Visualizza i tuoi dati e rendi i tuoi fogli di calcolo facili da usare con un dashboard di Excel

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Hai mai pensato che avresti avuto un maggiore utilizzo di Excel se avessi avuto un modo migliore di presentare i tuoi dati? Excel può essere un programma molto potente nelle mani giuste, ma a volte un semplice formato di foglio di calcolo non è abbastanza coinvolgente da rendere i tuoi dati accessibili a un lettore. Un modo per aggirare questo è produrre un Dashboard; un ambiente che prende tutte le informazioni più importanti dal tuo documento e le presenta in un formato facilmente digeribile.

Per cosa posso usare una dashboard di Excel?

La funzione principale di una dashboard di Excel è quella di trasformare una grande quantità di informazioni in una schermata gestibile. Quello che scegli di mettere su quello schermo dipende da te, ma questa guida ti spiegherà come riunire meglio diversi tipi di contenuti Excel in un unico ambiente. Da lì, potresti scegliere di implementarlo per tenere d'occhio i progressi del progetto nel tuo luogo di lavoro, oppure potresti usalo a casa per tenere traccia delle tue finanze

15 modelli di fogli di calcolo Excel per la gestione delle finanzeTieni sempre traccia della tua salute finanziaria. Questi modelli gratuiti di fogli di calcolo Excel sono gli strumenti necessari per gestire i tuoi soldi. Leggi di più - le stesse tecniche possono essere applicate a un ampio spettro di usi.

Iniziare

La prima cosa di cui avrai bisogno sono i dati che vuoi presentare. Ad esempio, questo Dashboard in particolare funzionerà come uno studente per esaminare tutti i compiti assegnati un anno scolastico - ma, di nuovo, la tua dashboard può presentare qualsiasi informazione tu scelga - quindi questo è il primo lotto di dati che fornirò bisogno.

Come potete vedere, Ho usato una funzione semplice Formule Excel: poni le tue domande Excel agli esperti Leggi di più per fare in modo che la colonna "Progresso" visualizzi la cifra immessa in "Progresso Wordcount" rispetto a "Conteggio totale Word". Ciò consente all'utente di modificare rapidamente i propri dati mentre continuano a fare progressi, che si riflettono quindi nella dashboard finale. Dobbiamo anche utilizzare la funzione SOMMA per calcolare i totali per "Avanzamento del conteggio parole" e "Conteggio totale parole" - per fare ciò, inserisci la seguente formula nella cella C15 senza virgolette "= SUM (C3, C4, C5, C7, C8, C9, C11, C12, C13)", quindi trascinare fuori dall'angolo in basso a destra della cella in modo da popolare D15 con una formula simile per "Totale Wordcount’.

Aggiungi un po 'di colore

Ora è il momento di rendere presentabili queste informazioni. Lo scopo di questo pannello di controllo è darti accesso immediato a una serie di informazioni di alto livello, quindi un semplice metodo "semaforo" funziona piuttosto bene. Innanzitutto, devi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla parte superiore della barra della colonna che contiene "Avanzamento del conteggio parole" e selezionare "Inserisci" per aggiungere una colonna vuota aggiuntiva.

Qui è dove posizioneremo i semafori. Per fare ciò, converti la figura "Avanzamento di Wordcount" in una percentuale usando una semplice formula. Immettere "= (D3 / E3) * 100" senza le virgolette nella cella C3, quindi trascina l'angolo in basso a destra della cella verso il basso Come risparmiare tempo in Excel utilizzando la maniglia di riempimentoLa padronanza della maniglia di riempimento è il primo passo per diventare una procedura guidata di Excel. Leggi di più alla cella C13 popolano il resto delle percentuali di cui avremo bisogno: le celle C6 e C10 non funzioneranno correttamente poiché sono le righe del titolo della tabella, quindi rimuovi la formula da quelle singole celle. Prova le tue formule modificando i valori di "Avanzamento del conteggio parole" nella colonna D e assicurandoti che la colonna C cambi di conseguenza.

Adesso lo farai usa la formattazione condizionale 3 formule di Excel pazze che fanno cose incredibiliLe formule di Excel hanno un potente strumento nella formattazione condizionale. Questo articolo illustra tre modi per aumentare la produttività con MS Excel. Leggi di più per modificare queste percentuali in icone leggibili. Seleziona tutta la colonna C, quindi fai clic su "Formattazione condizionale" nella sezione "Stili" della barra multifunzione "Home". Quindi seleziona "Set di icone" dal menu a discesa e seleziona uno dei set di icone colorate a tre livelli. Anche le barre dei dati e le scale dei colori potrebbero funzionare, ma tutto dipende dal tipo di informazioni che desideri mostrare. Qui, i dettagli importanti sono se i singoli saggi sono finiti, in corso o non sono ancora stati avviati, quindi un formato "semaforo" funziona bene.

