Come dare priorità alle attività con il sistema di produttività Matrix Eisenhower

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Al giorno d'oggi le app per le cose da fare sono di gran moda. La scienza lo ha dimostrato le liste incoraggiano davvero la produttivitàe puoi aumentare ulteriormente la produttività usando trucchi come rendere pubblica la tua lista di cose da fare. Alcune persone usano persino il loro caselle di posta elettronica come elenchi di cose da fare.

Ma cosa succede se hai provato tutto questo e nessuno di questi funziona?

Buon per te, metodi di produttività alternativi 5 nuove tecniche di produttività che probabilmente non hai sentitoSe stai ancora cercando il modo migliore per aumentare la tua produttività, prova una di queste alternative migliori a Pomodoro e GTD. Ricorda di smettere di cercare una volta che hai trovato una soluzione "abbastanza buona". Leggi di più esistere. E se scopri che le normali liste di cose da fare sono troppo problematiche o travolgenti, ti consigliamo di provare una tecnica vecchia ma efficace chiamata Eisenhower Matrix.

Cos'è la matrice Eisenhower?

La matrice Eisenhower è una griglia di scatole 2 × 2. La riga superiore è per le attività che sono "Importanti" mentre la riga inferiore è per le attività che sono "Non importante". Allo stesso tempo, la colonna di sinistra è per le attività "Urgenti" mentre la riga di destra è per le attività che sono "Non urgenti". Ecco come appare piace:

Per la maggior parte delle persone, i termini Importante e Urgente sono sinonimi, quindi prendiamoci un momento per definire la differenza tra loro:

• Importante - Compiti che contribuiscono ai tuoi obiettivi e valori a lungo termine, siano essi personali, professionali, ecc. L'importanza è tutto rilevanza. Un modo per decidere se un'attività è importante è chiedersi: "Posso ancora raggiungere i miei obiettivi e rimanere fedele ai miei valori se salto questa attività?"
• Urgente - Compiti che devono essere gestiti entro la fine della giornata. Se il tuo programma ha più margine di manovra, potresti preferire entro la fine della settimana. In entrambi i casi, l'urgenza è tutta una questione tempo. Un modo per decidere se un'attività è urgente è chiedersi: "Quando è la scadenza per questa attività?"

Prima di poter decidere se un'attività è importante o meno, è necessario conoscere i propri obiettivi e valori. Per molti, la progressione della carriera è un obiettivo a lungo termine, quindi le attività direttamente correlate sono importanti. O se apprezzi di più la famiglia, tornare a casa in tempo potrebbe essere importante.

Ma come può un compito essere urgente ma non importante? Ricorda che l'urgenza è solo sul tempo. Pensa alla scadenza. Supponiamo che oggi sia la Giornata internazionale del caffè e che la tua caffetteria locale distribuisca caffè gratis. Se non ne approfitti oggi, l'opportunità è persa, ma il caffè gratuito non ha alcuna rilevanza per i tuoi obiettivi o valori a lungo termine. È urgente, ma non importante.

Utilizzando queste definizioni, diventa più facile descrivere i tipi di attività che appartengono a ciascuna delle quattro caselle. Possiamo persino pensare alla matrice in questo modo:

Perché usare la matrice Eisenhower?

La matrice Eisenhower è semplicemente un modo per farlo dare la priorità ai tuoi compiti.

Le liste di cose da fare sono ottime per il monitoraggio che cosa devi fare, ma non è sempre facile da determinare quale le attività hanno una priorità più alta. Personalmente non ho mai usato la funzione "Priorità" in nessuna app dell'elenco di cose da fare perché finisco sempre per contrassegnare tutto come "Alta priorità" - e quando tutto ha la massima priorità, nulla lo è.

Inoltre, quando guardi un elenco di cose da fare e vedi 30 attività accumulate, come decidi quale attività affrontare? "Inizia con il più semplice", dicono alcuni. "No, inizia con il più difficile", dicono gli altri. Ma cosa è facile e cosa è difficile? Non è mai in bianco e nero. Spesso ho perso 10, 15 o anche 30 minuti solo cercando di scegliere il mio compito!

Questo è il motivo per cui Eisenhower Matrix brilla. A differenza di un unico elenco di cose da fare, la matrice è auto-prioritaria. Te lo dice quale compito da gestire dopo. Riduce il carico cognitivo perché solo le caselle Ora e Più tardi contano davvero. E se sei mai costretto a perdere tempo, ti aiuta a vedere quali attività puoi saltare.

Inoltre, la matrice ha altri due vantaggi minori. Innanzitutto, ti costringe a essere più consapevole di ogni compito. Invece di buttare tutto in una grande pila di cose da fare, devi decidere attivamente se le attività valgono il tuo tempo in anticipo, mantenendo stretto il tuo elenco di cose da fare. In secondo luogo, ti ricorda costantemente i tuoi obiettivi e valori.

L'unico problema è che Eisenhower Matrix può essere inizialmente un po 'complicato. In particolare, i nuovi utenti tendono a inciampare nelle caselle Delegato e Trivial. Là è una curva di apprendimento, quindi esaminiamo un esempio pratico di come impostare una matrice, organizzare le attività e superare un giorno.

Come utilizzare la matrice Eisenhower

Anche se Eisenhower Matrix è concettualmente un quadrato di quattro caselle, è possibile avvicinarsi praticamente a quattro distinte liste di cose da fare: un elenco Now, un elenco delegati, un elenco successivo e un elenco di valutazione. Le due liste urgenti vengono prima delle liste non urgenti.

