Che cos'è il timeboxing e come aumenta la produttività?

Se tu o i tuoi compagni di squadra non avete un limite di tempo per completare un'attività specifica, potreste essere meno produttivi. L'utilizzo del timeboxing per gestire il tuo tempo ti aiuta a ridurre le perdite di tempo e ad aumentare la produttività.

Molte organizzazioni globali e professionisti di grande successo utilizzano tecniche di timeboxing. L'articolo spiega cos'è il timeboxing, come funziona e i suoi pro e contro.

Che cos'è il Timeboxing?

Il timeboxing è una tattica di gestione del tempo focalizzata sugli obiettivi del progetto. Quando applichi questa strategia nella tua vita professionale o personale, sei più attrezzato per fermare la procrastinazione e aumentare la produttività.

I timebox sono unità di timeboxing. Una timebox dovrebbe essere un lasso di tempo realistico ma fisso per un'attività. Puoi assegnare più di un timebox se il lavoro è complesso. I timebox possono essere minuti, ore, giorni, settimane o anche un mese, a seconda del progetto e delle sue attività.

Timeboxing ti consente di pianificare un budget temporale per ogni attività in un progetto. Ti siedi con il tuo team e crei un elenco di attività per il progetto. Tu e il tuo team dovreste confrontarvi insieme per definire il limite di tempo per le attività.

Dati come attività, risorse e timebox definiti sono generalmente disponibili in un'app di gestione delle attività. Il metodo timeboxing è una procedura di gestione del tempo acclamata a livello mondiale che garantisce un lavoro di alta qualità nel minor lasso di tempo possibile.

Come impostare Timeboxing

A meno che tu non creda che ci vorrebbe un grande sforzo per impostare il timeboxing, rimarrai sorpreso dal fatto che in realtà non sia così difficile come sembra. Ecco alcuni passaggi rapidi per impostare il timeboxing una volta e utilizzarlo per progetti futuri:

1. Crea l'elenco delle cose da fare del progetto:

Puoi usare qualsiasi app online come Redbooth e OmniFocus per creare una lista di cose da fare per le attività di qualsiasi progetto. Assicurati che tu e il tuo team ricercate correttamente prima di finalizzare l'elenco delle attività.

Relazionato: Eleganti app per la lista delle cose da fare per il minimalista produttivo

2. Raggruppare e dare priorità alle attività:

È necessario individuare attività simili e raggrupparle nelle timebox adiacenti. Aiuterà te o il tuo team a evitare inutili perdite di tempo durante il passaggio da un'attività all'altra.

Devi anche dare la priorità ad alcune attività e spostarle nella prima serie di timebox. Discutere con il proprietario del progetto o il cliente per un'accurata definizione delle priorità delle attività. Contrassegna le attività prioritarie in un codice colore separato.

Puoi usare app come nTask, Wrike, Trello, Basecamp, ecc., per raggruppare e stabilire le priorità online più velocemente.

3. Assegna Timebox a ciascuna attività:

Per assegnare un tempo fisso alle singole attività, è necessario considerare il termine di consegna che hai offerto al cliente. Ora puoi incontrare il tuo team per una sessione di brainstorming per concordare un'allocazione realistica dei tempi per le attività del progetto.

4. Definisci Timebox per le pause:

Imposta tempi fissi razionali per pause, tempi di inattività tecnici e altre attività non produttive che consumeranno anche il budget di tempo per qualsiasi progetto.

Sono disponibili molte app di promemoria che puoi utilizzare per ricordarti di fare una pausa quando è nella casella del tempo di pausa. Il le app di promemoria di tendenza sono TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder, ecc.

Relazionato: Come tenere traccia delle ore di lavoro freelance con un'app tempestiva

5. Quale timeboxing scegliere:

Ci possono essere due tipi di timeboxing: hard timeboxing e soft timeboxing. Il soft timeboxing suggerisce verso la fine di completare l'attività. D'altra parte, l'hard timeboxing ti dice di smettere di lavorare su un'attività se il tempo assegnato è scaduto, anche se il lavoro rimane incompleto.

