Come fare un rendiconto finanziario in Microsoft Excel

Non è necessario utilizzare un'app particolare o addirittura assumere un contabile per creare documenti finanziari. Tutto ciò di cui hai bisogno è Microsoft Excel e un po' di know-how.

La maggior parte dei rendiconti finanziari è composta dal rendiconto finanziario, dal conto economico e dallo stato patrimoniale. Ma per ora, concentriamoci sul primo documento.

Quindi, ecco una guida su come creare il tuo rendiconto finanziario in Excel.

Che cos'è un rendiconto finanziario?

Un rendiconto finanziario è un documento finanziario che mostra il movimento di liquidità e mezzi equivalenti nella tua attività. Potresti vedere da dove provengono tutti i soldi della tua attività e dove li spendi.

Questo documento può dirti come stai gestendo le tue operazioni. Hai abbastanza soldi per gestire la tua attività? Puoi pagare i tuoi impegni futuri?

Puoi dire con precisione il denaro che hai a disposizione per un dato periodo con questo.

1. Scegli un periodo da coprire

I rendiconti finanziari sono generalmente suddivisi in periodi mensili. In questo modo, puoi vedere quanto hai guadagnato e speso.

La maggior parte delle aziende inizia l'anno fiscale alla data di fondazione. Ma puoi scegliere di iniziare in altri mesi (come gennaio) se è più conveniente per te.

2. Prepara i tuoi dati

Prima di creare il tuo rendiconto finanziario, dovresti avere i tuoi dati a portata di mano. Ciò consente di ottenere risultati accurati. Quindi, se hai un diario, tienilo a portata di mano.

Se non hai un diario, un buon punto di partenza è un elenco di tutte le tue spese e entrate. Se annoti la data, il beneficiario, il pagatore, i dettagli e l'importo di ogni movimento di cassa, puoi fare un rendiconto finanziario.

3. Ordina i tuoi dati

Quando hai tutte le tue transazioni, è il momento di suddividerle in tre categorie: Operazioni, Investimenti e Finanziamenti.

Le operazioni riguardano il denaro realizzato e speso per le attività quotidiane. Questi includono denaro ricavato dalla vendita di prodotti e servizi. Anche il denaro pagato per spese generali, stipendi e inventario rientra in questa categoria.

L'investimento copre le spese su beni a lungo termine come proprietà e attrezzature. Viene qui considerato anche il denaro ricavato dalla vendita di questi beni.

Il finanziamento proviene da investitori (compresi i proprietari) e da prestiti. In questa sezione, discutiamo anche di dividendi e rimborsi di prestiti.

4. Crea il tuo file Excel

Per iniziare a creare il tuo rendiconto finanziario, apri Excel e crea un nuovo file.

Nella riga in alto, scrivi il tuo [Nome azienda] Rendiconto finanziario. Ciò consente di identificare facilmente il file all'apertura.

Lascia una riga vuota per la formattazione, quindi scrivi Inizio periodo e Fine periodo Period nelle due righe successive. Fai questo per sapere quale periodo stai coprendo esattamente.

Di nuovo, lascia una riga vuota, quindi scrivi Inizio contanti e Fine in contanti. Queste righe mostreranno riflettere ciò che hai all'inizio e alla fine del periodo.

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5. Determina le tue sottocategorie

Le tre categorie principali generalmente rimangono le stesse tra le aziende. Tuttavia, le sottocategorie variano notevolmente. Dipenderebbero dal tipo di attività e dalle operazioni.

Per aiutarti a iniziare, ecco alcuni esempi eccellenti per categoria.

1. Operazioni

• Sotto flusso di cassa Cash
  • I saldi
• Sotto Deflusso di cassa
  • Inventario
  • Stipendi
  • Spese operative: includono le spese generali come noleggio, telecomunicazioni, elettricità.
  • Interessi: questo è l'importo degli interessi che paghi sui prestiti che hai fatto.
  • Le tasse

2. Investimenti

• Sotto flusso di cassa Cash
  • Beni venduti
  • Prestiti Rimborsati: si tratta di pagamenti di prestiti che hai concesso a persone o istituzioni.
• Sotto Deflusso di cassa
  • Beni acquistati
  • Prestiti Emessi: sono le somme che hai prestato a persone o enti.

3. Finanziamento

• Sotto flusso di cassa Cash
  • Prestiti: sono i soldi che ricevi dagli istituti di credito.
  • Emissione di azioni: si tratta di investimenti effettuati dai proprietari e da altre terze parti.
• Sotto Deflusso di cassa
  • Rimborso del prestito: questo è l'importo che spendi per rimborsare il capitale sui tuoi prestiti.
  • Dividendi: questo è il denaro speso quando si condividono i profitti con investitori e proprietari (incluso te stesso).

Queste sono le sottocategorie comunemente usate, ma sentiti libero di aggiungerne altre come meglio credi. Solo un promemoria: ogni categoria deve riguardare l'effettivo denaro speso e ricevuto.