Trovo che Trello sia fantastico per questo. Crea una tavola per ogni sfera della tua vita (ad es. Personale, professionale, chiesa, hobby) e imposta queste quattro liste in ciascuna tavola. Oppure, se non hai molto da fare, puoi utilizzare una scheda per tutte le attività. Tocca a voi. Non ti piace Trello? Prendere in considerazione questi strumenti Kanban alternativi Arrivederci, Trello! 5 strumenti gratuiti alternativi di bordo kanbanTrello è un'app incredibile per la gestione dei progetti e l'organizzazione delle tue attività. Ma ci sono altre app kanban che potrebbero essere l'ideale per le tue attività. Parliamo delle migliori alternative a Trello. Leggi di più .

Una volta che le tue liste sono pronte, puoi iniziare ad aggiungere attività:

Supponiamo che tu sia un impiegato d'ufficio tradizionale che desidera utilizzare la matrice Eisenhower per diventare più produttivo sul lavoro. Questo sarà lo scenario che guida il resto di questo esempio, ma altrimenti dovrebbe essere facile applicare questi concetti.

Cosa c'è nel tuo piatto per oggi? La prima cosa che mi viene in mente: e-mail. Creiamo un'attività per raggiungendo la casella di posta zero, che è urgente (l'email dovrebbe essere svuotata quotidianamente) e importante (stiamo parlando di email relative al lavoro qui):

Oggi capita di essere il Pretzel Day in ufficio e hai voglia di un pretzel gratuito con le opere. Questo potrebbe essere urgente, ma non è importante:

Il tuo capo ti ricorda che il rapporto di documentazione per l'ultimo progetto del tuo team è previsto per le 16:00, che è sia urgente che importante:

Ti ricorda inoltre che la richiesta di budget del tuo team per il tuo prossimo progetto è prevista entro la fine della giornata di venerdì. Questo è importante, ma non urgente:

Il responsabile dell'ufficio viene da te e dice che le scorte di carta e inchiostro si stanno esaurendo. Devi effettuare un ordine il prima possibile, ma ciò non ha molto a che fare con gli obiettivi o i valori della tua carriera:

È l'inizio dell'estate (in questo scenario) e l'ufficio sta diventando troppo afoso con la stagione delle piogge. La produttività di tutti aumenterebbe alle stelle con un buon deumidificatore, per non parlare di tutto altri benefici della riduzione dell'umidità 4 benefici per la salute del monitoraggio della temperatura e dell'umidità a casaSapevi che ci sono benefici per la salute dell'utilizzo di prodotti per la casa intelligente? Giusto. Uno o due acquisti intelligenti potrebbero migliorare drasticamente la qualità della tua vita a casa. Leggi di più .

Prendi nota per sollevarlo, ma non è né urgente né importante:

E così via. Le riunioni spuntano, la pianificazione deve essere fatta, ricordi le cose che vuoi fare, ecc. Alla fine, la tua matrice (ovvero gli elenchi) si riempirà e la parte migliore è che è molto meno intimidatorio di un elenco principale di attività:

Ogni volta che sei libero per un'altra attività, basta iniziare a sinistra e spostarsi a destra. Dovresti affrontare tutto negli elenchi Ora e Delegato prima di occuparti degli elenchi non urgenti.

Se tu può delegare, affrontare prima l'elenco dei delegati e scaricare quante più attività possibile. Quindi vai all'elenco Ora. Dopo aver superato l'elenco Now, considera la tua giornata un successo. Ora puoi ottenere un vantaggio sulla lista successiva o terminare la giornata in anticipo.

Se tu non si può delegare, iniziare con l'elenco Ora. Se riesci ad accedere all'elenco Ora e hai più tempo, puoi scegliere: trattare l'elenco Delegati come un elenco Ora, ottenere un vantaggio dall'elenco Più tardi o terminare la giornata in anticipo. In pratica, probabilmente vorrai alternare le attività Delegato e Più tardi.

Alla fine della giornata, consulta l'elenco dei delegati e scarica tutte le attività le cui scadenze sono scadute. Mantieni quelli che puoi ancora fare. Salvali per domani.

All'inizio del giorno successivo, scorrere l'elenco Successivo e decidere quali attività sono ora urgenti. Spostali nell'elenco Ora. Fare lo stesso per l'elenco Trivial, tranne spostare tali attività nell'elenco dei delegati. Aggiungi eventuali nuove attività che compaiono durante il giorno. Risciacqua e ripeti.

Quando le liste di cose da fare non funzionano per te

Nota che puoi modificare la matrice Eisenhower come preferisci. Ad esempio, invece di usarlo per guidare l'intera giornata, puoi farlo ordina la tua e-mail con la sua matrice Ecco la soluzione di ordinamento e-mail più decisiva di cui avrai mai bisognoUna semplice soluzione di ordinamento ti garantirà di essere sempre in cima ai tuoi messaggi e-mail. Sono necessarie solo quattro etichette o cartelle per gestire la posta in arrivo e ridurre lo stress della posta elettronica. Leggi di più . L'intero concetto di urgenza / importanza può rivelarsi utile in tutti i tipi di casi oltre al lavoro e alla posta elettronica.

Molte persone hanno riscontrato un grande successo con Eisenhower Matrix. Ma se hai raggiunto questo punto e non pensi che possa essere d'aiuto, va bene. Continua a cercare il metodo che funziona per te. Quando tutto è detto e fatto, l'unica tecnica di produttività che conta Il miglior strumento di produttività è quello che effettivamente usiIn un mondo che insegue la produttività, ogni nuova e brillante app per la produttività promette qualcosa di nuovo. Ma perdiamo qualcosa quando cambiamo le nostre app di produttività troppo spesso? Leggi di più è quello che effettivamente usi.

Trovi utile la matrice Eisenhower? In caso contrario, quale tecnica di produttività usi per rimanere organizzato e all'avanguardia? Condividi con noi nei commenti qui sotto!

Credito di immagine: Amy Bull tramite Shutterstock.com