendo così i tuoi dati.

I sistemi nell'IT ombra possono richiedere aggiornamenti e manutenzione regolari per funzionare correttamente. I dipendenti potrebbero non avere le competenze o il tempo per farlo, esponendo così i sistemi aziendali a violazioni.

Come gestire i rischi IT ombra

Sradicare completamente l'IT ombra nella tua organizzazione potrebbe essere un compito arduo. Per essere al sicuro, dovresti imparare a gestirlo poiché i tuoi dipendenti potrebbero indulgere in esso alle tue spalle.

Puoi affrontare il problema e trovare un terreno comune con i seguenti metodi.

1. Educa i tuoi dipendenti

È più probabile che i dipendenti non utilizzino lo shadow IT quando sono consapevoli dei motivi per cui è dannoso. Alcuni di loro potrebbero anche non essere consapevoli dei pericoli poiché stanno usando gli strumenti per migliorare il loro lavoro. Piuttosto che infierire pesantemente su di loro, dovresti educarli sui pericoli per la tua organizzazione.

Coltiva una sana cultura della sicurezza informatica in tutta la tua organizzazione in modo che tutti capiscano la necessità di mantenere pratiche sane di sicurezza informatica in ogni momento, anche quando nessuno sta guardando.

Invece di imporre strumenti ai tuoi dipendenti, stabilisci una comunicazione aperta con loro sugli strumenti di cui hanno bisogno per essere efficienti nel loro lavoro e fai disposizioni.

Quando c'è una comunicazione aperta, i dipendenti saranno felici di informarti su tutto ciò che può migliorare il loro lavoro invece di usarli a tua insaputa.

3. Semplifica i processi di verifica e approvazione

Dopo aver conquistato la fiducia dei tuoi dipendenti per comunicarti le loro esigenze IT, crea una struttura per implementare il processo.

Semplifica il processo di verifica in modo che il reparto IT non impiegherà un'eternità ad approvare gli strumenti consigliati. Altrimenti, i tuoi dipendenti torneranno ai loro vecchi modi di usare i sistemi alle tue spalle.

4. Dai priorità alle tue risorse

Gli aggressori informatici non sprecano il loro tempo con risorse che non hanno valore per loro. Prendono di mira i più preziosi.

Gestisci le tue risorse in modo efficace da dando la priorità alle tue risorse digitali più preziose. Non sopraffarti concentrandoti su strumenti IT ombra che sono innocui, specialmente quelli che non sono direttamente connessi a Internet, quando dovresti concentrarti sulle tue risorse più grandi.

Lo Shadow IT rappresenta una minaccia quando gli strumenti non vengono rilevati. Una volta che puoi rilevare gli strumenti e tenerli sotto controllo, hai poco di cui preoccuparti. Puoi tenere d'occhio la tua infrastruttura utilizzando strumenti di sicurezza informatica avanzati per monitorare i tuoi sistemi.

Trasforma lo Shadow IT a tuo vantaggio

Finché ci sono dipendenti in un'organizzazione, ci sarà l'IT ombra. E questo perché i dipendenti cercherebbero naturalmente modi per semplificare il loro lavoro, specialmente quando non hanno alcuna intenzione dannosa di farlo.

Se invece riesci a far loro portare quegli strumenti attraverso la porta principale, puoi goderti i vantaggi dell'IT ombra senza averlo effettivamente nell'ombra

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