6 modi per ottenere persone impegnate a rispondere alle e-mail

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Quando cammini vicino a qualcuno per strada e saluti, come ti senti quando non salutano? È incredibile quanto una piccola mancanza di riconoscimento possa far sentire una persona, ma è anche sorprendente quanto puoi fare per incoraggiare una risposta. Lo stesso vale per le e-mail.

Ora, immagina lo scenario inverso. Stai passando qualcuno per strada e ti guardano brevemente, salutano e poi distolgono rapidamente lo sguardo. Quante probabilità hai di salutarti? Ora immagina una persona che ti guarda dritto negli occhi, sorride ampiamente e saluta - anche usando il tuo nome! Le probabilità sono molto migliori che sarai ispirato a rispondere in natura.

Lo stesso vale ancora per le e-mail. Tranne, invece delle espressioni facciali o del tono della voce, c'è un insieme completamente diverso di regole quando si tratta di e-mail che incoraggerà o scoraggerà una persona a premere il pulsante "rispondi" e rispondere voi. In questo post, condividerò con te alcuni trucchi che ho imparato nel corso degli anni, suggerimenti che aumenteranno notevolmente il tuo successo nel ricevere risposte via email, anche da persone molto impegnate.

Perché hai bisogno di una risposta?

Quando ho cambiato lavoro qualche anno fa, ho iniziato a lavorare in un'azienda in cui le persone erano molto più occupate rispetto al mio ultimo lavoro. Le persone a malapena hanno avuto il tempo di terminare il lavoro del progetto, così è diventato rispondere alle e-mail un compito nella definizione delle priorità 5 filtri Gmail per aiutarti a stabilire le priorità e organizzare la tua casella di postaQuali filtri dovrebbero avere ogni persona nel proprio arsenale in modo che la sua casella di posta sia ordinata come la mia? Sono qui per aiutarti a iniziare a configurare i tuoi primi cinque filtri o ... Leggi di più . Ho presto imparato che se non avessi seguito un determinato formato e approccio quando invii un'email alle persone, potrei non avere una risposta per molti giorni, se non del tutto.

La prima cosa che devi fare quando invii un'email a qualcuno, in particolare a qualcuno che è estremamente impegnato, è fare un rapido inventario dei tuoi motivi per inviarli via email. Se sono occupati e la tua email non è un problema con priorità abbastanza alta, probabilmente verrà nascosta da qualche parte in un elenco di cose da fare, da affrontare solo quando c'è più tempo per concentrarsi sul problema (se tutti). Le persone impegnate hanno difficoltà a gestire la posta elettronica. Più sono occupati, meno è probabile che tu abbia una risposta se non giochi bene le tue carte.

Se riesci a giustificare abbastanza l'importanza del problema da giustificare un'email, allora cominciamo.

Poni una domanda - preferibilmente su di loro

Nel 2012, i ricercatori dell'Università di Harvard hanno condotto una bella studio approfondito che ha coinvolto persino scansioni del cervello e ha scoperto che le persone in realtà ottengono un "ronzio biochimico" parlando di se stessi. Più una persona è potente - come molte persone estremamente occupate - più si divertono a parlare di se stessi. Dopo tutto, c'è proprio così tanto da dire, vero?

Ciò significa che se fai ciondolare la carota di una domanda personale all'interno della tua email, in pratica lo stai tentando persona con un livello personale - l'opportunità per un po 'di "ronzio" condividendo qualcosa con se stessi voi. E ad alcune persone piace davvero molto l'opportunità di avere una scatola di sapone. Quindi daglielo.

Puoi semplicemente chiedere come sta andando un progetto a cui stanno lavorando. Se sei molto vicino a loro e parli abbastanza spesso della famiglia, chiedi come sta la famiglia. Se c'è un grande gioco di cui tutti parlano - chiedi loro cosa ne pensano. Offri loro l'opportunità di risponderti e di "prendersi una pausa" dal pensare tanto al lavoro. Puoi dare seguito alla tua domanda con la domanda relativa al lavoro che volevi porre in primo luogo, ma la sollecitazione per un'opinione scatenerà la necessità di un massimo di "parlare di me stesso".

Bonus extra: usa qualcosa che entrambi hanno in comune. Bambini. Un amore per il baseball. Qualunque cosa sia, crea prima quella connessione personale. La persona avrà meno probabilità di archiviare rapidamente l'email per dopo.

Scegli un oggetto urgente

Le persone indaffarate iniziano naturalmente a dare la priorità alle e-mail e, a volte, non aprono nemmeno l'email per farlo. Esamineranno rapidamente la riga dell'oggetto. Quindi, se vuoi una risposta veloce da queste persone, puoi solo immaginare quanto sia importante la linea dell'oggetto. Se hai bisogno di consigli su come farlo, consiglio vivamente i consigli di Aaron su come farlo fai risaltare la tua linea tematica Come far risaltare il tuo messaggio e-mail in una casella di posta ingombraHai mai inviato un'e-mail che ritieni importante solo per ricevere risposta molti giorni dopo o, peggio, dimenticata? Certo, a volte è fuori dal tuo controllo, ma ci sono cose che puoi fare ... Leggi di più in una casella di posta ingombra.

