Nonostante sia uno strumento di produttività, l'e-mail è una grande distrazione durante l'orario di lavoro e ti impedisce di svolgere attività più importanti. Potresti anche avere l'abitudine di controllare le tue e-mail ogni volta che arriva una notifica.
Tali pratiche ostacolano le tue prestazioni e causano impedimenti nel raggiungimento del tuo obiettivo. Per massimizzare la produttività, potresti voler adottare i seguenti approcci per controllare l'utilizzo della posta elettronica.
1. Non iniziare la giornata con la posta in arrivo
Durante la mattinata, dovresti considerare le tue priorità, fare una lista di cose da fare per la giornata e concentrati sul compito più importante senza preoccuparti delle richieste degli altri. Per quanto possa essere allettante controllare le tue e-mail come prima cosa al mattino, distoglie la tua attenzione.
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La tua mente è ingombra di possibili risposte alle e-mail e, di conseguenza, il tuo lavoro reale ne risente. Rispondendo alle e-mail la mattina presto, le persone sanno che sei già disponibile. Quindi, devi iniziare la giornata concentrandoti sul lavoro, non sulle e-mail.
2. Svuota regolarmente la Posta in arrivo
Non è necessario rispondere a ogni email che ricevi. Tuttavia, devi elaborare ogni e-mail per mantenere la tua casella di posta piena di e-mail non lette. Altrimenti, non troverai l'e-mail necessaria. Puoi mantenere la posta in arrivo libera da messaggi in blocco non letti utilizzando questi metodi:
- Fare: Se l'e-mail richiede un'attività eseguibile che richiederà meno di due minuti, fallo immediatamente.
- Delegare: Non si tratta necessariamente di trasferire la responsabilità a qualcun altro. Quindi, puoi inoltrare l'attività alle persone giuste.
- Differire: Se l'email non necessita di una risposta urgente, puoi rimandare la risposta a un momento migliore.
- Elimina: Dovresti eliminare immediatamente le email delegate a qualcun altro o quelle non critiche per evitare di creare confusione e disordine.
3. Astenersi dal CCing ogni e-mail a tutti
A volte può essere necessario registrare in CC le e-mail, ma di solito significa essere bombardati da risposte che non hanno nulla a che fare con te. Durante l'invio di un'e-mail, non aggiungere più di due persone nel campo CC.
Se i tuoi colleghi ti mettono in CC nelle e-mail che contengono informazioni che non hai bisogno di sapere, puoi anche ricevere e-mail non necessarie. In tal caso, dovresti informare il tuo team di rispondere individualmente invece di rispondere a tutti, a meno che non condividano alcune informazioni che tutti devono sapere.
4. Controllo della posta elettronica in batch
Esistono due tipi di utenti di posta elettronica: il primo tipo dipende dalle notifiche e controlla l'e-mail immediatamente quando arriva. Il secondo tipo di mittente ha il suo tempo fisso per controllare tutte le e-mail in un batch in modo che possano dimenticarsene per il resto della giornata.
Devi essere il secondo tipo per portare a termine i tuoi compiti in modo efficace. Imposta le tue regole su quando controllare l'ora.
Uno dei metodi migliori per impedire alla tua casella di posta di perdere il controllo e risparmiare tempo prezioso è ricorrere all'assistenza esterna per lo screening dei tuoi messaggi. Un'opzione intelligente per gestire le e-mail consiste nell'utilizzare strumenti come Sanebox o Unroll.me.
Sanebox ti aiuta a ordinare e riordinare la tua casella di posta elettronica e a far posto solo alle email importanti. Tutte le altre email che raggiungono il tuo indirizzo email andranno nel Cestino o nell'Archivio. Con Srotola. Io, puoi cancellare gli abbonamenti e-mail che non sono necessari.
6. Scegli un nuovo modello operativo per la comunicazione
Introducendo un nuovo modello di comunicazione tra i membri del tuo team, puoi diventare meno dipendente dalle e-mail. Per esempio, puoi utilizzare uno strumento di gestione del progetto per comunicazioni di gruppo o per organizzare un breve incontro. Con gli strumenti di gestione del progetto, puoi avere tutti i puntatori necessari elencati con un progetto.
Allo stesso modo, puoi pianificare una conversazione uno a uno al telefono per evitare di avere un lungo thread di posta elettronica. Per la collaborazione e la comunicazione in tempo reale, puoi utilizzare servizi di messaggistica come allentato, Gregge, Yammer, ecc., per connetterti rapidamente con il tuo team per qualsiasi esigenza.
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7. Migliora il tuo galateo e-mail
Per avere più successo nel portare a termine più cose senza interruzioni, perfeziona le tue etichette e-mail con i seguenti suggerimenti:
- Scrivi sempre una riga dell'oggetto chiara che specifichi l'oggetto delle e-mail. Pertanto, il destinatario non trascurerà le e-mail e non dovrai inviare e-mail aggiuntive per chiedere una risposta.
- Non saltare mai rileggendo le tue email email prima di colpire il Spedire pulsante. Farà in modo che non ci siano possibilità di fraintendimenti a causa di errori di battitura.
- Assicurati che la tua firma e-mail contenga le tue informazioni di contatto, come il numero di telefono. Pertanto, il destinatario può contattarti direttamente in caso di necessità.
8. Scegli una risposta ritardata
Spesso potresti finire per rispondere alle e-mail non appena arrivano. Tuttavia, questo non farà altro che allontanare la tua concentrazione dal tuo compito principale. Smettila di avere fretta di rispondere a un'email. Invece, prenditi un'ora o anche di più e rispondi secondo il tuo programma per gestire la tua casella di posta.
Se sei preoccupato di perdere e-mail urgenti, non riceverai e-mail in quel caso. Per qualsiasi emergenza riceverai una telefonata, non un'e-mail.
9. Prova il metodo "Yesterbox"
Creato da Tony Hsieh, questo metodo promuove la risposta solo all'e-mail arrivata ieri, a meno che non sia urgente. La regola di base di questa tecnica è elaborare la posta in arrivo di ieri anziché quella di oggi. Naturalmente, leggerai un'e-mail urgente che richiede un'azione immediata, ma non molte e-mail rientreranno in quella categoria.
10. Dì addio alle newsletter
Ogni email che arriva nella tua casella di posta equivale a un momento di distrazione. Una gran parte delle e-mail che ricevi ogni giorno sono newsletter. Nella maggior parte dei casi, non ti ricorderai nemmeno quando ti sei iscritto alla newsletter e perché.
Per mantenere pulita la tua casella di posta ed evitare di ricevere notifiche non necessarie durante le ore dispari, cancellati dalle newsletter che non ti servono. Questa cancellazione potrebbe richiedere del tempo, ma sarai per sempre libero da email indesiderate. Puoi sempre utilizzare un feed RSS invece dell'e-mail se non vuoi perdere nessun post.
La tua produttività è più importante delle tue e-mail
La pila infinita di e-mail è sufficiente a renderti stressato e distratto. Modificando le tue abitudini di posta elettronica con questi metodi, puoi impedire alle email di causare distrazioni e diventare altamente produttivo.
Scopri come una postazione di lavoro ordinata ti aiuta a lavorare con attenzione e a completare le attività in tempo.
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Tamal è uno scrittore freelance presso MakeUseOf. Dopo aver acquisito una notevole esperienza in tecnologia, finanza e affari processi nel suo precedente lavoro in una società di consulenza IT, ha adottato la scrittura come professione a tempo pieno 3 anni fa. Pur non scrivendo di produttività e delle ultime notizie tecnologiche, ama giocare a Splinter Cell e guardare Netflix/ Prime Video.
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