Aggiungi una riga vuota alla fine di ogni elenco di categorie, quindi scrivi Flusso di cassa netto - [Categoria]. Questo è il subtotale che mostra quanti soldi hai guadagnato (o speso) per ogni sezione.

Infine, dopo aver elencato tutte le categorie, sottocategorie e subtotali, in fondo, scrivi Flusso di cassa netto. Questo mostra l'afflusso totale (o il deflusso) di denaro che hai avuto per il periodo.

Non dimenticare di aggiungere una riga vuota tra le categorie (dopo il totale parziale) e un rientro per ogni sottocategoria. Puoi trovare il Rientro pulsante sotto il Allineamento sezione del Nastro domestico. Ciò consente una formattazione più pulita e semplifica la visualizzazione e l'analisi.

Inoltre, ridimensiona la prima colonna per evitare che il suo contenuto si riversi nelle colonne successive. Fare doppio clic su linea tra le colonne A e B per farlo automaticamente.

6. Prepara le tue formule

Le formule del rendiconto finanziario sono piuttosto semplici. Tutto ciò che serve è usare il comando somma al subtotale di ciascuna categoria.

1. Innanzitutto, seleziona la cella Flusso di cassa netto - [Categoria] sotto il periodo e il totale parziale della categoria corrispondenti.
2. Quindi, digita =somma( e scegli tutte le celle per ogni sezione. Non dimenticare di tenere il tasto delle maiuscole in modo da poter selezionare più celle.
3. Una volta fatto, premi il tasto Tasto Invioe dovresti vedere il totale parziale per quella categoria.

4. Per ottenere il flusso di cassa netto, ripetere la procedura sopra.

5. genere =somma(, quindi scegli ogni subtotale corrispondente.

6. Questa volta, tieni premuto il ctrl chiave per selezionare più celle che non sono una accanto all'altra.

7. Una volta fatto, premi il tasto Tasto Invio di nuovo, e hai il tuo flusso di cassa totale per il periodo scelto.

Per ottenere il tuo finale in contanti:

1. Vai alla cella corrispondente e digita =somma(
2. Tenendo premuto il tasto ctrl, fare clic sulle celle con il flusso di cassa netto e i valori di inizio cassa per il periodo corrispondente.
3. premi il Tasto Invio, e riceverai l'importo che dovresti avere alla fine del periodo prescelto.

7. Impostazione di più mesi

Se vuoi confrontare il tuo flusso di cassa su più mesi, devi prima impostare questa formula. In Inizio contanti per il mese successivo, scrivi "=" quindi fare clic sulla cella corrispondente per Fine cassa dell'ultimo mese. Questo copia automaticamente l'Ending Cash per il mese precedente nell'Inizio Cash del mese successivo.

Per quanto riguarda il resto delle formule, tutto ciò di cui hai bisogno è copiarle per il resto dei mesi che vuoi coprire.

1. Tenere il cambio chiave per selezionare tutte le celle da Fine cassa fino a Flusso di cassa netto.
2. Una volta fatto, digita ctrl + c per copiarli.
3. Quindi, fai clic sulla cella corrispondente per Fine cassa per il mese successivo e digita ctrl + v.
4. Excel regolerà automaticamente queste formule per riflettere la colonna corrispondente corretta.

Nota: assicurati che non ci siano altri valori nelle celle selezionate tranne le formule.

8. Formattazione di righe e numeri

Formatta le voci, in modo che i numeri negativi appaiano in rosso. Questo ti consente di analizzare la tua dichiarazione molto più facilmente.

1. Per farlo, seleziona tutte le voci numeriche, quindi fai clic su menu a discesa nel Numero sezione.
2. Le trovi al Nastro domestico.

3. Clic Altri formati numerici... Una nuova finestra chiamata Formato celle aprirà.

4. Sotto il Numero scheda, vai a Categoria menu, quindi scegli Moneta.

5. Scegliere la corretta Simbolo nel menu a discesa.

6. Quindi, sotto il Numeri negativi: sottofinestra, seleziona -$ 1234,10 con un colore del carattere rosso opzione.

Questo dovrebbe farti vedere le tue spese in rosso, rendendo più facile differenziare l'afflusso dal deflusso.

Puoi anche selezionare ogni categoria e riga del totale parziale e riempirle con colori diversi. Ciò renderà più facile distinguere tra le sezioni a colpo d'occhio.

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9. Inserisci i tuoi valori

Dopo aver preparato tutto, non resta che inserire i valori effettivi. Non dimenticare di aggiungere un segno negativo sulle spese! Una volta fatto, ora hai un rendiconto finanziario completo.

Puoi accedere e salvare una copia di questo rendiconto finanziario Qui.

Pianifica la tua prossima mossa

Ora che hai completato il tuo rendiconto finanziario, hai una visione migliore della liquidità della tua azienda. Può aiutarti a pianificare le tue prossime mosse, permettendoti di prendere decisioni sagge.

Con un rendiconto finanziario, hai il primo documento di cui hai bisogno per vedere le tue prestazioni aziendali complessive. Abbinalo a un conto economico e un bilancio, quindi saprai esattamente dove ti trovi.

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