Come pianificare riunioni e attività utilizzando Calendly

La pianificazione delle riunioni può essere un processo complicato. Potrebbe essere necessario dedicare troppo tempo ed energia a comunicare avanti e indietro per trovare un momento appropriato per l'incontro.

Per fortuna, uno strumento digitale intuitivo sostituisce questo processo di pianificazione inefficiente con un metodo semplice e sensibile al tempo. Questo strumento si chiama Calendly.

In questo articolo, ti guideremo attraverso Calendly, come funziona e come sfruttarlo al meglio.

Come funziona Calendly?

Se hai familiarità con come pianificare una riunione in Microsoft Outlook, Calendly funziona più o meno allo stesso modo. Oltre a Outlook, Calendly funziona anche con Google Calendar e Apple iCloud Calendar.

Quando sincronizzi i tuoi calendari personali e di lavoro, puoi creare tipi di eventi. Ad esempio, potresti avere un tipo "riunione di 15 minuti" e un tipo "riunione di 30 minuti".

Da lì, puoi inviare un link di prenotazione a clienti, colleghi o amici. Queste persone possono scegliere uno dei tipi di eventi che hai creato in precedenza e quindi selezionare un momento con te. Non preoccuparti: non avranno accesso a quali eventi sono presenti sul tuo calendario.

Questa è una rapida panoramica di come funziona Calendly. Ora entriamo nei dettagli.

Come aggiungere calendari a Calendly

Prima di impostare i tipi di evento, assicurati che i tuoi calendari siano sincronizzati.

Dopo aver creato il tuo profilo, fai clic su account accanto all'immagine del tuo profilo in alto a destra nel sito web di Calendly. Dal menu a tendina, seleziona Connessioni al calendario.

Nella pagina Connessioni del calendario, fai semplicemente clic su + Aggiungi account calendario poi Collegare accanto al tipo di calendario che desideri aggiungere. Sfortunatamente, il piano gratuito ti consente di sincronizzare solo un calendario.

Assicurati di controllare anche la sezione di configurazione. Qui puoi impostare i calendari che Calendly controllerà per evitare conflitti di eventi. Inoltre, sotto Configurazione, puoi scegliere in quale dei tuoi calendari verranno visualizzati i nuovi eventi.

Come creare tipi di eventi in Calendly

Questo ora ti consente di creare nuovi tipi di eventi che le persone possono prenotare. Per iniziare, seleziona uno dei due + Nuovo tipo di evento o + Crea>Tipo di evento sulla tua home page di Calendly.

Vedrai due opzioni per i tipi di riunione: Uno a uno e Gruppo. Poiché la maggior parte probabilmente utilizzerà Calendly per riunioni individuali, questo è ciò con cui andremo qui. Selezionare Creare accanto a Uno a uno.

Successivamente, è necessario fornire i seguenti dettagli: nome, descrizione, colore e un URL specifico dell'evento.

Quando si sceglie un luogo per la riunione, è possibile selezionare un collegamento Zoom o Google Meet, una telefonata o richiedere l'evento a un luogo specifico.

Puoi aggiungere tutte le scelte di posizione di cui hai bisogno. Se scegli una telefonata, puoi selezionare se tu o il partecipante avvierete la chiamata. Dopo aver completato questi passaggi, fare clic su Il prossimo.

In questa pagina, puoi programmare la soddisfazione delle aspettative, ad esempio con quanto anticipo i partecipanti possono prenotare un posto, la durata del riunione, gli orari in cui sei disponibile e il tempo di riserva necessario prima o dopo la riunione per il tragitto giornaliero o per il completamento cose sopra.

Se devi impostare quanti eventi di questo tipo specifico possono essere prenotati in un giorno, puoi farlo sotto il Regole aggiuntive per la tua sezione disponibilità.

Infine, dopo aver selezionato di nuovo Avanti, assicurati che il tuo evento sia impostato su Soprae sei pronto per operare.

È possibile modificare più impostazioni dell'evento, come la domanda a cui deve rispondere l'invitato al momento della prenotazione di una riunione, il modo in cui verrà notificato, cosa apparirà nella pagina di conferma della prenotazione o nelle specifiche di pagamento (solo funzione Calendly Pro) prima di tornare al tuo homepage.

Relazionato: Modi per rendere Google Calendar il tuo calendario desktop di Windows

Puoi condividere un collegamento Calendly con due metodi. Il primo modo è condividere il tuo URL di Calendly, che appare sotto l'immagine del tuo profilo e il nome sulla home page, dove i partecipanti possono prenotare qualsiasi tipo di evento con te.

Dopo aver fatto clic sul tuo collegamento, reindirizzerà i partecipanti a una pagina simile a quella sopra. Le persone potranno scegliere il tipo di evento che desiderano e anche il loro tempo a disposizione.

La seconda opzione è condividere un collegamento a un solo tipo di evento con il partecipante. Per fare ciò, copia il link o seleziona Condividere su un tipo di evento specifico nella tua home page di Calendly.

Indipendentemente dall'opzione selezionata, puoi copiare e incollare il tuo collegamento Calendly in un'e-mail, un messaggio di testo o un sito Web (sotto il Condividere opzione) e condividerlo con le persone in modo che possano fissare un appuntamento con te.

Come prenotare un evento con Calendly

Sopra c'è l'aspetto di una pagina di un tipo di evento specifico per i tuoi partecipanti. I giorni in grigio sono una data passata o quando non sei disponibile.

La persona potrà vedere la tua disponibilità scegliendo un giorno evidenziato in blu e selezionando un orario. Dopo aver confermato l'ora, Calendly chiederà alla persona di inserire i propri dettagli (nome, e-mail, posizione, ecc.).

Dopodiché, un partecipante riceverà un'e-mail con un invito al calendario e l'evento apparirà sia sul suo calendario che sul tuo.

Relazionato: Strumenti per sincronizzare Microsoft Outlook con Google Calendar

Con Calendly, è facile pianificare le riunioni in modo più efficiente. Tutto ciò che serve è imparare il processo di base.

Calendly è gratuito, ma ci sono opzioni di abbonamento alternative che possono consentire più tipi di eventi, connettersi a più calendari, gestire i pagamenti degli ospiti e altro ancora. Puoi controllare Prezzi di Calendy qui.

Dovresti usare Calendly?

Quindi, forse ti stai chiedendo se usare o meno Calendly. Bene, se ti imbatti costantemente in problemi di programmazione, allora sicuramente. Una volta impostati i tipi di eventi, Calendly può farti risparmiare innumerevoli ore di fastidiosa pianificazione avanti e indietro.

Tuttavia, se non pianifichi spesso le riunioni, Calendly potrebbe ostacolare la tua produttività. Inoltre, impostare i tipi di eventi Calendly non è il modo migliore per utilizzare il tuo tempo quando pianifichi raramente le riunioni.

Eppure, Calendly è solo uno degli strumenti di pianificazione digitale sul mercato. Se Calendly non soddisfa le tue esigenze, puoi prendere in considerazione altre opzioni.

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