La linea di fondo è questa: se hai bisogno di una risposta immediata, perché la tua riga dell'oggetto non è preceduta da "IMPORTANTE:" o "URGENTE:"? Non c'è nulla di sbagliato nel fare questo, ed è effettivamente utile per le persone occupate che usano tali argomenti come un indicatore visivo di cosa attaccare prima nella posta in arrivo. Non farlo per questioni sciocche e non importanti, o diventerai il "ragazzo che piangeva lupo" e le tue email alla fine verranno completamente ignorate!

Keep It Short and Sweet

Questa è la parte dell'articolo in cui divento ipocrita. Il tizio che scrive articoli di 2000 parole ci dirà di mantenerlo breve e dolce? Sì. Questo è esattamente quello che sto per fare. Stiamo parlando di email qui, ed ecco la lezione che il signor Wordy ha imparato qui il primo anno sul suo nuovo lavoro: PILE. È un acronimo che ho appena escogitato. Sta per People Ignore Long E-mail.

Dopo circa sei mesi di persone che ignoravano le mie e-mail lunghe ed elaborate, ho provato qualcosa di nuovo. Ho iniziato a scrivere e-mail molto, molto brevi che indicavano solo il punto. Non ho fornito ulteriori dettagli, ma alla fine delle email mi sono offerto di fornire ulteriori informazioni se lo desideravano.

Ho iniziato a eliminare le mie e-mail. Quando ho pensato che fossero abbastanza corti, ho attraversato e tagliato ancora un po '. Devi chiederti, questa linea è semplicemente superflua? Stai condividendo informazioni per far sapere alle persone quanto sai o non importa davvero il problema in questione? Riduci le parole. Raggiungi rapidamente il punto. Quando ho iniziato a farlo, ho notato che il tasso di risposta è salito alle stelle. Se riesci a limitare la tua e-mail a una sola riga - le probabilità sono piuttosto buone otterrai una risposta immediata.

Corrompili

Se saremo onesti qui, allora devi ammettere che per loro natura, gli umani sono un gruppo di egoisti. Quando le persone vedono che potrebbe esserci "qualcosa" per loro, si sentono più costretti ad agire. Puoi approfittare di questo in una e-mail chiudendo la tua e-mail con qualcosa del tipo: "Quindi, torna da me con un buon momento in cui puoi parlarne davanti a una tazza di caffè - su di me!"

Una tazza di caffè gratuita solo per premere il pulsante di risposta? Questo è un buon incentivo. E se il problema è ancora più importante - diciamo, stai cercando di vendere qualcosa o acquisire un nuovo cliente - vai avanti e offri di comprare il pranzo. Questo piccolo investimento ne varrà la pena. La gente ama un pranzo gratis.

Coinvolgere una seconda parte

Se hai inviato un'email a qualcuno alcune volte, hai provato tutte le tattiche sopra elencate e non ricevi ancora risposte, allora è il momento di estrarre le armi più grandi. Di solito riservo queste ultime due tattiche a persone che ignorano cronicamente le e-mail. Il primo approccio "big gun" è quello di attirare qualcuno che potrebbe essere legato alla situazione. Questo potrebbe essere il tuo capo o un'altra persona con cui stai lavorando al progetto che viene trattenuto perché la persona non risponde alla tua email.

Non è qualcosa che vuoi fare sulla prima, seconda o anche terza email. Tuttavia, se vieni palesemente ignorato, allora scrivi un'altra e-mail educata e cc solo una persona coinvolta. Se è qualcuno più in alto, come il tuo capo, e l'altra persona sa di essere in una posizione di autorità, saranno pronti a rispondere. Tra tutti gli ignoranti cronici che ho affrontato negli anni, questo approccio "cc" richiede una risposta il 99 percento delle volte. C'è qualcosa nell'avere un pubblico che trasforma il dialogo e improvvisamente lo rende una priorità più alta.

Emettere coerentemente promemoria

Se hai mai visto il film Shawshank Redemption o hai letto la novella scritta da Stephen King, allora potresti ricordare la parte in cui Andy Dufresne invia una lettera ogni settimana al Senato dello Stato, chiedendo soldi per una prigione biblioteca. Dopo aver ricevuto alcune centinaia di dollari e una donazione di libri, Andy inizia a spedire due lettere a settimana chiedendo ancora più soldi.

Il punto della storia è che la persistenza funziona. Chiamalo fastidioso, aggravante o irritante, ma se davvero, hai davvero bisogno di una risposta a qualcosa di importante, chiedendo costantemente alla persona educatamente se hanno ricevuto la tua ultima e-mail avrai uno dei due desiderati effetti. Richiederà alla persona di scavare nella sua casella di posta in cerca dell'email di cui stai parlando, o li farà capire che l'unico modo per farti andare via è rispondere alla tua email. Questa è chiaramente una soluzione di ultima istanza, ma è anche una soluzione che funziona.

Quali tecniche usi per ottenere una risposta più rapida alle tue e-mail? Cosa funziona per te? Condividi i tuoi suggerimenti e consigli nella sezione commenti qui sotto!

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