Ora, dobbiamo solo apportare alcune modifiche alla regola che sta formattando le tue icone. Con la colonna C selezionata, fai clic su "Formattazione condizionale" e quindi su "Gestisci regole" nel menu a discesa. Dovrebbe esserci solo una regola lì, quindi selezionala e fai clic su "Modifica regola". Qui, cambia il valore assegnato all'icona verde su 100 e il limite inferiore della luce ambra su 1 - questo significa che qualsiasi completato il saggio mostrerà una luce verde, qualsiasi saggio in corso mostrerà una luce ambrata e qualsiasi saggio che non è stato avviato mostrerà un rosso luce. Infine, seleziona la casella "Mostra solo icona" in modo che la percentuale stessa non venga visualizzata.

Una volta fatto questo, la colonna C dovrebbe mostrare le icone appropriate per ogni valore nella colonna B. Vale la pena centrare la colonna per rendere le icone un po 'più ordinate, nonché ridimensionarle per adattarle meglio all'icona, ma questo può essere fatto alla fine, quando riuniamo tutto.

Termometro calibro

Successivamente, crea una versione di un grafico termometro che consentirà a qualcuno che guarda questa dashboard di avere un'idea di quanto del lavoro dell'intero anno sia stato completato a colpo d'occhio. Ci sono molti modi per creare un grafico come questo, ma il seguente metodo lo farà consentire l'aggiornamento continuo Come creare grafici di Microsoft Excel con aggiornamento automatico in 3 semplici passaggiI grafici di Excel con aggiornamento automatico sono enormi risparmi di tempo. Utilizzare questi passaggi per aggiungere nuovi dati e vederli apparire automaticamente in un grafico. Leggi di più in base alle modifiche nei valori di "Avanzamento del conteggio parole". Innanzitutto, dovrai impostare un pool di dati per il grafico come nella seguente immagine.

Le figure a destra rappresentano gli incrementi percentuali in cui il nostro termometro salirà e vengono semplicemente inseriti nel foglio di calcolo come numeri interi. La colonna di sinistra calcola i totali delle parole corrispondenti a quei valori percentuali e, come tale, dovrebbe essere la formula nella foto inserito una volta nella cella in alto e quindi copiato nei nove sottostanti trascinando verso il basso l'angolo inferiore destro della cella, come prima.

Quindi, inserisci "= $ D $ 15" senza le virgolette nella cella I3 e trascina dall'angolo in basso a destra in modo che anche tutte le celle di questa colonna fino a I13 contengano questo valore. Le celle dovrebbero essere popolate con l'attuale cifra "Avanzamento del conteggio parole" raccolta da tutti i singoli valori nella colonna D. Successivamente, utilizzeremo ancora una volta la formattazione condizionale per trasformare questi valori in un grafico del termometro.

Evidenzia le celle da I4 a I13, ignorando I3 per il momento, quindi seleziona l'opzione "Maggiore di" da "Regole celle evidenziate" in "Formattazione condizionale". Digita "= G4" nella finestra di dialogo "Maggiore di" che ti viene presentato, quindi scegli "Formato personalizzato" dal menu a discesa alla sua destra. Nella schermata successiva, seleziona la scheda "Riempi", quindi un campione rosso brillante: anche se qualsiasi colore lo farà, davvero Come scegliere una combinazione di colori come un professionistaI colori sono difficili. Potrebbe sembrare abbastanza facile scegliere una manciata di colori che sembrano buoni insieme, ma come qualsiasi designer che ha passato ore a modificare le sfumature ti dirà: è difficile. Leggi di più .

Ora, le poche celle in basso che hai selezionato avrebbero dovuto diventare rosse - ma ci sono alcuni passaggi prima che il nostro termometro sia finito. Innanzitutto, seleziona solo la cella I3 e ripeti ciò che hai fatto per le celle sottostanti, questa volta scegliendo "Evidenzia regole celle", quindi "Altre regole". Lì, dovresti selezionare "maggiore o uguale a" dal menu a discesa, inserire "= G3" senza le virgolette nel campo a destra e formattare la cella con un riempimento rosso come hai fatto sopra. Ciò garantisce che sarà possibile "riempire" il termometro.

