5 passaggi per risparmiare carta e passare al digitale

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La carta e materiali alternativi come la pergamena erano un tempo materiali molto rari e preziosi. Oggi usiamo la carta quasi ovunque o piuttosto, ovunque non possa essere sostituita da plastica.

La produzione di entrambi i materiali è un peso per l'ambiente, sebbene la carta, tipicamente realizzata in legno, sia biodegradabile e quindi molto più facile da riciclare.

Passare al digitale non solo farà risparmiare carta e aiuterà l'ambiente, ma ti farà anche risparmiare un sacco di spazio: la tua scrivania o persino il tuo frigorifero sembreranno molto più puliti. La ricerca di documenti sarà molto più veloce. E dopo tutto, viviamo nell'era digitale! Ecco come iniziare:

1. lettura

Tutto inizia con la scansione dei documenti cartacei esistenti. Se non si dispone di uno scanner, è possibile utilizzare la fotocamera digitale, scattare una foto e utilizzare Snapter per correggere prospettiva e distorsione. Damien ha esaminato lo strumento in dettaglio un paio di mesi fa: Snapter: scansiona i tuoi documenti senza scanner

Snapter: scansiona i tuoi documenti senza scanner Leggi di più

2. File

Assicurati di capire un buon sistema che ti permetta di rintracciare facilmente un documento di cui potresti aver bisogno. Chiediti sempre: "Dove e come cercherò questo?"

Il modo più semplice per archiviare i documenti è probabilmente averli come PDF, nominandoli con la data e una breve descrizione e cercando tutto ciò di cui hai bisogno all'interno del contenuto tramite parole chiave.

Poiché la ricerca di immagini per il testo non è ancora uno standard, il nome del file per le immagini dovrà essere molto descrittivo. In alternativa, è possibile utilizzare uno strumento chiamato JOCR, che estrae il testo dai documenti acquisiti e li inserisce in un file di testo. Puoi assegnare al file di testo lo stesso nome dell'immagine, archiviarlo nella stessa cartella e in questo modo sarai in grado di rintracciare facilmente il rispettivo documento. Varun ha recensito JOCR: Come estrarre il testo dalle immagini Come estrarre il testo dalle immagini (OCR)Il modo migliore per estrarre il testo da un'immagine è utilizzare il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Ti mostriamo sette strumenti OCR gratuiti per il lavoro. Leggi di più

Se questo sembra troppo disturbo, puoi anche archiviare i documenti scansionati e i PDF utilizzando GMail. Basta inviare i file tramite e-mail e digitare le parole chiave appropriate e pertinenti nell'e-mail. Tieni a mente il rischio per la sicurezza a cui potresti esporre i tuoi file, quindi cerca di non caricare documenti riservati.

3. Usa gli strumenti

Usiamo un sacco di carta per le note casuali, che rimarranno sui nostri banchi per sempre o fino a quando non ci rovesciamo il caffè. Per risparmiare carta e rendere la tua scrivania un po 'più ordinata, prova a prendere una routine per l'utilizzo degli strumenti.

Promemoria, note rapide, elenchi di cose da fare, indirizzi possono essere organizzati e memorizzati in modo digitale. A seconda degli strumenti che usi, potresti avere l'ulteriore vantaggio di accedervi ovunque tu sia.

Per appunti rapidi, dovresti usare Stickies, che in pratica è l'alternativa digitale ai Post-It Notes.

Google Calendar costituisce un eccellente calendario online e desktop. Può anche ricordarti delle attività. Se integri Google Calendar in Thunderbird, puoi persino creare elenchi di cose da fare direttamente dal tuo desktop. Nel mio articolo Come: integrare Google Calendar in Thunderbird Come integrare Google Calendar in ThunderbirdStai usando Thunderbird e Google Calendar e ti chiedi come puoi unire i due? Ti mostriamo come integrare completamente Google Calendar con Thunderbird. Leggi di più , vedrai come viene fatto.

Uno dei migliori strumenti per organizzarsi e sbarazzarsi di note cartacee e promemoria è Ricorda il latte. Essendo compatibile con una gamma di altre applicazioni, potrebbe anche diventare il tuo hub centrale per tenere traccia di attività e informazioni. David ha coperto 8 semplici modi per gestire le attività con Remember The Milk 8 semplici modi per gestire le attività con Remember The Milk Leggi di più , che fornisce un po 'più di comprensione su ciò che questo strumento può fare per te.

Inoltre, nell'articolo Gestisci la tua vita con strumenti di gestione del tempo online gratuiti Gestisci la tua vita con strumenti gratuiti di gestione del tempo online Leggi di più , Ho esaminato diversi altri strumenti utili, alcuni dei quali sono menzionati sopra.

4. Backup, Backup, Backup

Per andare completamente senza carta, a un certo punto dovresti scartare i documenti cartacei originali o conservarli. Certo, ci sono documenti a cui devi aggrapparti. Ma per la maggior parte, le copie digitali saranno abbastanza buone.

Tuttavia, si verificano incidenti. Il tuo disco rigido potrebbe corrompersi, portando con sé le copie digitali dei tuoi documenti. Pertanto, è importante creare backup regolari.

I file riservati non devono mai lasciare il disco rigido e si consiglia di eseguirne il backup su unità esterne su base regolare.

E i documenti memorizzati nel tuo account GMail? Sebbene GMail possa essere un posto abbastanza sicuro, dovresti anche eseguire il backup del tuo account GMail, solo per essere sicuro al 100% che tutto sia giustificato.

C'è un modo per fare il backup di GMail usando GMail Backup, come ha descritto Karl nel suo articolo Come eseguire il backup del tuo account Gmail sul tuo computer Come eseguire il backup dell'account Gmail sul disco rigidoPuoi perdere l'accesso ai tuoi preziosi dati Gmail. Con così tante opzioni disponibili, ha senso eseguire regolarmente il backup di Gmail. Questa guida rapida ti mostra come. Leggi di più .

Infine, avere una copia elettronica di ogni documento importante, anche se non è possibile scartare l'originale, è un backup in sé. Immagina tutti i tuoi preziosi documenti cartacei persi in un alluvione o in un incendio - e hai ancora un duplicato su un disco rigido.

5. Ripetere

Prendi i passaggi precedenti un'abitudine. Questo è cruciale. Continuare a impostare promemoria per scansionare documenti cartacei. Rendi la scansione una routine per tutto ciò che arriva e lavora su cose vecchie quando hai tempo. E ripeti.

Quindi, cosa ti impedisce di convertirti completamente da un utente di carta della vecchia scuola al maestro digitale della nuova era? Facci sapere, digitalmente, nei commenti.