Per compiti semplici, sarebbe d'aiuto scegliere il timeboxing difficile. Investi il ​​tempo che risparmi dai timebox rigidi in attività complesse attraverso il timeboxing morbido.

6. Usa un timer per le attività:

Quando tu o il tuo team inizierete un'attività, utilizzate un timer per tenere traccia del tempo. Registra il tempo impiegato per completare l'attività nella tua lista di cose da fare per l'analisi. Sarebbe utile se utilizzi app con timer automatico sui tuoi computer, come Clessidra e SnapTimer.

7. Tieni lontane le distrazioni:

I timebox aiutano te e il tuo team a concentrarvi sull'attività. Aiuta anche a utilizzare al meglio il flusso di tempo per una maggiore produttività. Tuttavia, vedrai miglioramenti solo attraverso il timeboxing se dedichi veramente la tua attenzione all'attività durante il timebox in corso.

Per interrompere le distrazioni dal lavoro, devi interrompere tutte le notifiche che potrebbero distrarti dall'attività in corso. Potresti usare strumenti come Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl, ecc.

8. Recensione e ricompensa:

Nella fase iniziale, devi registrare molti dati dal tuo processo di timeboxing. Devi salvare dati come numeri di attività, timebox, tempo per attività, ecc. Usa questi dati compilati per valutare come il timeboxing sta aiutando te e il tuo team a raggiungere il livello di produttività desiderato.

Occasionalmente puoi premiare i membri del tuo team quando completano le attività entro il lasso di tempo predefinito. Aiuta a far crescere la motivazione tra i membri del team.

Pro di Timeboxing

La tattica del timeboxing si applica a tutto ciò che riguarda il consumo di tempo. Che si tratti delle faccende domestiche o delle responsabilità professionali, puoi vedere benefici immediati quando pratichi il timeboxing. Alcuni dei vantaggi sono:

1. Tu e il tuo team diventate veramente cauti su come usate il vostro tempo.
2. Timeboxing ti consente di concentrarti in modo efficiente sul lavoro di progetto per fornire prodotti o servizi di alta qualità.
3. Il timeboxing ti assicura di completare un'attività alla volta, riducendo così il carico dell'attività.
4. Il timeboxing è una tecnica di gestione del lavoro orientata agli obiettivi. Quando tu o il tuo team lavorate in un ambiente orientato agli obiettivi, vi sentite motivati.
5. Puoi goderti un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata attraverso il timeboxing. I timebox ti dicono in modo efficiente quando il tuo calendario è libero per una riunione di gruppo casuale o per partecipare a una cena di famiglia.

Contro di Timeboxing

Oltre ai suoi vantaggi versatili, ci sono anche alcune carenze, e queste sono:

1. Può essere necessaria una certa esperienza per impostare una strategia di timeboxing appropriata.
2. Alcuni affermano che a causa degli obiettivi di timebox, non sono in grado di fornire servizi o prodotti di buona qualità.
3. Alcuni professionisti potrebbero sentirsi sopraffatti quando vedono molte attività nei loro calendari.
4. Alcune persone credono che i timer del timebox li distraggano dal lavoro quando si spengono.

È il momento del Timeboxing

Le strategie e i suggerimenti di timeboxing sopra menzionati ti aiuteranno a raggiungere una produttività e una crescita sostenibili nella tua vita professionale o personale.

Sarà più facile per te implementare il timeboxing quando utilizzi app di gestione delle attività automatizzate e online. Se desideri utilizzare un'app di gestione delle attività per aiutarti con il timeboxing, assicurati di scegliere quella giusta, in modo da non dover cambiare app più frequentemente.

Guida alla gestione delle attività online: 10 consigli per scegliere l'app giusta

Se stai cercando di scegliere un'app di gestione delle attività per gestire i tuoi progetti in modo più efficiente, ecco alcune cose da considerare!

Leggi Avanti

Circa l'autore

Espandi per leggere la storia completa