Quindi, interrompe la visualizzazione dei valori stessi in queste celle. Evidenzia da I3 a I13, fai clic con il tasto destro e seleziona "Formatta celle" 5 competenze di Microsoft Word ed Excel che devi avere successo in ufficio"Ricevi quel rapporto per me, APPENA POSSIBILE!" Un set base di trucchi per Microsoft Excel e Word può rendere questa attività meno stressante e aiutarti a creare un report elegante in pochissimo tempo. Leggi di più . Scegli "Personalizzato" dall'elenco e inserisci "" senza le virgolette nel campo "Tipo". Premere OK e i valori numerici dovrebbero essere scomparsi, lasciando solo il rosso del termometro.

Tuttavia, possiamo fare di più del semplice fatto che le celle formino una barra colorata. Seleziona lo strumento "Forme" dalla barra multifunzione "Inserisci", quindi scegli la forma solida "Forma libera" dal sottogruppo "Linee". Usa questo per disegnare il contorno di un termometro per contenere la barra rossa.

Disegna una forma simile a quella sopra con lo strumento, collegandola per formare una forma completa anziché lasciare uno spazio vuoto come ho fatto io. Nota che non stiamo disegnando la barra del termometro stesso, ma tutto il resto: la nostra forma bloccherà semplicemente la colorazione rossa che non vorremmo vedere. Utilizza il menu "Stili forma" per cambiare il colore di riempimento in bianco e il colore e il peso del contorno in qualcosa di più appropriato.

Mettere tutto insieme

Una volta che hai tutti questi elementi a posto, è una semplice questione di compilarli tutti nella tua dashboard. Innanzitutto, rinomina il foglio su cui hai lavorato fino a "Dati" o qualcosa di simile, quindi passa a un altro foglio e rinomina "Pannello". Successivamente utilizzeremo la funzione Fotocamera, quindi se non l'hai già aggiunta alla tua Barra degli strumenti di accesso rapido Come personalizzare la barra degli strumenti di accesso rapido di MS Office 2010La barra di accesso rapido fa parte di MS Office dalla versione 2003, ma è diventata all'avanguardia dall'introduzione di MS Office 2007 e, soprattutto, con MS Office ... Leggi di più , vale la pena farlo ora, quindi è utile.

Per fare ciò, accedi a Opzioni di Excel e seleziona "Personalizza". Da qui, aggiungi il comando Camera dalla colonna di sinistra nella colonna di destra. Ora avrai la fotocamera facilmente accessibile, quindi possiamo usare per mettere insieme la dashboard.

La stessa fotocamera è molto semplice da usare; evidenzia semplicemente le celle che desideri visualizzare da qualche altra parte, quindi fai clic sull'icona della fotocamera e le copierai la prossima volta che fai clic su una cella. Da qui in poi, quella "fotografia" di quelle celle si aggiornerà mentre cambiano.

Utilizza lo strumento Fotocamera per scattare istantanee dei grafici di avanzamento con semafori e termometro, trasferendoli sul foglio che hai chiamato "Dashboard". Ora si tratta solo di organizzare e formattare le cose in un modo che ti piace, oltre ad aggiungere altri elementi che potresti desiderare. Ho aggiunto un elenco di cose da fare semplicemente creandolo sul foglio "Dati" e usando la fotocamera per trasferirlo.

Usando queste tecniche, puoi creare una dashboard simile per soddisfare praticamente qualsiasi tipo di attività. Una volta che ti senti a tuo agio con nozioni di base sulle tecniche avanzate di Excel Come utilizzare una tabella pivot di Excel per l'analisi dei datiLa tabella pivot è uno dei singoli strumenti più potenti nel repertorio di Excel 2013. Viene spesso utilizzato per analisi di dati di grandi dimensioni. Segui la nostra dimostrazione dettagliata per saperne di più. Leggi di più come la formattazione condizionale e hai a portata di mano strumenti come la fotocamera, devi solo pensarci quali informazioni sono necessarie a portata di mano e qual è il modo migliore per presentare tali informazioni. Excel è più di un semplice strumento da ufficio 10 modelli di Excel per monitorare la tua salute e forma fisica Leggi di più - c'è molto che può fare anche per te a casa.

Hai un tuo consiglio su come portare un dashboard di Excel al livello successivo? Oppure stai cercando maggiori informazioni su una parte particolare del processo? Mettiti in contatto lasciando un commento qui sotto.